Mikilvægi gagnaöryggis fyrir starfsmenn
Á stafrænu tímum hefur verndun persónulegra og faglegra upplýsinga orðið mikilvæg fyrir einstaklinga og stofnanir. Vinnuveitendur hafa mikilvægu hlutverki að gegna við að tryggja upplýsingar starfsmanna sinna. Reyndar geta illgjarnir aðilar eða fyrirtæki eins og Google nýtt sér gögn starfsmanna með þjónustu eins og Virkni Google, sem safnar og greinir notkunargögn frá ýmsum þjónustum Google.
Trúnaður og öryggi starfsmannagagna er ekki aðeins mikilvægt til að vernda friðhelgi einkalífs þeirra heldur einnig til að varðveita orðspor og samkeppnishæfni fyrirtækisins. Vinnuveitendur verða því að gera ráðstafanir til að vernda þessar upplýsingar og fræða starfsmenn sína um bestu starfsvenjur gagnaöryggis.
Til að tryggja hámarksvernd er mikilvægt að hafa gagnaöryggisstefnu til staðar og veita starfsmönnum reglulega þjálfun. Það er líka nauðsynlegt að skapa öruggt vinnuumhverfi, nota nýjustu tækni og taka upp strangar öryggisreglur. Að auki er mælt með því að innleiða aðgangsstýringar til að takmarka aðgang að viðkvæmum upplýsingum.
Að lokum er mikilvægt að hvetja starfsmenn til að tileinka sér ábyrga hegðun með tilliti til gagnaöryggis, hvetja þá til að nota sterk lykilorð og breyta þeim reglulega, ekki deila innskráningarupplýsingum sínum, til að forðast að nota almennings Wi-Fi net til að fá aðgang að vinnuupplýsingum og að vera á varðbergi gegn vefveiðum og öðrum árásum á netinu.
Ráðstafanir til að vernda gögn starfsmanna frá Google Activity og annarri þjónustu
Það eru nokkrar aðferðir sem vinnuveitendur geta sett til að vernda gögn starfsmanna gegn áhættu sem tengist Google Activity og annarri svipaðri þjónustu. Hér eru nokkrar af þessum ráðstöfunum:
Vinnuveitendur geta hvatt til notkunar öruggrar tölvupóstþjónustu. Þessi þjónusta býður almennt upp á hærra öryggisstig en hefðbundin tölvupóstþjónusta. Þeir geta falið í sér eiginleika eins og dulkóðun skilaboða, ruslpósts- og spilliforritavörn og tveggja þátta auðkenningu til að skrá þig inn.
Einnig er mikilvægt að gera starfsfólki meðvitað um mikilvægi þess gagnavernd. Vinnuveitendur geta skipulagt reglulega þjálfun um bestu starfsvenjur upplýsingaöryggis og áhættu af notkun þjónustu eins og Google Activity. Þetta mun gera starfsmönnum kleift að taka upplýstar ákvarðanir og vernda sig gegn persónuverndarbrotum.
Vinnuveitendur geta einnig innleitt strangar reglur um stjórnun lykilorða. Þetta felur í sér notkun flókinna og einstakra lykilorða fyrir hvern reikning, sem og skyldu til að breyta þeim reglulega. Lykilorðsstjórar geta verið gagnleg lausn til að hjálpa starfsmönnum að stjórna lykilorðum sínum á öruggan hátt.
Að lokum geta vinnuveitendur fjárfest í tæknilausnum sem vernda gögn starfsmanna. Til dæmis getur notkun VPN, eldveggi og vírusvarnarhugbúnaðar hjálpað til við að koma í veg fyrir gagnaleka og tryggja upplýsingar starfsmanna. Að auki getur val á persónuverndarvænum samstarfsverkfærum á netinu, eins og þau sem bjóða upp á dulkóðun frá enda til enda, einnig hjálpað til við að vernda gögn starfsmanna.
Eftirlit og mat á gagnaverndarráðstöfunum starfsmanna
Þegar vinnuveitendur eru komnir með aðferðir til að vernda gögn starfsmanna er mikilvægt að fylgjast reglulega með og meta árangur þessara ráðstafana. Hér eru nokkur lykilskref til að tryggja skilvirkt eftirlit og mat:
Fyrsta skrefið er að endurskoða reglulega gagnaöryggisstefnur og verklagsreglur. Vinnuveitendur verða að tryggja að starfshættir fyrirtækisins séu í samræmi við gildandi öryggisstaðla og séu sniðnir að sérstökum þörfum fyrirtækisins.
Þá er mikilvægt að þjálfa og fræða starfsmenn um gagnavernd. Þjálfun þarf að vera regluleg og aðlöguð að mismunandi hlutverkum starfsmanna. Hægt er að vekja athygli á með innri herferðum, vinnustofum og námskeiðum.
Vinnuveitendur verða einnig að fylgjast með aðgangi að viðkvæmum gögnum. Nauðsynlegt er að stýra því hver hefur aðgang að hvaða gögnum og tryggja að starfsmenn hafi einungis nauðsynlegar heimildir til að sinna verkefnum sínum. Þetta er hægt að ná með aðgangsstjórnunarkerfi.
Að auki er mikilvægt að hafa tilkynningarferli um öryggisatvik til staðar. Starfsmenn ættu að vera hvattir til að tilkynna allar grunsamlegar athafnir eða öryggisatvik. Skýrt og vel skilgreint tilkynningaferli auðveldar uppgötvun atvika og viðbrögð.
Að lokum ættu vinnuveitendur að framkvæma reglulega öryggispróf til að meta árangur gagnaverndarráðstafana sem eru til staðar. Þessar prófanir geta falið í sér skarpskyggnipróf, árásarhermi og öryggisúttektir.
Með því að fylgja þessum skrefum geta vinnuveitendur tryggt að gögn starfsmanna séu vernduð á skilvirkan hátt og fyrirtækið sé öruggt fyrir ógnum frá gagnasöfnunarþjónustu.
