Professzionális posta és futár: mi a különbség?
Egy professzionális e-mail és egy levél között két hasonlóság van. Az írást professzionális stílusban kell végezni, a helyesírási és nyelvtani szabályokat be kell tartani. De ez a két írás nem egyenértékű mindazzal. Mind a szerkezet, mind az udvarias formulák tekintetében vannak különbségek. Ha Ön irodai dolgozó, aki szeretné javítani professzionális írásainak minőségét, akkor jó helyen jár.
E-mail a gyorsabb terjesztés és az egyszerűség érdekében
Az e-mail az évek során a vállalatok működésének alapvető eszközévé vált. Alkalmazkodik a legtöbb szakmai helyzethez, információ- vagy dokumentumcserét illetően.
Ezenkívül az e-mailek megtekinthetők különböző médiában. Ide tartozik a számítógép, okostelefon vagy táblagép.
A szakmai levél azonban, még ha ritkábban is használják, a hivatalos interakciók kiválóságának vektora.
Levél és szakmai e-mail: Különbség a formában
Az e-mailhez vagy a szakmai e-mailhez képest a levelet formalizmus és kodifikáció jellemzi. A levél elemeiként megemlíthetjük a civilitás címét, a levél indítékára való emlékeztetést, a következtetést, az udvariassági formulát, valamint a címzett és a feladó utalásait.
Másrészt egy e-mailben a következtetés nem létezik. Ami az udvarias kifejezéseket illeti, általában rövidek. Gyakran találkozunk „Tisztelettel” vagy „Üdvözlöm” típusú udvariassági megnyilvánulásokkal, bizonyos eltérésekkel, ellentétben a hagyományosan hosszabb levelekben.
Ráadásul egy szakmai e-mailben a mondatok tömörek. A szerkezet nem ugyanaz, mint a levélben vagy a levélben.
A szakmai e-mailek és levelek szerkezete
A legtöbb szakmai levél három bekezdés köré épül fel. Az első bekezdés a múltra emlékeztet, a második a jelen helyzetét követi nyomon, a harmadik pedig a jövőbe vetít. E három bekezdés után kövesse a záróképletet és az udvarias formulát.
Ami a professzionális e-maileket illeti, ezek is három részből állnak.
Az első bekezdés egy problémát vagy szükségletet fogalmaz meg, míg a második bekezdés egy cselekvéssel foglalkozik. Ami a harmadik bekezdést illeti, további hasznos információkkal szolgál a címzett számára.
Megjegyzendő azonban, hogy az alkatrészek sorrendje változhat. Ez az e-mail feladójának vagy feladójának kommunikációs szándékától függ.
Amúgy legyen szó akár szakmai emailről, akár levélről, célszerű nem mosolyogni. Azt is javasoljuk, hogy ne rövidítse le az udvariassági képleteket, mint például az "Tisztelettel" a "Cdt" vagy az "Üdvözlöm" az "Slt" kifejezéssel. Nem számít, milyen közel áll egymáshoz, mindig hasznot húzhat abból, ha profi lesz a tudósítóival.
