כתוב כדי לקרוא
עמית שלח לך דוא"ל על פגישה שיש לך בעוד שעה. המייל אמור להכיל את המידע המרכזי שאתה צריך להציג, כחלק מפרויקט חשוב.
אבל יש בעיה: המייל כתוב בצורה כל כך גרועה עד שאתה לא יכול למצוא את הנתונים שאתה צריך. יש שגיאות כתיב ומשפטים לא שלמים. הפסקאות כל כך ארוכות ומבלבלות שלוקח לך פי שלושה מהזמן שנדרש כדי למצוא את המידע שאתה רוצה. כתוצאה מכך, אתה לא מוכן לפגישה וזה לא הולך כמו שקיווית.
האם נתקלתם פעם במצב דומה לזה? בעולם עמוס במידע, חיוני לתקשר בצורה ברורה, תמציתית ואפקטיבית. לאנשים אין זמן לקרוא הודעות דוא"ל באורך ספר, ואין להם סבלנות לפרש הודעות דוא"ל שאינן בנויות בצורה גרועה ושבהן מפוזר מידע שימושי בכל מקום.
בנוסף שלך מיומנויות כתיבה הם טובים, כך הרושם שתעשה טוב יותר על הסובבים אותך, כולל הבוס שלך, עמיתים ולקוחות. אתה אף פעם לא יודע כמה רחוק הרשמים הטובים האלה יקחו אותך.
במאמר זה, נראה איך אתה יכול לשפר את כישורי הכתיבה שלך ולמנוע טעויות נפוצות.
קהל ופורמט
הצעד הראשון לכתיבה ברורה הוא לבחור את הפורמט המתאים. האם אתה צריך לשלוח מייל לא רשמי? לכתוב דוח מפורט? או לכתוב מכתב רשמי?
הפורמט, יחד עם הקהל שלך, יגדיר את "קול הכתיבה" שלך, כלומר עד כמה הטון צריך להיות רשמי או נינוח. לדוגמה, אם אתה כותב דוא"ל ללקוח פוטנציאלי, האם זה צריך להיות זהה לזה של דוא"ל לחבר?
בהחלט לא.
התחל בזיהוי מי יקרא את ההודעה שלך. האם זה מיועד למנהלים בכירים, לכל הצוות או לקבוצה קטנה שעובדת על קובץ ספציפי? בכל מה שאתה כותב, הקוראים או הנמענים שלך צריכים להגדיר את הטון שלך כמו גם היבטים של התוכן.
הרכב וסגנון
ברגע שאתה יודע מה אתה כותב ועל מי אתה כותב, אתה חייב להתחיל לכתוב.
מסך מחשב ריק ולבן הוא לעתים קרובות מאיים. קל להיתקע כי אתה לא יודע איך להתחיל. נסה את הטיפים הבאים לחיבור ועיצוב המסמך שלך:
- התחל עם הקהל שלך: זכור שייתכן שהקוראים שלך לא יודעים דבר ממה שאתה מספר להם. מה הם צריכים לדעת קודם?
- צור תוכנית: זה שימושי במיוחד אם אתה כותב מסמך ארוך יותר, כגון דוח, מצגת או נאום. קווי מתאר עוזרים לך לזהות אילו שלבים לבצע באיזה סדר ולחלק את המשימה למידע שניתן לניהול.
- נסה קצת אמפתיה: לדוגמה, אם אתה כותב דוא"ל מכירה ללקוחות פוטנציאליים, למה שיהיה אכפת להם מהמוצר שלך או מהצעת המכירות שלך? מה התועלת עבורם? זכור את הצרכים של הקהל שלך בכל עת.
- השתמש המשולש רטורית: אם אתה מנסה לשכנע מישהו לעשות משהו, הקפד להסביר למה אנשים צריכים להקשיב לך, להעביר את הנקודה שלך בצורה שתעסיק את הקהל שלך, ולהציג את המידע בצורה רציונלית וקוהרנטית.
- זהה את הנושא הראשי שלך: אם אתה מתקשה להגדיר את הנושא המרכזי של ההודעה שלך, העמד פנים שנותרו לך 15 שניות להסביר את עמדתך. מה אתה אומר ? זה כנראה הנושא העיקרי שלך.
- השתמש בשפה פשוטה: אלא אם כן אתה כותב מאמר מדעי, בדרך כלל עדיף להשתמש בשפה פשוטה וישירה. אל תשתמש במילים ארוכות רק כדי להרשים אנשים.
מִבְנֶה
המסמך שלך צריך להיות ידידותי למשתמש ככל האפשר. השתמש כותרות, כתוביות, כדורים ומספרים ככל האפשר כדי להפריד את הטקסט.
אחרי הכל, מה יכול להיות קל יותר לקריאה: עמוד מלא בפסקאות ארוכות או עמוד המחולק לפסקאות קצרות עם כותרות סעיפים ונקודות תבליטים? מסמך קל לסריקה ייקרא לעתים קרובות יותר מאשר מסמך עם פסקאות ארוכות וצפופות.
כותרות צריכות למשוך את תשומת ליבו של הקורא. שימוש בשאלות הוא לעתים קרובות רעיון טוב, במיוחד בהעתקת מודעות, מכיוון ששאלות עוזרות להשאיר את הקורא מתעניין וסקרן.
בהודעות דואר אלקטרוני והצעות, השתמש כותרות קצר, עובדתי ותרגום, כגון אלה במאמר זה.
הוספת גרפיקה היא גם דרך חכמה להפריד את הטקסט שלך. אלה עזרים חזותיים לא רק לאפשר לקורא לשמור את תשומת הלב שלו על התוכן, אלא גם כדי לתקשר מידע חשוב הרבה יותר מהר מאשר את הטקסט.
שגיאות דקדוקיות
אתה בטח יודע שטעויות באימייל שלך יגרמו לעבודה שלך להיראות לא מקצועית. חיוני להימנע מטעויות גסות על ידי רכישת בודק איות ושינוי האיות שלך ככל האפשר.
הנה כמה דוגמאות למילים נפוצות:
- אני שולח / שולח / שולח לך
הפועל "לשלוח" להיות הפועל של הקבוצה הראשונה, אחד תמיד לכתוב בגוף ראשון של יחיד "אני שולח" עם "דואר". "משלוח" ללא "e" הוא שם ("משלוח") והוא עשוי להיות רבים: "משלוחים".
- אני מצטרף אליך / אני מצטרף אליך
אחד תמיד יכתוב "אני מצטרף אליך" עם "s". "משותף" עם "t" הוא הצמידה של האדם השלישי יחיד "הוא מצטרף".
- תאריך יעד / מועד אחרון
גם אם "פגוש" מוצמד שם נשי, לא להיכנע לפיתוי ותמיד לכתוב "פגוש" ללא "ה".
- המלצה / המלצה
אם באנגלית אנחנו כותבים "המלצה" עם "e", בצרפתית אנחנו תמיד לכתוב "המלצה" עם "א".
- האם יש / האם יש / היא שם
אנו מוסיפים "t" אופוני בנוסחאות חקירות כדי להקל על ההגייה ולמנוע שתי תנועות ברצף. לכן נכתוב "יש שם".
- במונחים של / במונחים של
אף פעם לא כותב "במונחים של" ללא "s". יש תמיד כמה "מונחים" בשימוש בביטוי זה.
- של / בין
היזהר לא להיות שולל על ידי המילה "למעט" אשר מסתיים עם "s". אף אחד לא כותב "בין" עם "s". זוהי מילת יחס והיא בלתי משתנה.
- כפי שהוסכם / כפי שהוסכם
אפילו מצורף שם נשי, "כפי שהוסכם" הוא תמיד בלתי משתנה ולא לוקח "דואר".
- תחזוקה / שירות
אל תבלבל בין השם לבין הפועל. השם "ראיון" ללא "t" מתאר חילופי או "ראיון עבודה". הפועל המצומצם בגוף השלישי של "יחידים" יחיד משמש כשמדובר בפעולה של שמירה על משהו.
חלק מהקוראים שלך לא יהיה מושלם איות ודקדוק. הם עשויים שלא להבחין אם אתה עושה את השגיאות האלה. אבל לא להשתמש בזה כתירוץ: בדרך כלל יהיו אנשים, במיוחד בכירים, מי ישים לב!
מסיבה זו, כל מה שאתה כותב צריך להיות באיכות מקובלת על כל הקוראים.
אימות
האויב של הגהה טובה היא המהירות. אנשים רבים ממהרים לעבור במיילים שלהם, אבל ככה אתה מפספס שגיאות. בצע את ההוראות הבאות כדי לאמת את מה שכתבת:
- בדוק את הכותרות העליונות ותחתונות: לעתים קרובות אנשים מתעלמים מהם כדי להתמקד רק בטקסט. זה שהכותרות גדולות ומודגשות לא אומר שהן נטולות שגיאות!
- קרא את הודעת האימייל בקול רם: זה מאלץ אותך ללכת לאט יותר, כלומר אתה צפוי לזהות שגיאות.
- השתמש באצבע כדי לעקוב אחר הטקסט כפי שאתה קורא: זה דבר אחר שעוזר לך להאט.
- התחל בסוף הטקסט שלך: מחדש לקרוא משפט מהקצה אל ההתחלה, זה עוזר לך להתמקד שגיאות ולא את התוכן.
