Fínstilltu fyrirtækið þitt með Gmail
Að öðlast framleiðni felur óhjákvæmilega í sér að skipuleggja pósthólfið þitt betur. Reyndar getur illa stjórnað tölvupóstur fljótt orðið uppspretta streitu og tímasóun. Til að hámarka notkun þína á Gmail eru nokkrir eiginleikar í boði fyrir þig. Meðal þeirra er að nota flýtilykla frábær leið til að auðvelda ritun og stjórnun tölvupósts þíns. Með því að virkja þennan valmöguleika í Gmail stillingunum muntu geta skoðað heildarlistann yfir tiltækar flýtileiðir og nýtt þér þær til að ná skilvirkni.
Næst, flokkun tölvupósts með merkimiðum er dýrmætt ráð til að skipuleggja pósthólfið þitt sem best. Með því að búa til sérsniðna merkimiða og úthluta litum til að auðkenna þau fljótt muntu geta flokkað tölvupóstinn þinn á skýrari og skipulagðari hátt. Einnig er hægt að nota síur til að gera þetta verkefni sjálfvirkt og spara þér tíma.
Til að forðast ringulreið í pósthólfinu þínu er mikilvægt að geyma eða eyða óþarfa tölvupósti. Þetta gerir þér kleift að einbeita þér betur að mikilvægum skilaboðum og draga úr streitu við að stjórna tölvupóstinum þínum. Að auki er „Snooze“ aðgerðin áhugaverður valkostur til að gera hlé á tölvupósti og láttu það birtast aftur síðar, þegar þú ert tilbúinn að takast á við það.
Að lokum skaltu íhuga að nota tillögur að svörum sem Gmail býður upp á til að bregðast fljótt við tölvupósti. Þessi eiginleiki mun spara þér tíma með því að bjóða þér fyrirfram skrifuð svör aðlöguð að aðstæðum. Þú getur auðvitað sérsniðið þær eftir þínum stíl og þínum þörfum.
Með því að beita þessum ráðum muntu fljótt sjá framfarir í fyrirtækinu þínu og daglegri framleiðni.
Lærðu háþróaða eiginleika fyrir árangursríkt samstarf
Samvinna og samskipti eru lykilatriði í framleiðni fyrirtækja. Gmail býður upp á nokkra háþróaða eiginleika til að auðvelda þessa þætti og gera þér kleift að vinna á áhrifaríkan hátt með samstarfsfólki þínu.
Í fyrsta lagi er „Sendingaráætlun“ aðgerðin dýrmæt eign til að stjórna tíma þínum eins vel og mögulegt er. Með því að skipuleggja tölvupóstinn þinn til að senda á ákveðna dagsetningu og tíma geturðu undirbúið mikilvæg skilaboð fyrirfram og forðast yfirsjón. Þessi aðgerð er einnig gagnleg til að aðlaga póstsendingar þínar að tímabeltum viðtakenda og auðvelda þannig samskipti við samstarfsmenn í öðrum löndum.
Næst gerir samþætting Google Meet við Gmail þér kleift að halda og taka þátt í netfundum beint úr pósthólfinu þínu. Þú getur skipulagt myndfundi með samstarfsfélögum þínum og samstarfsaðilum án þess að þurfa að yfirgefa Gmail. Þessi eiginleiki auðveldar mjög fjarskipti og samvinnu og býður þér einfalt og áhrifaríkt tól til að skiptast á í rauntíma.
Að auki er notkun Google Drive frábær leið til að deila skjölum með samstarfsfólki og vinna saman að verkefnum í rauntíma. Með því að búa til og deila skjölum, töflureiknum eða kynningum beint úr Gmail geturðu unnið samtímis með öðrum liðsmönnum þínum, án þess að þurfa að skiptast á mörgum útgáfum með tölvupósti.
Að lokum skaltu ekki hika við að kanna margar viðbætur sem eru tiltækar fyrir Gmail, sem geta hjálpað þér að bæta framleiðni þína og samvinnu enn frekar. Verkfæri eins og Boomerang, Trello eða Grammarly geta verið mjög gagnleg til að stjórna tölvupóstinum þínum, skipuleggja verkefnin þín eða athuga stafsetningu og málfræði.
Með því að ná góðum tökum á þessum háþróuðu eiginleikum muntu styrkja samskipta- og samstarfshæfileika þína og verða raunverulegur eign fyrir fyrirtæki þitt.
Notaðu bestu starfsvenjur fyrir bestu tölvupóststjórnun
Nú þegar þú hefur náð góðum tökum á eiginleikum Gmail er nauðsynlegt að tileinka þér bestu starfsvenjur til að stjórna tölvupóstinum þínum sem best. Þessar venjur munu hjálpa þér að vera afkastameiri og forðast streitu af yfirfullu pósthólfinu.
Í fyrsta lagi er mikilvægt að stilla ákveðna tíma yfir daginn til að athuga og vinna úr tölvupóstinum þínum. Með því að forðast stöðugt að skoða pósthólfið þitt muntu draga úr truflunum og einbeita þér meira að forgangsverkefnum þínum. Þú getur til dæmis skipað tvo eða þrjá tíma til að lesa og svara skilaboðum þínum.
Í öðru lagi, vertu viss um að skrifa skýran og hnitmiðaðan tölvupóst. Með því að fara beint að efninu og forðast of langar setningar gerirðu skilaboðin þín auðveldari að skilja og sparar tíma fyrir þig og viðtakendur þína. Íhugaðu líka að nota skýrar og áhrifaríkar efnislínur til að fanga athygli og gera það auðveldara að fylgjast með samtölum.
Þá skaltu ekki hika við að nota „Slökkva“ eiginleikann til að slökkva tímabundið á tilkynningum um ómikilvæga þræði. Þetta gerir þér kleift að einbeita þér að forgangspósti án þess að láta trufla þig af ónauðsynlegum skilaboðum.
Að lokum, mundu að þjálfa þig stöðugt til að ná góðum tökum á fréttum og ábendingum sem tengjast Gmail og öðrum framleiðniverkfærum. Margar ókeypis æfingar eru fáanleg á netinu, sérstaklega á helstu rafrænum kerfum. Með því að fjárfesta tíma í námi þínu muntu þróa færni þína og bæta enn frekar framleiðni fyrirtækisins.
Með því að fylgja þessum bestu starfsvenjum og nýta sér háþróaða eiginleika Gmail muntu geta stjórnað pósthólfinu þínu á áhrifaríkan hátt og orðið sannur sérfræðingur.
