Ekri yo dwe li

Yon kòlèg jis voye yon imèl ba ou sou yon reyinyon ou gen nan yon èdtan. Imèl la sipoze genyen enfòmasyon kle ke ou bezwen prezante, kòm yon pati nan yon pwojè enpòtan.

Men, gen yon pwoblèm: imel la tèlman mal ekri ke ou pa ka jwenn done ou bezwen yo. Gen erè òtograf ak fraz enkonplè. Paragraf yo tèlman long ak konfizyon ke li pran ou twa fwa osi lontan ke li pran pou jwenn enfòmasyon ou vle a. Kòm yon rezilta, ou pa prepare pou reyinyon an epi li pa ale kòm byen ke ou ta espere.

Èske w te janm fè fas ak yon sitiyasyon ki sanble ak sa a? Nan yon mond twò chaje ak enfòmasyon, li esansyèl pou kominike klè, kout e efektivman. Moun pa gen tan pou li liv-longè kouryèll, epi yo pa gen pasyans pou entèprete kouryèll ki mal konstwi e kote enfòmasyon itil yo gaye toupatou.

Plus ou ekri ladrès yo bon, se pi bon enpresyon w ap fè sou moun ki bò kote w, tankou bòs nan travay ou, kòlèg ou ak kliyan. Ou pa janm konnen nan ki distans bon enpresyon sa yo pral mennen ou.

Nan atik sa a, nou pral wè ki jan ou ka amelyore kapasite ekri ou epi evite erè komen.

Odyans ak fòma

Premye etap la nan ekri klèman se chwazi fòma ki apwopriye a. Ou bezwen voye yon imèl enfòmèl? Ekri yon rapò detaye? Oswa ekri yon lèt fòmèl?

Fòma a, ansanm ak odyans ou a, pral defini "vwa ekriti" ou a, sa vle di ki jan fòmèl oswa dekontrakte ton an ta dwe. Pou egzanp, si w ap ekri yon imèl bay yon kliyan potansyèl, èske li ta dwe gen menm ton an kòm yon imèl bay yon zanmi?

Definitivman pa.

Kòmanse pa idantifye ki moun ki pral li mesaj ou a. Èske se pou ansyen ekzekitif, tout ekip la, oswa yon ti gwoup k ap travay sou yon dosye espesifik? Nan tout sa ou ekri, lektè ou yo, oswa moun k ap resevwa yo, bezwen defini ton ou ak aspè nan kontni an.

Konpozisyon ak style

Yon fwa ou konnen ki sa ou ap ekri ak pou ki moun ou ap ekri, ou dwe kòmanse ekri.

Yon ekran òdinatè vid, blan se souvan entimidasyon. Li fasil pou bloke paske ou pa konnen ki jan yo kòmanse. Eseye konsèy sa yo pou konpoze ak fòma dokiman ou:

 

  • Kòmanse ak odyans ou: Sonje ke lektè ou yo ka pa konnen anyen nan sa ou di yo. Kisa yo ta dwe konnen an premye?
  • Kreye yon plan: Sa itil patikilyèman si w ap ekri yon dokiman ki pi long, tankou yon rapò, yon prezantasyon oswa yon diskou. Deskripsyon yo ede w idantifye ki etap yo swiv nan ki lòd epi divize travay la an enfòmasyon jere.
  • Eseye yon ti kras senpati: Pou egzanp, si w ap ekri yon imèl lavant pou kliyan potansyèl, poukisa yo ta dwe pran swen sou pwodwi ou a oswa anplasman lavant ou a? Ki benefis pou yo? Sonje bezwen odyans ou a toutan.
  • Sèvi ak triyang retorik la: Si w ap eseye konvenk yon moun fè yon bagay, asire w ke w eksplike poukisa moun ta dwe koute w, bay mesaj ou a nan yon fason ki pral angaje odyans ou a, epi prezante enfòmasyon an nan yon fason rasyonèl ak aderan.
  • Idantifye tèm prensipal ou: Si w gen difikilte pou w defini tèm prensipal mesaj ou a, fè kòmsi w gen 15 segonn pou w eksplike pozisyon w. Kisa ou di ? Sa a se pwobableman tèm prensipal ou a.
  • Itilize lang plenn: Sòf si w ap ekri yon papye syantifik, anjeneral li pi bon pou w itilize yon lang ki senp, ki senp. Pa sèvi ak mo long jis pou enpresyone moun.

Estrikti

Dokiman ou ta dwe tankou itilizatè amikal ke posib. Sèvi ak tit, subtitles, bal ak nimewo otank posib pou separe tèks la.

Apre yo tout, ki sa ki ta ka pi fasil pou li: yon paj ki ranpli ak paragraf long oswa yon paj kraze nan paragraf kout ak tit seksyon ak pwen bal? Yon dokiman ki fasil pou eskane yo pral li pi souvan pase yon dokiman ki gen paragraf long, dans.

Rubriques ta dwe pwan atansyon lektè a. Sèvi ak kesyon se souvan yon bon lide, espesyalman nan kopi anons, paske kesyon ede kenbe lektè a enterese ak kirye.

Nan imèl ak pwopozisyon yo, sèvi ak kout, tit reyèl ak subtitles, tankou sa yo nan atik sa a.

Ajoute grafik se tou yon fason entelijan pou separe tèks ou. Sa yo èd vizyèl pa sèlman pèmèt lektè a kenbe atansyon l 'sou kontni an, men tou, yo kominike enfòmasyon enpòtan anpil pi vit pase tèks la.

Erè gramatikal

Pwobableman ou konnen ke erè nan imel ou a pral fè travay ou gade pa pwofesyonèl. Li esansyèl pou evite gwo erè lè w jwenn yon korektè òtograf epi revize òtograf ou otank posib.

Men kèk egzanp sou mo souvan itilize:

 

  • Mwen voye / voye / voye ba ou

 

Vèb la "voye" yo te yon vèb nan premye gwoup la, yon sèl ap toujou ekri nan premye moun ki nan sengilye nan "mwen voye" ak yon "e". "Shipment" san yo pa "e" se yon non ("yon chajman") epi yo ka pliryèl: "anbakman".

 

  • Mwen rantre nan ou / mwen rantre nan ou

 

Youn ap toujou ekri "Mwen rantre nan ou" ak yon "s". "Joint" ak yon "t" se konjigezon a nan twazyèm moun nan sengilye "li kontre ak".

 

  • Dat limit / dat limit

 

Menm si "eksepsyonèl" apoze nan yon non Rezèv tanpon fanm, pa bay nan tantasyon epi toujou ekri "eksepsyonèl" san yo pa "e".

 

  • Rekòmandasyon / rekòmandasyon

 

Si an Angle nou ekri "rekòmandasyon" avèk yon "e", an franse nou toujou ekri "rekòmandasyon" avèk yon "yon".

 

  • Èske gen / ki gen la / se la

 

Nou ajoute yon euphonic "t" nan fòmil enterogatif fasilite pwononsyasyon ak anpeche de vwayèl nan siksesyon. Nou pral Se poutèt sa ekri "ki gen la".

 

  • An tèm de / an tèm de

 

Youn pa janm ekri "an tèm de" san yon "s". Gen tout tan toujou plizyè "tèm" nan itilize nan ekspresyon sa a.

 

  • Nan / nan mitan

 

Fè atansyon pou pa twonpe pa mo "eksepte" ki fini ak yon "s". Youn pa janm ekri "nan mitan" ak yon "s". Li se yon prepozisyon ak li se invariable.

 

  • Kòm te dakò / jan yo te dakò

 

Menm apoze nan yon Non Rezèv tanpon fanm, "jan yo te dakò" se toujou invariab epi pa janm pran yon "e".

 

  • Antretyen / sèvis

Pa konfonn non ak vèb la. Non "entèvyou a" san "t" dekri yon echanj oswa yon "entèvyou travay". Vèb konjige a nan moun ki twazyèm nan sengilye "kenbe" yo itilize lè li rive fè aksyon an pou kenbe yon bagay.

Gen kèk nan lektè ou yo pa pral pafè nan òtograf ak gramè. Yo ka pa remake si ou fè erè sa yo. Men, pa sèvi ak sa a kòm yon eskiz: gen anjeneral, se pou moun, espesyalman chèf egzekitif, ki moun ki pral remake!

Pou rezon sa a, nenpòt bagay ou ekri yo ta dwe nan yon kalite akseptab pou tout lektè.

verifikasyon

Lènmi yon bon koreksyon se vitès. Anpil moun kouri nan imel yo, men se konsa ou manke erè. Swiv enstriksyon sa yo pou verifye sa ou te ekri:

  • Tcheke tèt ou ak pye ou: Moun yo souvan inyore yo pou konsantre sèlman sou tèks la. Jis paske tèt yo gwo ak fonse pa vle di yo pa erè!
  • Li imèl la awotvwa: Sa a fòs ou ale pi dousman, ki vle di ke ou gen plis chans yo detekte erè.
  • Sèvi ak dwèt ou pou swiv tèks la jan ou li: Li se yon lòt bagay ki ede ou ralanti.
  • Kòmanse nan fen tèks ou: Re-li yon fraz depi nan fen nan kòmansman an, li ede ou konsantre sou erè yo epi yo pa kontni an.