Hari ini, email adalah cara terbaik untuk berkomunikasi dengan mudah, cepat, dan efisien. Untuk pertukaran profesional, ini adalah cara yang paling umum digunakan.

Untuk menulis a surat profesionalkita harus menghormati kriteria, kiat, dan aturan tertentu, yang akan kami coba jelaskan kepada Anda di seluruh artikel.

Contoh rencana penulisan untuk email profesional 

Terkadang surat dapat rumit untuk dikelola dalam konteks profesional. Rencana untuk mengikuti untuk menulis email profesional harus menempatkan pada pembuangan penerima semua elemen yang diperlukan menjadi singkat dan tepat.

Untuk menulis email profesional, Anda dapat mengadopsi rencana berikut:

  • Objek yang jelas dan eksplisit
  • Formula banding
  • Awal yang harus menempatkan konteks komunikasi
  • Formula kesopanan untuk disimpulkan
  • Tanda tangan

Pilih subjek dari email profesional

Diperkirakan bahwa seorang profesional dapat menerima rata-rata 100 email per hari. Oleh karena itu, Anda harus memilih subjek email Anda untuk mendorong mereka membukanya. Untuk melakukan ini, ada aturan yang harus diikuti:

1-Tulis objek pendek

Untuk meningkatkan tingkat pembukaan email Anda, para ahli merekomendasikan agar Anda idealnya menggunakan subjek dengan maksimal 50 karakter.

Anda hanya memiliki ruang terbatas untuk menulis objek Anda, jadi Anda harus memilih objek tertentu, saat menggunakan kata kerja aksi yang terkait dengan konten email Anda.

Secara umum, objek panjang tidak dapat dibaca dengan baik di smartphone, yang semakin digunakan oleh para profesional untuk memeriksa email mereka.

2-Sesuaikan subjek email Anda

Jika memungkinkan, Anda harus menyebutkan nama dan nama depan dari kontak Anda di tingkat objek. Ini adalah elemen yang dapat meningkatkan tingkat pembukaan.

Dengan menempatkan rincian penerima Anda pada tingkat subjek email, ia akan merasa dihargai dan diakui, yang akan mendorongnya untuk membuka dan membaca email Anda.

Isi email profesional 

Untuk menulis email profesional, disarankan untuk menulis dengan jelas isi email Anda tanpa meninggalkan subjek dan semuanya berdasarkan standar gaya dan presentasi tertentu.

Berhati-hatilah menulis email singkat, dengan kalimat singkat dan tepat yang akan memberikan kenyamanan lebih kepada penerima Anda.

Berikut beberapa hal yang perlu diingat: 

1-Gunakan Font Klasik

Kebanyakan layanan email memungkinkan pengguna untuk memilih font dan gaya teks. Untuk email bisnis, pilih font klasik seperti "Times New Roman" atau "Arial".

Tidak disarankan menggunakan font dekoratif.

Kami juga merekomendasikan:

  • Gunakan ukuran font yang dapat dibaca
  • Hindari cetak miring, sorotan, atau warna
  • Tidak menulis semua teks dengan huruf besar

2-Menulis formula panggilan yang bagus

Untuk email profesional, lebih disukai seperti di atas untuk alamat penerima dengan nama, sementara termasuk judul kesopanan orang yang diikuti dengan nama belakangnya.

3-Perkenalkan diri Anda di paragraf pertama

Jika Anda menulis kepada seseorang untuk pertama kalinya (klien baru misalnya), sangat penting untuk memperkenalkan diri Anda dan jelaskan secara singkat tujuan dari pesan Anda.

Anda dapat mencurahkan untuk presentasi kecil ini satu atau dua kalimat.

4-Informasi terpenting dalam prioritas

Setelah presentasi Anda, kami pergi ke poin yang paling penting.

Sangat menarik untuk mengutip informasi paling penting di awal email Anda. Anda akan menghemat waktu penerima Anda dengan mengklarifikasi niat Anda.

Anda harus menarik perhatian koresponden Anda dan langsung ke intinya.

5-Gunakan kosakata formal

Karena Anda menulis email profesional, Anda harus membuat kesan yang baik.

Kami menyarankan Anda untuk menulis kalimat lengkap dengan gaya sopan.

Tidak disarankan untuk menggunakan:

  • Kata-kata gaul;
  • Singkatan yang tidak berguna;
  • Emotikon atau emoji;
  • Lelucon ;
  • Kata kata kasar;

6-Buat kesimpulan yang tepat

Untuk menyelesaikan email, kita harus memikirkan tanda tangan yang akan digunakan, nada untuk mengadopsi, dan formula kesantunan untuk dipilih.

Kita harus ingat bahwa komunikasi profesional tetap a bahasa yang sangat terkodifikasi. Sangat penting untuk mengetahui aturan dan memilih formula yang tepat untuk digunakan di akhir email.

Rumus yang digunakan harus disesuaikan dengan kualitas penerima dan konteks pertukaran.

Misalnya, jika Anda berbicara dengan supervisor atau klien, Anda dapat menggunakan "salam", yang merupakan frasa yang paling tepat. Sedangkan jika itu adalah kolega, kita bisa mengakhiri email kita dengan ekspresi "Selamat akhir hari!" "

Mengenai tanda tangan, Anda dapat mengatur perangkat lunak email Anda untuk secara otomatis memasukkan tanda tangan yang dipersonalisasi di bagian akhir email kami.

Agar efektif, tanda tangan harus pendek:

  • Tidak lebih dari 4 baris;
  • Tidak lebih dari 70 karakter per baris;
  • Masukkan nama depan dan belakang Anda, fungsi Anda, nama perusahaan, alamat situs web Anda, nomor telepon dan faks Anda, dan mungkin tautan ke profil LinkedIn atau Viadeo Anda;

Exemple :

Robert Holliday

Perwakilan dari perusahaan Y

http: /www.votresite.com

Telepon. : 06 00 00 00 00 / Faks: 06 00 00 00 00

Ponsel: 06 00 00 00 00

Beberapa ekspresi sopan:

  • Hormat;
  • Salam Hormat ;
  • Salam Hormat;
  • Hormat;
  • Salam hangat;
  • Salam Hormat ;
  • Milikmu,
  • Senang bertemu denganmu lagi;
  • Salam hangat ...

Untuk orang yang sangat kita kenal dengan baik, kita dapat menggunakan rumus ramah seperti "hai", "persahabatan", "sampai jumpa" ...

Contoh lain dari rumus klasik:

  • Terimalah, Tuan / Nyonya, ekspresi perasaan saya yang terhormat;
  • Mohon terima, Tuan / Nyonya, ekspresi salam ramah saya;
  • Mohon terima, Tuan / Nyonya, salam saya;
  • Tolong terima, Tuan / Nyonya, perasaan hormat dan pengabdian saya;
  • Mohon terima, Tuan / Nyonya, salam tulus saya;
  • Mohon terima, Tuan / Nyonya, ungkapan pertimbangan tertinggi saya;
  • Dengan meminta Anda untuk menerima salam saya;
  • Berterima kasih atas perhatian Anda atas permintaan saya;
  • Berharap untuk menerima, Tuan / Nyonya, penghormatan dari rasa hormat saya yang dalam;
  • Sambil menunggu untuk membaca dari Anda, terimalah, Tuan / Nyonya, jaminan pertimbangan tertinggi saya;
  • Dengan rasa terima kasih saya, saya mohon Anda untuk menemukan di sini, Tuan / Nyonya, ekspresi perasaan saya yang berbeda;

7-Sertakan lampiran

Mengenai lampiran, jangan lupa untuk menginformasikan penerima dengan menyebutkannya di badan email Anda dengan sopan.

Sangat menarik untuk menyebutkan ukuran dan jumlah lampiran yang dikirim ke penerima.

Fokus: Piramida terbalik

Mengenai disebut metode piramida terbalik, itu adalah untuk memulai teks email profesional Anda dengan informasi utama pesan Anda dan kemudian melanjutkan dengan informasi lainnya dalam urutan pentingnya.

Tetapi mengapa mengadopsi metode ini?

Biasanya kalimat pertama terbaca lebih baik daripada pesan lainnya. Pasti menarik. Dengan mengadopsi metode piramida terbalik, kita dapat dengan mudah menarik perhatian pembaca dan membuatnya ingin membaca email sampai habis.

Sejauh menyangkut penulisan, disarankan untuk menggunakan maksimal empat paragraf, dari 3 ke baris 4 masing-masing, sambil berfokus pada ide spesifik per paragraf.

Jika Anda ingin mengadopsi metode ini, kami menyarankan Anda untuk menggunakan:

  • kalimat yang relatif pendek;
  • menghubungkan kata-kata untuk menghubungkan kalimat bersama;
  • bahasa saat ini dan profesional.

 

                                                    PENGINGAT 

 

Seperti yang Anda pahami, email profesional tidak ada hubungannya dengan email yang dikirim ke teman. Ada aturan yang harus diikuti untuk surat itu.

1-Hati-hati memperlakukan subjek

Seperti yang telah kami tentukan dengan jelas, Anda harus menulis bidang subjek (atau subjek) email profesional Anda dengan benar. Itu harus ringkas dan eksplisit. Penerima Anda harus segera memahami isi email Anda. Karena itu, dia dapat memutuskan apakah akan segera membukanya atau membacanya nanti.

2-Menjadi sopan

Seperti yang telah Anda pahami dengan baik, perlu untuk menggunakan formula sapaan dan kesantunan dalam konteks.

Rumusnya harus singkat dan dipilih dengan sangat baik.

Kesalahan ejaan 3-Benar

Pertama-tama, Anda harus membaca kembali email Anda dan memastikan Anda belum melupakan informasi yang diperlukan, dan mengapa tidak ada orang lain yang membacanya. Sangat menarik untuk memiliki pendapat orang lain.

Untuk memperbaiki kesalahan ejaan dan tata bahasa, kami menyarankan Anda untuk menyalin dan menempelkan e-mail Anda pada pengolah kata dan melakukan pemeriksaan otomatis. Bahkan jika perangkat lunak ini tidak memperbaiki semua kesalahan, itu dapat membantu Anda. Atau, Anda juga dapat berinvestasi dalam perangkat lunak koreksi profesional.

4-Daftarkan email Anda

Sangat penting untuk menambahkan tanda tangan ke email profesional Anda. Anda harus mengikuti aturan yang tercantum di atas untuk menulis tanda tangan profesional.

Dengan menyebutkan berbagai informasi yang berkaitan dengan fungsi Anda, perusahaan Anda ... penerima Anda akan cepat memahami siapa yang ia hadapi.

5-Sesuaikan email Anda

Jika bersifat umum, surat cenderung tidak akan dibaca. Anda harus membuat penerima merasa bahwa surat itu ditujukan kepadanya saja. Jadi Anda harus menyesuaikan objek, dan pilih rumus yang akan diadopsi untuk memulai email Anda.

Jika ini adalah email grup, penting untuk membuat daftar yang berbeda sesuai dengan karakteristik penerima Anda, preferensi mereka, minat mereka, dan lokasi mereka. Segmentasi penerima memungkinkan Anda meningkatkan tingkat buka email Anda.

6-Give ingin membuka surat

Saat menulis email profesional, Anda harus selalu membuat penerima ingin membukanya. Umumnya, objek adalah elemen pertama yang mendorong koresponden untuk membuka email Anda dan membacanya. Jadi Anda harus lebih mementingkan objek Anda, menyembuhkannya dan membuatnya semenarik mungkin.

Dalam arti yang sama, dua kalimat pertama dari email Anda seharusnya membuat penerima ingin terus membaca. Disarankan untuk mengutip informasi yang paling penting di awal email Anda dan untuk memicu rasa ingin tahu dari koresponden Anda.

7-Hindari objek yang menipu

Anda tidak boleh menggunakan objek yang menyesatkan untuk meningkatkan tingkat pembukaan email Anda.

Anda harus tahu bahwa email Anda menyampaikan gambar Anda (atau dari perusahaan Anda). Jadi, sangat penting untuk menghindari objek yang provokatif dan menyesatkan. Objek harus sesuai dengan isi email Anda.

8-Tempatkan diri Anda di tempat pembaca

Empati adalah elemen yang sangat penting untuk diperhatikan. Anda harus menempatkan diri Anda di tempat penerima untuk menulis subjek email Anda dengan benar dan membuatnya menarik. Anda harus menempatkan diri Anda sebagai koresponden dan membuat daftar serangkaian pertanyaan yang dapat dia tanyakan pada dirinya sendiri. Dari tanggapan itulah Anda dapat menyesuaikan judul email Anda.

9-Gunakan alamat email profesional

Alamat pribadi lovelygirl @ ... atau gentleman @ ... itu mutlak dilarang. Dalam konteks hubungan profesional, Anda tidak pernah diarahkan ke lawan bicara menggunakan jenis alamat email ini.

Disarankan untuk menggunakan alamat e-mail profesional, atau setidaknya alamat pribadi dengan nama dan nama keluarga Anda.

Email profesional membutuhkan komunikasi yang sangat baik, kosakata yang tepat, teks yang ringkas, permintaan yang jelas, dan ejaan yang tidak dapat diperbaiki. Dengan mengadopsi aturan, tips, dan saran yang baru saja kami kutip, Anda dapat menulis email yang menarik, yang akan segera menarik penerima Anda dan membangkitkan minatnya.