Ispiši Prijateljski, PDF i E-mail

 

Danas je e-pošta najbolji način komuniciranja s lakoćom, brzinom i učinkovitosti. Za profesionalnu razmjenu, to je najčešće korišten način.

Napisati a profesionalna poštamoramo poštivati ​​određene kriterije, savjete i pravila koja ćemo vam pokušati objasniti tijekom čitavog članka.

Primjer plana pisanja profesionalne e-pošte 

Ponekad se e-pošta može komplicirati za upravljanje u profesionalnom kontekstu. Plan koji treba slijediti za pisanje profesionalne e-pošte mora staviti na raspolaganje primatelju sve potrebne elemente koji su kratki i precizni.

Da biste napisali profesionalnu e-poštu, možete usvojiti sljedeći plan:

  • Jasan i eksplicitan objekt
  • Formula za žalbu
  • Početak koji mora smjestiti kontekst komunikacije
  • Usklađena formula za zaključak
  • Potpis

Odaberite temu stručne e-pošte

Procjenjuje se da stručnjak može dobiti prosječno 100 e-poruka dnevno. Stoga morate odabrati temu e-pošte kako biste ih potaknuli da je otvore. Da biste to učinili, postoje pravila koja treba slijediti:

1-Napišite kratki objekt

Kako bi se povećala stopa otvaranja vaše e-pošte, stručnjaci preporučuju da u idealnom slučaju koristite temu s najviše 50 znakova.

Imate ograničeni prostor za pisanje predmeta, pa morate odabrati određeni objekt dok upotrebljavate akcijske glagole koji se odnose na sadržaj e-pošte.

Općenito, dugački objekti slabo se čitaju na pametnim telefonima, koje profesionalci sve više koriste za provjeru njihove e-pošte.

2-Prilagodite predmet e-pošte

Ako je moguće, morate spomenuti ime i prezime vaših kontakata na razini objekta. To je element koji može povećati brzinu otvaranja.

Postavljanjem detalja vašeg primatelja na razinu predmeta e-pošte, osjećat će se cijenjenim i priznatim, što će ga potaknuti na otvaranje i čitanje e-pošte.

Tijelo profesionalne e-pošte 

Da biste napisali profesionalnu e-poštu, preporučljivo je napisati jasno tijelo e-pošte bez odlaska iz teme, a sve na temelju određenih standarda stila i prezentacije.

Pazite da napišete kratku e-poštu s kratkim i preciznim rečenicama koje će vašem primatelju pružiti veću udobnost.

Evo nekoliko stvari koje treba zapamtiti: 

1-Koristi klasični font

Većina usluga e-pošte omogućuje korisniku odabir fonta i stila teksta. Što se tiče poslovne e-pošte, odaberite klasični font poput "Times New Roman" ili "Arial".

Nije preporučljivo koristiti dekorativni font.

Također preporučujemo:

  • Usvojite čitljivu veličinu fonta
  • Izbjegavajte kurzivu, označavanje ili boje
  • Ne napisati sav tekst velikim slovima

2-Pisanje dobre formulacije poziva

Za profesionalnu e-poštu poželjno je kako je gore navedeno adresirati pošiljatelju po nazivu, a uključuje i naslov uljudnosti osobe koja slijedi njegovo prezime.

PROČITAJTE  Predložak e-pošte koji opravdava odsutnost

3-Uvesti se u prvi stavak

Ako pišete nekome po prvi put (primjerice, novi klijent), vrlo je važno da se predstavite i ukratko objasnite svrhu vaše poruke.

Možete posvetiti ovoj maloj prezentaciji jednu ili dvije rečenice.

4-Najvažnije informacije u prioritetu

Nakon vaše prezentacije, idemo na najvažniju točku.

Vrlo je zanimljivo navesti najvažnije informacije na početku e-pošte. Spremit ćete vrijeme primatelja pojašnjavanjem svojih namjera.

Morate privući pažnju svog dopisnika i prijeći ravno na stvar.

5-Koristite formalni vokabular

Budući da pišete profesionalnu e-poštu, morate napraviti dobar dojam.

Savjetujemo vam da napišete cjelovite rečenice u pristojan stil.

Ne preporučuje se koristiti:

  • Žargonske riječi;
  • Beskorisne kratice;
  • Emotikoni ili emojiji;
  • Vicevi;
  • Grube riječi;

6-Napravite odgovarajući zaključak

Da bismo dovršili poruku e-pošte, moramo razmišljati o potpisu koji će se upotrebljavati, tonu za usvajanje i izboru formule za pristojnost.

Treba imati na umu da profesionalna komunikacija ostaje a visoko kodificiran jezik, Vrlo je važno znati pravila i odabrati pravu formulu koja će se koristiti na kraju e-pošte.

Primijenjena formula mora se prilagoditi kvaliteti primatelja i kontekstu razmjene.

Na primjer, ako razgovarate s nadređenim ili klijentom, možete upotrijebiti "iskrene pozdrave", što je najprikladnija fraza. Ako je riječ o kolegi, svoju e-poštu možemo završiti izrazom "Dobar kraj dana!" "

Što se tiče potpisivanja, možete postaviti svoj softver e-pošte da automatski ubaci personalizirani potpis na kraju naše e-pošte.

Da bi bio učinkovit, potpis mora biti kratak:

  • Ne više od 4 retka;
  • Ne više od 70 znakova u retku;
  • Uključite svoje ime i prezime, svoju funkciju, naziv tvrtke, adresu web mjesta, broj telefona i faksa i eventualno vezu do svog profila na LinkedInu ili Viadeu;

Exemple :

Robert Holliday

Predstavnik tvrtke Y

http: /www.votresite.com

Telefon. : 06 00 00 00 00 / faks: 06 00 00 00 00

Mobitel: 06 00 00 00 00

Neki pristojni izrazi:

  • Srdačno;
  • Lijepi Pozdrav ;
  • Lijepi Pozdrav;
  • S poštovanjem;
  • Srdačan pozdrav;
  • Lijepi Pozdrav ;
  • Vaša,
  • Zadovoljstvo je ponovno vas vidjeti;
  • Topli pozdrav ...

Za ljude koje posebno dobro poznajemo, možemo koristiti srdačne formule poput "bok", "prijateljstva", "vidimo se" ...

Ostali primjeri klasičnih formula:

  • Prihvatite, gospodine / gospođo, izraz mojih uglednih osjećaja;
  • Prihvatite, gospodine / gospođo, izraz mog srdačnog pozdrava;
  • Molimo vas, primite, gospodine / gospođo, moje najbolje pozdrave;
  • Molim vas, primite, gospodine / gospođo, moje poštovanje i odanost;
  • Primite, gospodine / gospođo, moje iskrene pozdrave;
  • Primite, gospodine / gospođo, izraz mog najvećeg poštovanja;
  • Zahtijevajući da prihvatite moje najljepše pozdrave;
  • Zahvaljujem na pažnji prema mom zahtjevu;
  • Udostojte se prihvatiti, gospodine / gospođo, omaž mog dubokog poštovanja;
  • Dok čekate da vam čitamo, prihvatite, gospodine / gospođo, izraze mog najvećeg poštovanja;
  • Uz moju zahvalnost, molim vas da ovdje, gospodine / gospođo, pronađete izraz mojih istaknutih osjećaja;
PROČITAJTE  Pošaljite e-poruku svom nadređenom: kakvu ljubaznu formulu koristiti?

7-Uključite privitke

Što se tiče privitaka, ne zaboravite obavijestiti primatelja tako što ćete ih s tijelom izgovarati u tijelu e-pošte.

Vrlo je zanimljivo spomenuti veličinu i broj privitaka poslanih primatelju.

Fokus: Invertirana piramida

Što se tiče tzv. Obrnute piramidalne metode, sastoji se od pokretanja teksta svoje profesionalne e-pošte s glavnim informacijama vaše poruke, a zatim nastavljajući s drugim informacijama u silaznom redoslijedu važnosti.

Ali zašto usvojiti ovu metodu?

Obično prva rečenica čita bolje od ostatka poruke. Mora biti privlačno. Usvajanjem metode obrnute piramide lako možemo privući pažnju čitatelja i natjerati ga da pročita e-poštu do kraja.

Što se tiče pisanja, preporučljivo je koristiti najviše četiri odlomka, od 3 do 4 redaka, dok se fokusira na određenu ideju po stavku.

Ako želite usvojiti ovu metodu, savjetujemo vam da koristite:

  • relativno kratke rečenice;
  • povezivanje riječi radi povezivanja rečenica;
  • trenutni i profesionalni jezik.

 

                                                    PODSJETNIK 

 

Kao što znate, profesionalna e-pošta nema veze s onom koja je poslana prijatelju. Postoje pravila koja se moraju slijediti na pismo.

1 - Pažljivo postupajte s predmetom

Kao što smo to učinili jasno, morate ispravno napisati polje (ili predmet) svoje profesionalne e-pošte. Mora biti koncizan i eksplicitan. Vaš primatelj mora odmah razumjeti sadržaj vaše e-pošte. On će moći odlučiti hoće li ga otvoriti na licu mjesta ili je kasnije pročitati.

2-Da budem pristojan

Kao što ste ga razumjeli, morate koristiti pozdravne i pristojne formule u kontekstu.

Formule trebaju biti kratke i vrlo dobro odabrane.

3-Ispravite pravopisne pogreške

Prije svega morate ponovno pročitati svoju e-poštu i paziti da niste zaboravili neophodne informacije i zašto ga netko ne bi pročitao. Vrlo je zanimljivo imati mišljenje druge osobe.

Da biste ispravili pravopisne i gramatičke pogreške, savjetujemo vam da kopirate i zalijepite svoju e-poštu na program za obradu teksta i obavite automatsku provjeru. Čak i ako ovaj softver ne ispravi sve pogreške, to vam može pomoći. Alternativno, možete ulagati iu profesionalni softver za korekciju.

PROČITAJTE  Stavljanje uljudnih fraza: Jeste li sigurni da to dobro koristite?

4-potpišite svoju e-poštu

Vrlo je važno dodati potpis vašoj profesionalnoj e-pošti. Morate slijediti prethodno navedena pravila za pisanje profesionalnog potpisa.

Spominjući različite informacije vezane uz vašu funkciju, vaša tvrtka ... vaš će primatelj brzo razumjeti s kime se bavi.

5-Prilagodite svoju e-poštu

Ako je općenito, mail je manje vjerojatno da će biti pročitan. Morate nagovoriti primatelja da je mail adresiran samo na njega. Zato morate prilagoditi objekt i odabrati formulu za usvajanje kako biste pokrenuli e-poštu.

Ako se radi o grupnoj pošti, važno je stvoriti različite popise prema karakteristikama primatelja, njihovim preferencijama, njihovim interesima i njihovom mjestu. Segmentacija primatelja omogućuje vam povećanje stope otvaranja e-pošte.

6-Daj da želite otvoriti poštu

Prilikom pisanja profesionalne e-pošte, uvijek morate primiti da ga želite otvoriti. Općenito, objekt je prvi element koji gura dopisnika da otvori vašu e-poštu i pročita ga. Zato morate dati veću važnost vašem objektu, izliječiti ga i učiniti što atraktivnijom.

U istom smislu, prve dvije rečenice e-pošte trebale bi omogućiti primatelju da nastavi čitati. Preporuča se navesti najvažnije informacije na početku e-pošte i potaknuti znatiželju vašeg dopisnika.

7-Izbjegavajte varljive objekte

Nikad ne biste smjeli upotrebljavati objekt koji obmanjuje kako biste povećali brzinu otvaranja e-pošte.

Trebali biste znati da e-pošta prenosi vašu sliku (ili vašu tvrtku). Dakle, vrlo je važno izbjegavati provokativne i obmanjujuće objekte. Objekt mora biti u skladu s vašom e-poštom.

8-Stavite se u čitačevo mjesto

Empatija je vrlo važan element koji treba uzeti u obzir. Morate se postaviti na mjesto svog primatelja kako biste pravilno napisali temu svoje e-pošte i učinili je privlačnom. Morate se staviti na mjesto svog dopisnika i navesti niz pitanja koja si on može postaviti. Iz odgovora možete prilagoditi naslov svoje e-pošte.

9-Koristite profesionalnu adresu e-pošte

Osobne adrese poput ljupka djevojka @… ili gentleman @… apsolutno su zabranjene. U kontekstu profesionalnih odnosa, nikada se ne obraćamo sugovorniku ovom vrstom obraćanja. e-mail.

Preporuča se koristiti profesionalnu adresu e-pošte ili barem osobnu adresu s vašim imenom i prezimenom.

Profesionalna e-pošta zahtijeva vrlo dobru komunikaciju, precizan rječnik, sažet tekst, jasan zahtjev i besprijekoran pravopis. Usvajanjem pravila, savjeta i savjeta koji smo upravo citirali, možete napisati atraktivnu poruku e-pošte koja će odmah zanimati vašeg primatelja i potaknuti njegov interes.