Quando alcuni dipendenti sono assenti per vari motivi senza avvisare il proprio supervisore o manager, non sanno come farsi notare. Anche altri hanno difficoltà a richiedere un congedo breve quando ne hanno un certo numero problemi personali da pagare.
L'impatto della tua assenza dipende in gran parte dalla natura del tuo lavoro e dalla politica in atto nel tuo luogo di lavoro. La tua assenza, soprattutto se non è annunciata in anticipo, può essere molto costosa per la tua organizzazione. Pertanto, prima di prendere la decisione di allontanarsi, pensaci. Se ciò dovesse accadere o è successo, usare l'e-mail per scusarsi o spiegare al proprio supervisore è un ottimo modo per comunicare in modo efficace e rapido.
Prima di scrivere una email di giustificazione
Questo articolo ha lo scopo di mostrare come un dipendente con uno o più motivi legittimi possa giustificare la sua necessità di assentarsi o il motivo per cui non ha potuto essere presente al suo posto. Come dipendente, è importante essere sicuri delle possibili conseguenze di un'assenza senza congedi. Non vi è alcuna garanzia che la tua e-mail di scuse riceverà una risposta favorevole. Allo stesso modo, non vi è alcuna garanzia che quando scrivi un'e-mail per richiedere un permesso dal lavoro, questa venga ricevuta positivamente.
Tuttavia, quando devi essere assente per motivi urgenti e non riesci a raggiungere il tuo capo, è essenziale scrivere al più presto un'email contenente i motivi precisi di questa assenza. Allo stesso modo, quando sai in anticipo che devi affrontare importanti questioni personali o familiari, è saggio farlo componi un'email contenente le tue scuse per l'inconveniente e alcuni chiarimenti, se possibile. Lo fai nella speranza di ridurre al minimo l'impatto della tua vita personale sul tuo lavoro.
Infine, assicurati di conoscere la politica e il protocollo della tua azienda su come essere assente dal tuo gruppo. L'azienda può fare alcune concessioni in caso di emergenza e fornire un modo per gestirle. Probabilmente ci sarà una politica sul numero di giorni tra il momento in cui devi presentare domanda e i giorni in cui sarai via.
Linee guida su come scrivere l'e-mail
Usa uno stile formale
Questa email è ufficiale. Dovrebbe essere scritto in uno stile formale. Dall'oggetto alla conclusione, tutto dovrebbe essere professionale. Il tuo supervisore, insieme a tutti gli altri, si aspetta che tu esprima la gravità della situazione nella tua e-mail. È più probabile che il tuo caso venga ascoltato quando scrivi un'e-mail del genere in uno stile formale.
Invia l'e-mail in anticipo
Abbiamo già sottolineato l'importanza del rispetto della politica aziendale. Si noti inoltre che se è necessario scrivere una e-mail contenente una scusa professionale, è importante farlo al più presto. Questo è particolarmente importante quando hai fallito e non sei venuto a lavorare senza permesso. Notificare il tuo capo subito dopo un'assenza ingiustificata può evitare un avvertimento. Notificandoti in anticipo sul caso di forza maggiore in cui ti trovi, aiuterai la compagnia a scegliere un sostituto appropriato o a prendere accordi.
Sii conciso con i dettagli
Sii breve. Non c'è bisogno di entrare nei dettagli di quello che è successo che ti ha portato a non esserci o ad andare via presto. Basta citare i fatti importanti. Se si richiede il permesso in anticipo, indicare il/i giorno/i in cui si intende assentarsi. Sii specifico con le date, non fare una stima.
Offrire assistenza
Quando scrivi un'email di scusa per essere assente, assicurati di dimostrare che tieni alla produttività dell'azienda. Non va bene dire semplicemente che sarai via, offrirti di fare qualcosa che riduca gli effetti della tua assenza. Ad esempio, puoi farlo quando torni o parli con un collega per sostituirti. Alcune aziende potrebbero avere politiche come detrazioni salariali per giorni di assenza. Pertanto, cerca di comprendere appieno la politica aziendale e come puoi lavorarci.
Esempio di e-mail 1: come scrivere un'e-mail di scuse (dopo aver perso un giorno di lavoro)
Oggetto: Prova di assenza dal 19/11/2018
Ciao signor Guillou,
Accetta questa e-mail come notifica ufficiale che non ho potuto partecipare al lavoro il 19 novembre 2018 a causa di un raffreddore. Liam e Arthur hanno preso il mio posto in mia assenza. Hanno portato a termine tutti i miei compiti assegnati per quel giorno.
Mi scuso per non poter comunicare con te prima di lasciare il lavoro. Mi dispiace se ci sono stati disagi per l'attività.
Ho allegato il mio certificato medico a questa e-mail.
Per favore fatemi sapere se avete bisogno di ulteriori informazioni.
Grazie per la vostra comprensione.
Cordiali saluti,
Ethan Gaudin
Esempio di e-mail 2: come scrivere un'e-mail di scusa per una futura assenza dal tuo lavoro
Oggetto: gestione del mio giorno di assenza 17 / 12 / 2018
Cara signora Pascal,
Per favore accetta questa e-mail come notifica ufficiale che sarò assente dal lavoro il 17 dicembre 2018. Quel giorno comparirò come testimone professionale in tribunale. Vi ho informato della mia citazione in tribunale la scorsa settimana e dell'imperativo bisogno della mia presenza.
Ho stretto un accordo con Gabin Thibault del reparto IT, che è attualmente in congedo per sostituirmi. Durante le pause del tribunale, lo chiamerò per vedere se ha bisogno di aiuto.
Je vous remercie.
Cordiali saluti,
Emma Vallee
