औसत फ्रांसीसी कर्मचारी सप्ताह का लगभग एक चौथाई भाग सैकड़ों ईमेल के माध्यम से व्यतीत करता है जो वे प्रतिदिन भेजते और प्राप्त करते हैं।
हालांकि, इस तथ्य के बावजूद कि हम अपने समय के एक अच्छे हिस्से के लिए हमारे मेलबॉक्स में फंस गए हैं, हम में से कई, यहां तक कि सबसे अधिक पेशेवर, अभी भी नहीं जानते कि कैसे उपयोग करना है। उचित रूप से ईमेल करें.
वास्तव में, प्रत्येक दिन हमारे द्वारा पढ़े और लिखे जाने वाले संदेशों की मात्रा को देखते हुए, हम शर्मनाक गलतियाँ करने की अधिक संभावना रखते हैं, जिसके कई व्यावसायिक परिणाम हो सकते हैं।
इस लेख में, हमने जानने के लिए सबसे आवश्यक "साइबरकोर्ट" नियमों को परिभाषित किया है।
एक स्पष्ट और सीधी विषय पंक्ति शामिल करें
एक अच्छी विषय पंक्ति के उदाहरणों में "बदली हुई बैठक की तारीख", "आपकी प्रस्तुति के बारे में त्वरित प्रश्न" या "प्रस्ताव के लिए सुझाव" शामिल हैं।
लोग अक्सर विषय पंक्ति के आधार पर एक ईमेल खोलने का निर्णय लेते हैं, एक ऐसा चुनें जो पाठकों को यह बताए कि आप उनकी चिंताओं या काम के मुद्दों को संबोधित कर रहे हैं।
एक पेशेवर ईमेल पते का उपयोग करें
यदि आप किसी कंपनी के लिए काम करते हैं, तो आपको अपनी कंपनी के ईमेल पते का उपयोग करना चाहिए। लेकिन यदि आप व्यक्तिगत ईमेल खाते का उपयोग करते हैं, चाहे आप स्व-नियोजित हों या कभी-कभी व्यावसायिक पत्राचार के लिए इसका उपयोग करना पसंद करते हों, तो आपको यह पता चुनते समय सावधान रहना चाहिए।
आपके पास हमेशा एक ईमेल पता होना चाहिए जिस पर आपका नाम हो ताकि प्राप्तकर्ता को ठीक से पता हो कि ईमेल कौन भेज रहा है। कभी भी ऐसे ईमेल पते का उपयोग न करें जो काम के लिए उपयुक्त न हो।
"रिप्लाई ऑल" पर क्लिक करने से पहले दो बार सोचें
कोई भी 20 लोगों के ईमेल नहीं पढ़ना चाहता जिनका उनसे कोई लेना-देना नहीं है। ईमेल को अनदेखा करना मुश्किल हो सकता है, क्योंकि बहुत से लोग अपने स्मार्टफोन पर नए संदेशों की सूचनाएं प्राप्त करते हैं या अपने कंप्यूटर स्क्रीन पर पॉप-अप संदेशों को विचलित करते हैं। "सभी को उत्तर दें" पर क्लिक करने से बचें, जब तक कि आपको नहीं लगता कि सूची में सभी को ईमेल प्राप्त करना चाहिए।
एक हस्ताक्षर ब्लॉक शामिल करें
अपने पाठक को अपने बारे में जानकारी प्रदान करें। आमतौर पर, अपना पूरा नाम, शीर्षक, कंपनी का नाम और फोन नंबर सहित संपर्क जानकारी शामिल करें। आप अपने लिए थोड़ा सा विज्ञापन भी जोड़ सकते हैं, लेकिन कहावतों या दृष्टांतों के साथ अति न करें।
बाकी ईमेल के समान फ़ॉन्ट, आकार और रंग का उपयोग करें।
पेशेवर अभिवादन का उपयोग करें
"हैलो", "हाय!" जैसे आकस्मिक, बोलचाल के भावों का प्रयोग न करें। या "आप कैसे हैं?"।
हमारे लेखन की शांत प्रकृति को ईमेल में ग्रीटिंग को प्रभावित नहीं करना चाहिए। "हाय!" एक बहुत ही अनौपचारिक ग्रीटिंग है और आम तौर पर, इसे काम की स्थिति में उपयोग नहीं किया जाना चाहिए। इसके बजाय "हैलो" या "गुड इवनिंग" का उपयोग करें।
विस्मयादिबोधक बिंदुओं का संयम से उपयोग करें
यदि आप विस्मयादिबोधक चिह्न का उपयोग करना चुनते हैं, तो अपने उत्साह को व्यक्त करने के लिए केवल एक का उपयोग करें।
लोग कभी-कभी बहक जाते हैं और अपने वाक्यों के अंत में कई विस्मयादिबोधक चिह्न लगाते हैं। परिणाम बहुत अधिक भावनात्मक या अपरिपक्व लग सकता है, विस्मयादिबोधक बिंदुओं को लिखित रूप में संयम से इस्तेमाल किया जाना चाहिए।
हास्य से सावधान रहें
सही स्वर और चेहरे के भाव के बिना अनुवाद में हास्य आसानी से खो सकता है। एक पेशेवर बातचीत में, जब तक आप प्राप्तकर्ता को अच्छी तरह से नहीं जानते, तब तक हास्य को ईमेल से बाहर रखा जाता है। साथ ही, जो कुछ आपको अजीब लगता है वह शायद किसी और के लिए न हो।
जानते हैं कि विभिन्न संस्कृतियों के लोग अलग-अलग तरीके से बोलते और लिखते हैं
सांस्कृतिक अंतर के कारण गलत संचार आसानी से उत्पन्न हो सकता है, खासकर लिखित रूप में जब हम एक दूसरे की शारीरिक भाषा नहीं देख सकते हैं। अपने संदेश को प्राप्तकर्ता की सांस्कृतिक पृष्ठभूमि या ज्ञान के स्तर के अनुकूल बनाएं।
यह ध्यान रखना अच्छा है कि अत्यधिक प्रासंगिक संस्कृतियां (जापानी, अरबी या चीनी) आपके साथ व्यापार करने से पहले आपको जानना चाहती हैं। परिणामस्वरूप, इन देशों के कर्मचारियों के लिए अपने लेखन में अधिक व्यक्तिगत होना आम हो सकता है। दूसरी ओर, निम्न-संदर्भ संस्कृतियों (जर्मन, अमेरिकी या स्कैंडिनेवियाई) के लोग इस बिंदु पर बहुत जल्दी जाना पसंद करते हैं।
अपने ईमेल का जवाब दें, भले ही ईमेल आपके लिए अभिप्रेत न हो
आपको भेजे गए सभी ईमेल का जवाब देना मुश्किल है, लेकिन आपको कोशिश करनी चाहिए। इसमें ऐसे मामले शामिल हैं जहां ईमेल गलती से आपको भेज दिया गया था, खासकर यदि प्रेषक प्रतिक्रिया की अपेक्षा कर रहा हो। एक उत्तर आवश्यक नहीं है, लेकिन अच्छा ईमेल शिष्टाचार है, खासकर यदि वह व्यक्ति उसी कंपनी या उद्योग में काम करता है जिसमें आप काम करते हैं।
यहां एक प्रतिक्रिया का उदाहरण दिया गया है: "मुझे पता है कि आप बहुत व्यस्त हैं, लेकिन मुझे नहीं लगता कि आप मुझे यह ईमेल भेजना चाहते थे। और मैं आपको बताना चाहता हूं ताकि आप इसे सही व्यक्ति को भेज सकें। »
प्रत्येक संदेश की समीक्षा करें
आपकी गलतियाँ आपके ई-मेल के प्राप्तकर्ताओं द्वारा किसी का ध्यान नहीं जाएगा। और, प्राप्तकर्ता के आधार पर, आपको ऐसा करने के लिए आंका जा सकता है।
वर्तनी जांचकर्ताओं पर भरोसा न करें। भेजने से पहले अपने मेल को कई बार पढ़ें और दोबारा पढ़ें, अधिमानतः जोर से।
अंतिम ईमेल पता जोड़ें
इससे पहले कि आप इसे लिखना और संदेश को सही करना समाप्त कर लें, गलती से एक ईमेल भेजने से बचें। किसी संदेश का उत्तर देते समय भी, प्राप्तकर्ता का पता निकालना और उसे केवल तभी सम्मिलित करना एक अच्छा विचार है जब आप सुनिश्चित हों कि संदेश भेजने के लिए तैयार है।
सत्यापित करें कि आपने सही प्राप्तकर्ता का चयन किया है
ईमेल की "टू" लाइन पर अपनी एड्रेस बुक से नाम टाइप करते समय आपको बहुत सावधान रहना होगा। गलत नाम का चयन करना आसान है, जो आपके और गलती से ईमेल प्राप्त करने वाले व्यक्ति के लिए शर्मनाक हो सकता है।
क्लासिक फोंट का उपयोग करें
पेशेवर पत्राचार के लिए, हमेशा अपने फोंट, रंग और मानक आकार रखें।
कार्डिनल नियम: आपके ईमेल अन्य लोगों के लिए पढ़ना आसान होना चाहिए।
आम तौर पर, 10 या 12 बिंदु प्रकार और पढ़ने में आसान टाइपफेस, जैसे एरियल, कैलीब्री, या टाइम्स न्यू रोमन का उपयोग करना सबसे अच्छा है। जब रंग की बात आती है, तो काला सबसे सुरक्षित विकल्प है।
अपने लहजे पर नजर रखें
जिस तरह अनुवाद में चुटकुले खो जाते हैं, वैसे ही आपके संदेश का गलत अर्थ निकाला जा सकता है। याद रखें कि आपके साक्षात्कारकर्ता के मुखर संकेत और चेहरे के भाव नहीं हैं जो उन्हें एक-से-एक चर्चा में मिलेगा।
किसी भी गलतफहमी से बचने के लिए, यह अनुशंसा की जाती है कि आप भेजें पर क्लिक करने से पहले अपने संदेश को जोर से पढ़ें। यदि यह आपके लिए कठिन लगता है, तो यह पाठक के लिए कठिन प्रतीत होगा।
सर्वोत्तम परिणामों के लिए, पूरी तरह से नकारात्मक शब्दों ("विफलता", "बुरा" या "अनदेखी") का उपयोग करने से बचें और हमेशा "कृपया" और "धन्यवाद" कहें।
