Ha nincs egyértelmű rutinja az e-mailek kezelésére, akkor ezek jelentős időveszteség forrássá válhatnak. Másrészt, ha megteszi azt, ami szervezeti szinten szükséges, hogy ne hagyja, hogy tucatnyi olvasatlan e-mail támadjon meg magát. Ezután megszabadíthatja az elméjét minden fontos e-mail hiányától. Ebben a cikkben számos bevált gyakorlat található fel. Ha elfogadja őket, akkor biztosan sokkal nyugodtabban tudja kezelni a postafiókját.
Az e-mailek automatikus vagy kézi osztályozása egy dedikált mappában vagy almappákban.
Ez az a fajta módszer, amely lehetővé teszi az e-mailek gyors rendezését a fontosság szerint. Dönthet úgy, hogy e-mailjeit témák, témák, határidők szerint osztályozza. A lényeg az, hogy mindent kihasználjunk a szolgáltatások postafiókjába, hogy e-mailjeit teljesen működőképesen kezelje. Miután létrehozott egy mappát és almappát tartalmazó könyvtárat az Önnek megfelelő szervezési módnak megfelelően. Minden üzenetnek meg lesz a maga helye a postaládájában, mint minden papírfájlnak az íróasztalon. Tehát, ha letelt az e-mailek feldolgozásának pillanata, 100% -osan a többi munkájára koncentrálhat.
Tervezze meg az e-mailek feldolgozásának egy konkrét időpontját
Természetesen reagálni kell és képesnek kell lennie az üzenetek feldolgozására, amelyek azonnali választ várnak tőled. A többit megtervezheti a legmegfelelőbb pillanat (ok) ra, hogy következetes módon kezelje az e-maileket. Először készítse elő a munka feldolgozásához szükséges összes elemet. A papírfájlok, tűzőgépek, nyomtatók, mindent kézben kell tartani a maximális koncentráció megkönnyítése érdekében. Nem számít, mikor választ. Most, hogy postafiókja úgy van rendezve, mint egy postai válogató központ, lehetősége van az e-mailek nyugodtan, hatékonysággal és gyorsasággal történő feldolgozására.
Tisztítsa meg a postafiókját az összes felesleges hírlevél törlésével
Folyamatosan megsemmisíti-e postafiókját érdektelen hírlevelek vagy hirdetések? Ügyeljen arra, hogy megszabadítsa a postafiókját az összes ilyen hírlevéltől, amely inkább spamnek tűnik, mint bármi másnak. Rendszeresen le kell mondania ezeket a levelezőlistákat, amelyek nem hoznak konkrét képet, és amelyek gyorsan inváziósvá válhatnak. Használhat olyan eszközöket, mint a Cleanfox ahol Unroll Me csináld meg a szükséges néhány kattintással. Anélkül, hogy reggelt vennénk, ez a fajta megoldás óriási segítséget nyújt Önnek, hogy véget vessen ennek a digitális szennyezésnek. Több ezer e-mail feldolgozható viszonylag gyorsan.
Állítsa be az automatikus választ
Hamarosan hosszú ideig nyaralni fog. Nem szabad figyelmen kívül hagyni egy részletet, amely aktiválja a postafiók automatikus válaszát. Ez valami fontos, hogy mindenki, akivel szakmai úton e-mailen értesüljön, jól tájékozott legyen távollétéről. Sok félreértés lehetséges, ha az ügyfél vagy a szállító türelmét veszíti, mivel ezek az üzenetek megválaszolatlanok maradnak. Ezt könnyen el lehet kerülni egy rövid üzenettel, amelyet automatikusan elküld a vakáció alatt. Csak meg kell adnia a vakációból való visszatérés dátumát, és ha szükséges, miért nem a kolléga e-mailjét.
Temperálja a másolatként elküldött e-mailek számát
A szén-másolatban (CC) és a láthatatlan szén-másolatban (CCI) elküldött e-mailek szisztematikus használata gyorsan végtelen cseréket hozhat létre. Azoknak az embereknek, akiknek csak tájékoztatás céljából kellett megkapniuk az üzenetet, most tisztázásra van szükségük. Mások kíváncsi, hogy miért kapták meg ezt az üzenetet, és jogosan tekintik időpocsékolásnak. Amikor úgy dönt, hogy valaki hurokba kerül, győződjön meg arról, hogy a választása valóban releváns. Kerülni kell a bárki számára bármilyen módon elküldött üzeneteket.
Ne feledje, hogy az e-mail jogi értékű lehet
Amennyiben lehetséges, minden e-mailjét megőrizze, különösen az ipari bíróság előtt. Elektronikus üzenet, ha ugyanazzal a jogi értékkel rendelkezik, mint egy kézzel írott levél. De vigyázz, még egy egyszerű üzenet is gondolkodás nélkül elküldték egy kolléga vagy egy ügyfél számára súlyos következményekkel járhat. Ha egy ügyfél bebizonyítja, az e-mail támogatást nyújt, hogy nem tartotta be a kézbesítési vagy egyéb kötelezettségeit. A következményeket vállalkozása és önmaga számára is viselnie kell. Kereskedelmi vitákban, mint például az ipari bíróságokban, a bizonyíték "ingyenes". Vagyis a bíró dönti el, és jobb, ha e-maileit gondosan besorolta, mint a kukába helyezte.
