Email sering memungkinkan kita berkomunikasi lebih banyak. Akibatnya, internet penuh tips untuk menulis yang lebih baik, daftar alasan untuk menghindari pengiriman email pada waktu tertentu, atau saran tentang seberapa cepat kami harus merespons, dll. Namun, cara terbaik untuk menghemat waktu dan menghindari kebingungan adalah dengan mengingat bahwa beberapa percakapan tidak dapat dilakukan melalui email, berikut beberapa contohnya.
Ketika Anda menyampaikan kabar buruk
Memang tidak mudah menyampaikan kabar buruk, apalagi jika Anda harus menyampaikannya kepada atasan atau manajer Anda. Tapi, ada beberapa cara untuk meminimalkan kesulitan. Pertama-tama, jangan tunda dan jangan buang waktu; Anda harus bertanggung jawab dan menjelaskan situasinya secara menyeluruh. Memberi kabar buruk melalui email bukanlah ide yang baik, karena dapat dipahami sebagai upaya untuk menghindari percakapan. Anda dapat mengirim kembali citra seseorang yang ketakutan, malu, atau bahkan terlalu dewasa untuk proaktif. Jadi, ketika Anda memiliki berita buruk untuk disampaikan, lakukanlah secara langsung jika memungkinkan.
Ketika Anda tidak yakin apa yang Anda maksud
Secara umum, adalah baik untuk berusaha menjadi proaktif daripada reaktif. Sayangnya, email cocok untuk refleks semacam ini. Kami merasa harus mengosongkan kotak masuk kami, dengan sebagian besar email membutuhkan tanggapan. Jadi terkadang, bahkan ketika kita tidak yakin bagaimana kita ingin merespons, jari-jari kita tetap mulai mengetuk. Sebaliknya, istirahatlah ketika Anda perlu mengambilnya. Carilah lebih banyak informasi tentang subjek tersebut, daripada menjawab sebelum Anda benar-benar tahu apa yang Anda pikirkan dan apa yang ingin Anda katakan.
Jika Anda merasa tersiksa oleh nada
Banyak dari kita menggunakan email untuk menghindari percakapan yang sulit. Idenya adalah media ini memberi kita kesempatan untuk menulis email yang akan sampai ke orang lain persis seperti yang kita harapkan. Tapi, terlalu sering, bukan itu yang terjadi. Hal pertama yang menderita adalah efisiensi kami; menyusun email yang dibuat dengan sempurna membutuhkan banyak waktu. Jadi, cukup sering, orang lain tidak akan membaca email kita seperti yang kita harapkan. Jadi, jika Anda merasa tersiksa oleh nada saat Anda menulis email, tanyakan pada diri sendiri apakah dalam kasus ini juga tidak masuk akal untuk menangani percakapan ini secara langsung.
Jika antara 21h dan 6h dan Anda lelah
Lebih sulit untuk berpikir jernih saat Anda lelah, dan emosi juga bisa memuncak saat Anda dalam kondisi ini. Jadi jika Anda sedang duduk di rumah, dan Anda berada di luar jam kantor, pertimbangkan untuk menekan tombol simpan konsep daripada tombol kirim. Alih-alih, tulis draf pertama dalam draf, jika itu membantu Anda melupakan masalah, dan membacanya di pagi hari sebelum menyelesaikannya, ketika Anda memiliki perspektif yang lebih segar.
Ketika Anda meminta kenaikan
Beberapa percakapan dimaksudkan untuk dilakukan secara tatap muka, ketika Anda ingin menegosiasikan kenaikan gaji, misalnya. Ini bukan jenis permintaan yang ingin Anda buat melalui email, terutama karena Anda ingin itu jelas dan ini adalah masalah yang Anda anggap serius. Juga, Anda ingin tersedia untuk menjawab pertanyaan tentang aplikasi Anda. Mengirim email dapat mengirim pesan yang salah. Meluangkan waktu untuk bertemu langsung dengan atasan Anda dalam situasi ini akan memberi Anda lebih banyak hasil.
