לעיתים קרובות אימייל מאפשר לנו לתקשר יותר. כתוצאה מכך, האינטרנט מלא טיפים לכתיבה טובה יותר, רשימות של סיבות להימנע משליחת מיילים בזמנים מסוימים, או עצות באיזו מהירות עלינו להגיב וכו'. עם זאת, הדרך הטובה ביותר לחסוך זמן ולהימנע מבלבול עשויה להיות לזכור ששיחות מסוימות לא יכולות להתקיים בדוא"ל, הנה כמה דוגמאות.
כאשר אתה מעביר חדשות רעות
זה לא קל למסור חדשות רעות, במיוחד כשאתה צריך להעביר אותן לבוס או למנהל שלך. אבל, יש כמה דרכים למזער את הקושי. קודם כל, אל תדחה את זה ואל תבזבז זמן; עליך לקחת אחריות ולהסביר את המצב ביסודיות. מתן חדשות רעות באמצעות דואר אלקטרוני אינו רעיון טוב, שכן ניתן להבין זאת כניסיון להימנע משיחה. אתה יכול לשלוח בחזרה את התמונה של אדם שהוא מפחד, נבוך או אפילו לא בוגר מכדי להיות פרואקטיבי. אז כשיש לך חדשות רעות למסור, עשה זאת באופן אישי בכל הזדמנות אפשרית.
כשאתה לא ממש בטוח למה אתה מתכוון
באופן כללי, זה טוב לשאוף להיות פרואקטיבי ולא תגובתי. למרבה הצער, הדואר האלקטרוני מתאים את עצמו היטב לרפלקס מסוג זה. אנו מרגישים נאלצים לרוקן את תיבות הדואר הנכנס שלנו, כאשר רוב המיילים דורשים תגובות. אז לפעמים, גם כשאנחנו לא ממש בטוחים איך נרצה להגיב, האצבעות שלנו מתחילות להקיש בכל מקרה. במקום זאת, קח הפסקה כאשר אתה צריך לקחת אחת. חפש מידע נוסף על הנושא, במקום לענות לפני שאתה באמת יודע מה אתה חושב ומה אתה רוצה לומר.
אם אתה מרגיש מעונה על ידי הטון
רבים מאיתנו משתמשים בדוא"ל כדי להימנע משיחה קשה. הרעיון הוא שהמדיום הזה נותן לנו את האפשרות לכתוב מייל שיגיע לאדם האחר בדיוק כפי שאנו מקווים. אבל, לעתים קרובות מדי, זה לא מה שקורה. הדבר הראשון שסובל הוא היעילות שלנו; יצירת אימייל בעל מבנה מושלם לוקח כל כך הרבה זמן. אז, לעתים קרובות למדי, האדם השני לא יקרא את האימייל שלנו כפי שציפינו בכל מקרה. לכן, אם אתם מוצאים את עצמכם מתייסרים מהטון כשאתם כותבים מייל, שאלו את עצמכם אם גם במקרה הזה לא יהיה הגיוני יותר לטפל בשיחה זו פנים אל פנים.
אם זה בין 21h ו 6h ואתה עייף
קשה יותר לחשוב בבהירות כשאתה עייף, והרגשות עלולים להתגבר גם כשאתה במצב הזה. אז אם אתה יושב בבית, ואתה מחוץ לשעות העבודה, שקול ללחוץ על שמור טיוטה ולא על כפתור השליחה. במקום זאת, כתוב טיוטה ראשונה בטיוטה, אם היא עוזרת לך לשכוח את הבעיה, וקרא אותה בבוקר לפני שתסיים אותה, כשיש לך פרספקטיבה רעננה יותר.
כאשר אתה מבקש להגדיל
שיחות מסוימות נועדו לקיים פנים אל פנים, כאשר אתה מחפש לנהל משא ומתן על העלאה, למשל. זה לא סוג הבקשות שאתה רוצה להגיש במייל, בעיקר כי אתה רוצה שזה יהיה ברור וזה עניין שאתה לוקח ברצינות. כמו כן, אתה רוצה להיות זמין כדי לענות על שאלות לגבי הבקשה שלך. שליחת אימייל עלולה לשלוח הודעה שגויה. הקדשת זמן לפגישה אישית עם הממונה עליך בנסיבות אלה תביא לך יותר תוצאות.
