Danas je e-pošta najbolji način komuniciranja s lakoćom, brzinom i učinkovitosti. Za profesionalnu razmjenu, to je najčešće korišten način.
Napisati a profesionalna poštamoramo poštivati određene kriterije, savjete i pravila koja ćemo vam pokušati objasniti tijekom čitavog članka.
Primjer plana pisanja profesionalne e-pošte
Ponekad se e-pošta može komplicirati za upravljanje u profesionalnom kontekstu. Plan koji treba slijediti za pisanje profesionalne e-pošte mora staviti na raspolaganje primatelju sve potrebne elemente koji su kratki i precizni.
Da biste napisali profesionalnu e-poštu, možete usvojiti sljedeći plan:
- Jasan i eksplicitan objekt
- Formula za žalbu
- Početak koji mora smjestiti kontekst komunikacije
- Usklađena formula za zaključak
- Potpis
Odaberite temu stručne e-pošte
Procjenjuje se da stručnjak može dobiti prosječno 100 e-poruka dnevno. Stoga morate odabrati temu e-pošte kako biste ih potaknuli da je otvore. Da biste to učinili, postoje pravila koja treba slijediti:
1-Napišite kratki objekt
Kako bi se povećala stopa otvaranja vaše e-pošte, stručnjaci preporučuju da u idealnom slučaju koristite temu s najviše 50 znakova.
Imate ograničeni prostor za pisanje predmeta, pa morate odabrati određeni objekt dok upotrebljavate akcijske glagole koji se odnose na sadržaj e-pošte.
Općenito, dugački objekti slabo se čitaju na pametnim telefonima, koje profesionalci sve više koriste za provjeru njihove e-pošte.
2-Prilagodite predmet e-pošte
Ako je moguće, morate spomenuti ime i prezime vaših kontakata na razini objekta. To je element koji može povećati brzinu otvaranja.
Postavljanjem detalja vašeg primatelja na razinu predmeta e-pošte, osjećat će se cijenjenim i priznatim, što će ga potaknuti na otvaranje i čitanje e-pošte.
Tijelo profesionalne e-pošte
Da biste napisali profesionalnu e-poštu, preporučljivo je napisati jasno tijelo e-pošte bez odlaska iz teme, a sve na temelju određenih standarda stila i prezentacije.
Pazite da napišete kratku e-poštu s kratkim i preciznim rečenicama koje će vašem primatelju pružiti veću udobnost.
Evo nekoliko stvari koje treba zapamtiti:
1-Koristi klasični font
Većina usluga e-pošte omogućuje korisniku odabir fonta i stila teksta. Što se tiče poslovne e-pošte, odaberite klasični font poput "Times New Roman" ili "Arial".
Nije preporučljivo koristiti dekorativni font.
Također preporučujemo:
- Usvojite čitljivu veličinu fonta
- Izbjegavajte kurzivu, označavanje ili boje
- Ne napisati sav tekst velikim slovima
2-Pisanje dobre formulacije poziva
Za profesionalnu e-poštu poželjno je kako je gore navedeno adresirati pošiljatelju po nazivu, a uključuje i naslov uljudnosti osobe koja slijedi njegovo prezime.
3-Uvesti se u prvi stavak
Ako pišete nekome po prvi put (primjerice, novi klijent), vrlo je važno da se predstavite i ukratko objasnite svrhu vaše poruke.
Možete posvetiti ovoj maloj prezentaciji jednu ili dvije rečenice.
4-Najvažnije informacije u prioritetu
Nakon vaše prezentacije, idemo na najvažniju točku.
Vrlo je zanimljivo navesti najvažnije informacije na početku e-pošte. Spremit ćete vrijeme primatelja pojašnjavanjem svojih namjera.
Morate privući pažnju svog dopisnika i prijeći ravno na stvar.
5-Koristite formalni vokabular
Budući da pišete profesionalnu e-poštu, morate napraviti dobar dojam.
Savjetujemo vam da napišete cjelovite rečenice u pristojan stil.
Ne preporučuje se koristiti:
- Žargonske riječi;
- Beskorisne kratice;
- Emotikoni ili emojiji;
- Vicevi;
- Grube riječi;
6-Napravite odgovarajući zaključak
Da bismo dovršili poruku e-pošte, moramo razmišljati o potpisu koji će se upotrebljavati, tonu za usvajanje i izboru formule za pristojnost.
Moramo imati na umu da profesionalna komunikacija ostaje a visoko kodificiran jezik, Vrlo je važno znati pravila i odabrati pravu formulu koja će se koristiti na kraju e-pošte.
Primijenjena formula mora se prilagoditi kvaliteti primatelja i kontekstu razmjene.
Na primjer, ako razgovarate s nadređenim ili klijentom, možete upotrijebiti "iskrene pozdrave", što je najprikladnija fraza. Ako je riječ o kolegi, svoju e-poštu možemo završiti izrazom "Dobar kraj dana!" "
Što se tiče potpisivanja, možete postaviti svoj softver e-pošte da automatski ubaci personalizirani potpis na kraju naše e-pošte.
Da bi bio učinkovit, potpis mora biti kratak:
- Ne više od 4 retka;
- Ne više od 70 znakova u retku;
- Uključite svoje ime i prezime, svoju funkciju, naziv tvrtke, adresu web mjesta, broj telefona i faksa i eventualno vezu do svog profila na LinkedInu ili Viadeu;
Exemple :
Robert Holliday
Predstavnik tvrtke Y
http: /www.votresite.com
Telefon. : 06 00 00 00 00 / faks: 06 00 00 00 00
Mobitel: 06 00 00 00 00
Neki pristojni izrazi:
- Srdačno;
- Lijepi Pozdrav ;
- Lijepi Pozdrav;
- S poštovanjem;
- Srdačan pozdrav;
- Lijepi Pozdrav ;
- Vaša,
- Zadovoljstvo je ponovno vas vidjeti;
- Topli pozdrav ...
Za ljude koje posebno dobro poznajemo, možemo koristiti srdačne formule poput "bok", "prijateljstva", "vidimo se" ...
Ostali primjeri klasičnih formula:
- Prihvatite, gospodine / gospođo, izraz mojih uglednih osjećaja;
- Prihvatite, gospodine / gospođo, izraz mog srdačnog pozdrava;
- Molimo vas, primite, gospodine / gospođo, moje najbolje pozdrave;
- Molim vas, primite, gospodine / gospođo, moje poštovanje i odanost;
- Primite, gospodine / gospođo, moje iskrene pozdrave;
- Primite, gospodine / gospođo, izraz mog najvećeg poštovanja;
- Zahtijevajući da prihvatite moje najljepše pozdrave;
- Zahvaljujem na pažnji prema mom zahtjevu;
- Udostojte se prihvatiti, gospodine / gospođo, omaž mog dubokog poštovanja;
- Dok čekate da vam čitamo, prihvatite, gospodine / gospođo, izraze mog najvećeg poštovanja;
- Uz moju zahvalnost, molim vas da ovdje, gospodine / gospođo, pronađete izraz mojih istaknutih osjećaja;
7-Uključite privitke
Što se tiče privitaka, ne zaboravite obavijestiti primatelja tako što ćete ih s tijelom izgovarati u tijelu e-pošte.
Vrlo je zanimljivo spomenuti veličinu i broj privitaka poslanih primatelju.
Fokus: Invertirana piramida
Što se tiče tzv. Obrnute piramidalne metode, sastoji se od pokretanja teksta svoje profesionalne e-pošte s glavnim informacijama vaše poruke, a zatim nastavljajući s drugim informacijama u silaznom redoslijedu važnosti.
Ali zašto usvojiti ovu metodu?
Obično prva rečenica čita bolje od ostatka poruke. Mora biti privlačno. Usvajanjem metode obrnute piramide lako možemo privući pažnju čitatelja i natjerati ga da pročita e-poštu do kraja.
Što se tiče pisanja, preporučljivo je koristiti najviše četiri odlomka, od 3 do 4 redaka, dok se fokusira na određenu ideju po stavku.
Ako želite usvojiti ovu metodu, savjetujemo vam da koristite:
- relativno kratke rečenice;
- povezivanje riječi radi povezivanja rečenica;
- trenutni i profesionalni jezik.
PODSJETNIK
Kao što ste shvatili, profesionalni e-mail nema nikakve veze s onom poslanom prijatelju. Postoje pravila koja se moraju poštovati do kraja.
1 - Pažljivo postupajte s predmetom
Kao što smo jasno naveli, morate ispravno napisati polje predmeta (ili predmet) svoje profesionalne e-pošte. Trebao bi biti sažet i eksplicitan. Vaš primatelj mora odmah razumjeti sadržaj vaše e-pošte. Stoga može odlučiti hoće li ga odmah otvoriti ili pročitati kasnije.
2-Da budem pristojan
Kao što ste dobro shvatili, potrebno je koristiti formule pozdrava i uljudnosti u kontekstu.
Formule trebaju biti kratke i vrlo dobro odabrane.
3-Ispravite pravopisne pogreške
Prije svega morate ponovno pročitati svoju e-poštu i paziti da niste zaboravili neophodne informacije i zašto ga netko ne bi pročitao. Vrlo je zanimljivo imati mišljenje druge osobe.
Da biste ispravili pravopisne i gramatičke pogreške, savjetujemo vam da kopirate i zalijepite svoju e-poštu na program za obradu teksta i obavite automatsku provjeru. Čak i ako ovaj softver ne ispravi sve pogreške, to vam može pomoći. Alternativno, možete ulagati iu profesionalni softver za korekciju.
4-potpišite svoju e-poštu
Vrlo je važno dodati potpis vašoj profesionalnoj e-pošti. Morate slijediti prethodno navedena pravila za pisanje profesionalnog potpisa.
Spominjući različite informacije vezane uz vašu funkciju, vaša tvrtka ... vaš će primatelj brzo razumjeti s kime se bavi.
5-Prilagodite svoju e-poštu
Ako je općenito, mail je manje vjerojatno da će biti pročitan. Morate nagovoriti primatelja da je mail adresiran samo na njega. Zato morate prilagoditi objekt i odabrati formulu za usvajanje kako biste pokrenuli e-poštu.
Ako se radi o grupnoj pošti, važno je stvoriti različite popise prema karakteristikama primatelja, njihovim preferencijama, njihovim interesima i njihovom mjestu. Segmentacija primatelja omogućuje vam povećanje stope otvaranja e-pošte.
6-Daj da želite otvoriti poštu
Prilikom pisanja profesionalne e-pošte, uvijek morate primiti da ga želite otvoriti. Općenito, objekt je prvi element koji gura dopisnika da otvori vašu e-poštu i pročita ga. Zato morate dati veću važnost vašem objektu, izliječiti ga i učiniti što atraktivnijom.
U istom smislu, prve dvije rečenice e-pošte trebale bi omogućiti primatelju da nastavi čitati. Preporuča se navesti najvažnije informacije na početku e-pošte i potaknuti znatiželju vašeg dopisnika.
7-Izbjegavajte varljive objekte
Nikad ne biste smjeli upotrebljavati objekt koji obmanjuje kako biste povećali brzinu otvaranja e-pošte.
Trebali biste znati da e-pošta prenosi vašu sliku (ili vašu tvrtku). Dakle, vrlo je važno izbjegavati provokativne i obmanjujuće objekte. Objekt mora biti u skladu s vašom e-poštom.
8-Stavite se u čitačevo mjesto
Empatija je vrlo važan element koji treba uzeti u obzir. Morate se postaviti na mjesto svog primatelja kako biste pravilno napisali temu svoje e-pošte i učinili je privlačnom. Morate se staviti na mjesto svog dopisnika i navesti niz pitanja koja si on može postaviti. Iz odgovora možete prilagoditi naslov svoje e-pošte.
9-Koristite profesionalnu adresu e-pošte
Osobne adrese kao što su ljupki @ ... ili gospodin @ ... apsolutno se trebaju zabraniti. U kontekstu profesionalnih odnosa nikad se ne obraćate sugovorniku pomoću ove vrste adresa e-pošte.
Preporuča se koristiti profesionalnu adresu e-pošte ili barem osobnu adresu s vašim imenom i prezimenom.
Profesionalna e-pošta zahtijeva vrlo dobru komunikaciju, precizan rječnik, sažet tekst, jasan zahtjev i besprijekoran pravopis. Usvajanjem pravila, savjeta i savjeta koji smo upravo citirali, možete napisati atraktivnu poruku e-pošte koja će odmah zanimati vašeg primatelja i potaknuti njegov interes.