Sæktu lesandann þinn frá innganginum

Inngangurinn er mikilvægur til að fanga athygli lesandans og hvetja þá til að lesa restina af skýrslunni þinni. með tölvupósti.

Byrjaðu á kraftmikilli setningu sem setur samhengið eða undirstrikar meginmarkmiðið, til dæmis: „Eftir misheppnaða kynningu á nýju vörulínunni okkar er brýnt að greina orsakirnar og bregðast skjótt við“.

Settu þennan stutta inngang upp í 2-3 lykilsetningar: núverandi ástand, helstu mál, sjónarhorn.

Veðjaðu á beinan stíl og sterk orð. Settu nauðsynlegar upplýsingar í upphafi setninga.

Þú getur látið tölur fylgja máli þínu til stuðnings.

Í nokkrum markvissum línum ætti kynningin þín að fá lesandann til að vilja lesa áfram til að fá frekari upplýsingar. Frá fyrstu sekúndum verða orð þín að ná tökum á sér.

Með vel unninni kynningu mun tölvupóstskýrslan þín fanga athygli og hvetja lesandann til að komast að kjarna greiningar þinnar.

Auktu skýrsluna þína með viðeigandi myndefni

Myndefni hefur óneitanlega athyglisverðan kraft í tölvupóstskýrslu. Þeir styrkja skilaboðin þín á öflugan hátt.

Ekki hika við að samþætta línurit, töflur, skýringarmyndir, myndir ef þú hefur viðeigandi gögn til að setja fram. Einfalt kökurit sem sýnir dreifingu sölu mun hafa meiri áhrif en löng málsgrein.

Gættu þess þó að velja skýr myndefni sem skiljast fljótt. Forðastu ofhlaðna grafík. Alltaf að vitna í heimildina og bæta við skýringartexta ef þörf krefur.

Gakktu úr skugga um að myndefni þitt haldist læsilegt í farsíma með því að athuga skjáinn. Ef nauðsyn krefur, búðu til útgáfu sem hentar fyrir litla skjái.

Breyttu myndefninu í skýrslunni þinni til að örva athygli, sparlega. Tölvupóstur sem er ofhlaðinn af myndum mun missa skýrleika. Annar texti og myndefni fyrir kraftmikla skýrslu.

Með viðeigandi gögnum vel undirstrikuð mun myndefnið þitt fanga augað og gera tölvupóstskýrsluna þína auðveldari að skilja á áberandi og fagmannlegan hátt.

Ljúktu með því að opna sjónarhorn

Niðurstaða þín ætti að hvetja lesandann til að grípa til aðgerða vegna skýrslu þinnar.

Í fyrsta lagi skaltu draga saman lykilatriði og niðurstöður fljótt í 2-3 hnitmiðuðum setningum.

Leggðu áherslu á upplýsingarnar sem þú vilt að viðtakandinn muni fyrst. Þú getur notað ákveðin leitarorð úr titlunum til að muna uppbygginguna.

Ljúktu svo tölvupóstinum þínum með því að opna hvað er næst: tillögu að framhaldsfundi, beiðni um staðfestingu á aðgerðaáætlun, eftirfylgni til að fá skjót viðbrögð...

Niðurstöðu þinni er ætlað að vera grípandi til að kalla fram viðbrögð frá lesanda þínum. Jákvætt stíll með aðgerðasagnir mun auðvelda þetta markmið.

Með því að vinna að niðurstöðu þinni muntu gefa skýrslu þinni sjónarhorn og hvetja viðtakanda þinn til að bregðast við eða grípa til aðgerða.

 

Dæmi um skýrslu í tölvupósti til að auka tæknileg vandamál og leggja til aðgerðaáætlun

 

Efni: Skýrsla – Umbætur sem þarf að gera á umsókn okkar

Kæri Tómas,

Nýlegar neikvæðar umsagnir um appið okkar hafa mig áhyggjufullar og þarfnast smá lagfæringa. Við þurfum að bregðast við áður en við missum fleiri notendur.

Núverandi vandamál

  • App Store einkunnir niður í 2,5/5
  • Tíðar villukvartanir
  • Takmarkaðar eiginleikar miðað við keppinauta okkar

Umbætur Track

Ég legg til að við einbeitum okkur núna að:

  • Leiðrétting á helstu tilkynntum villum
  • Bætir við vinsælum nýjum eiginleikum
  • Herferð til að kynna þjónustu við viðskiptavini okkar

Við skulum skipuleggja fund í þessari viku til að skilgreina nákvæmlega þær tæknilegu og viðskiptalegu lausnir sem á að innleiða. Það er mikilvægt að bregðast hratt við til að endurheimta traust notenda okkar og auka einkunnir forritsins.

Bíð eftir að þú komir aftur, Jean