अपने पेशेवर जीवन में, आपको अक्सर एक विरोध ईमेल लिखना होगा। इसे किसी सहकर्मी, साझेदार या आपूर्तिकर्ता को संबोधित किया जा सकता है। आपका मकसद जो भी हो, आपको अपने वार्ताकारों द्वारा गंभीरता से लिए जाने वाली कुछ आवश्यकताओं को ध्यान में रखना चाहिए। इसलिए, इस प्रकार के संदेश के लेखन में महारत हासिल करना अनिवार्य है। यहां बताया गया है कि अपना विरोध ईमेल सही कैसे प्राप्त करें।
तथ्यों पर ध्यान दें
विरोध ईमेल लिखते समय, तथ्यों के बारे में कठोर होना महत्वपूर्ण है। दूसरे शब्दों में, तत्वों को तथ्यात्मक तरीके से प्रस्तुत किया जाना चाहिए ताकि पाठक संदर्भ को जल्दी से समझ सके।
इसलिए, विवरण और अनावश्यक वाक्यों से बचें और इसके बजाय आवश्यक चीजें जैसे कि तथ्य और तिथियां निर्दिष्ट करें। यह वास्तव में इन तत्वों के साथ है कि प्राप्तकर्ता आपके ईमेल के उद्देश्य को समझने में सक्षम होगा। आपको स्पष्ट, सटीक और दिनांकित जानकारी प्रदान करनी होगी।
संदर्भ को इंगित करें फिर ईमेल का विषय
जब आप विरोध ईमेल लिखते हैं तो सीधे उस बिंदु पर जाएं। आपको "मैं आपको यह ईमेल लिख रहा हूं" जैसे शब्दों की आवश्यकता नहीं है क्योंकि ये स्पष्ट चीजें हैं जिन्हें इंगित करने की आवश्यकता नहीं है।
उन तथ्यों को स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करने के बाद जिन्होंने आपकी शिकायत को जन्म दिया और बिना तारीख भूले। यह एक बैठक, एक संगोष्ठी, एक ईमेल एक्सचेंज, एक रिपोर्टिंग, सामग्री की खरीद, एक चालान रसीद आदि हो सकता है।
अपनी अपेक्षाओं को यथासंभव स्पष्ट रूप से बताते हुए जारी रखें।
विचार यह है कि प्राप्तकर्ता आपके ईमेल के उद्देश्य को जल्दी से समझ सकता है और आप इससे क्या चाहते हैं।
अपनी बात में संयम पर ध्यान दें
विरोध ईमेल लिखने के लिए एक शांत और संक्षिप्त शैली की आवश्यकता होती है। क्योंकि यह एक विशेष स्थिति है, आपको तथ्यों और अपनी अपेक्षाओं पर ध्यान देने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, छोटे वाक्यों का उपयोग करें जो आपकी चुनौती के सार को संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं और जो रोजमर्रा की, विनम्र भाषा में लिखे गए हैं।
इसके अलावा, एक विनम्र वाक्यांश का उपयोग करना सुनिश्चित करें जो इस अवसर के लिए उपयुक्त हो। इस प्रकार के आदान-प्रदान में "दयालु संबंध" और "सर्वश्रेष्ठ संबंध" से बचा जाना चाहिए।
पेशेवर रहें
विरोध ईमेल लिखते समय पेशेवर बने रहना सुनिश्चित करें, भले ही आप बेहद नाखुश हों। आपको खुद को नियंत्रित करने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करना होगा क्योंकि पेशेवर लेखन में भावनाएं वास्तव में नहीं होती हैं।
इसलिए, ऐसे शब्दों के प्रयोग से बचें जो किसी न किसी रूप में आपकी भावनाओं को प्रकट कर सकते हैं। यह महत्वपूर्ण है कि आपका ईमेल तथ्यात्मक रहे।
साक्ष्य संलग्न करें
अंत में, एक विरोध ईमेल में सफल होने के लिए, अपने तर्कों के लिए सबूत संलग्न करना आवश्यक है। आपको वास्तव में प्राप्तकर्ता को दिखाना होगा कि आप विवाद करने के लिए सही हैं। इसलिए कोई भी दस्तावेज़ संलग्न करें जिसे आप प्रमाण के रूप में उपयोग कर सकते हैं और उसे ईमेल में बता सकते हैं।
