מכתב מקצועי הוא מסמך כתוב, המבטיח קשר רשמי בין בני שיח שונים. יש לו מבנה פנימי רגיל מאוד. נכתב בעיקרו בעמוד אחד, או שניים באופן יוצא דופן. המכתב המקצועי מכיל לרוב נושא יחיד. למבנה פנימי זה יתרון. תוכנית הכתיבה שלו יכולה להישאר זהה ולא משנה מה. ברור שיהיו שינויים בהתחשב במטרה. עם זאת, יהיה זה בקשה פשוטה למידע, בקשה או אפילו תלונה. התוכנית לכתיבת התכתבות מקצועית תישאר ללא שינוי כמעט.
עבר, הווה, עתיד: תוכנית תלת-שלבית למכתב מקצועי מצליח
השימוש בעבר, בהווה ובעתיד, בהיררכיה כרונולוגית זו, מתייחס לטריפטיכון של תוכנית הכתיבה של מכתב מקצועי. זו התוכנית הפשוטה והיעילה ליישום בכל המצבים. לשאלה, להעביר מידע, להסביר נושא נתון, או אפילו לשכנע את הקורא שלך. יעילות, המוצדקת ביחס לסדר הגיוני נצפה במבנה שלה.
העבר: שלב מספר 1 של התוכנית
אנו כותבים מכתב לרוב, על בסיס תקדים, מצב ראשוני או קודם. זה יכול להיות מכתב שהתקבל, פגישה, ביקור, ראיון טלפוני וכו '. מטרת כתיבת החלק הראשון של מכתב זה היא להעביר את הסיבות למשלוח. או בפשטות ההקשר המתאר את המצב. התזכורת לעובדות מתבטאת בדרך כלל במשפט אחד ואותו. עם זאת, יותר נוח לבנות משפט זה במשפטים משנה. לשם המחשה, אנו יכולים לקבל את הביטויים הבאים:
- אני מאשר קבלת מכתבך ומודיע לי על ...
- במכתבך מיום ………
- הבאת לידע שלנו ...
- לנוכח ההודעה לעיתונות שפרסמה העיתון XXX (סימוכין 12345), רק עכשיו הצענו ...
- לאחר ביצוע אימות של חשבונך, גילינו ...
במצבים בהם הסיבה לכתיבת המכתב אינה קשורה לעובדה בעבר. באותה נקודה יש לנו את הפסקה הראשונה של המכתב שבה המחבר מציג את עצמו ואת הקמתו. לאחר מכן המשך על ידי ציון בקשתך או על ידי הצעת שירותיה השונים. לדוגמא, כחלק מבקשת מידע או הצעה לשירות, אנו עשויים לקבל את הביטויים הבאים:
- כמומחים בתחום האבטחה, אנו מגיעים בדרך זו ...
- עם שביעות הרצון של הלקוחות שלנו בלב, רצינו ...
- אנו שמחים מאוד להודיע כי תכננו עבור לקוחותינו ...
בהקשר של פנייה ספונטנית (התמחות או עבודה), אנו יכולים לקבל את הביטויים להלן:
- החברה שלך משכה את תשומת ליבי וכסטודנטית ב ...………, ברצוני להגיש בקשה להתמחות ...……
- לאחרונה סיימה לימודים ב ...
הנמען אליו מופנה המכתב חייב, החל מהפסקה הראשונה, להבין את נושא מכתבך.
ההווה: שלב מספר שתיים של התוכנית
חלק שני זה של התוכנית מתייחס לסיבות המצדיקות את כתיבת המכתב בזמן T. ביחס למצב הקודם שבא לידי ביטוי בחלק הראשון. ברמה זו שאלה של ויכוח, יידוע, הסבר או אפילו שאלה. בהתאם למורכבות המצב, ניתן לכתוב חלק זה בפסקה מלאה או להציג את הרעיון המרכזי במשפט אחד. לשם המחשה, אנו יכולים לקבל את הביטויים הבאים:
- נציין כי בתאריך ... חשבונית מס '... לא נוקה, אנו ...
- חברות בארגון שלנו מבטיחה לכם גם ...
- למרות העובדה שהחוזה קובע את תחילת העבודה בתאריך ... אנו מתבוננים בתדהמה והתקשינו בהבנת העיכובים שדווח על ידי מר ....
העתיד: שלב מספר 3 של התוכנית
החלק השלישי והאחרון הזה סוגר את שני הראשונים על ידי דיווח על בעקבות לבוא.
או שאנחנו מביעים את כוונותינו, ככותב המכתב, ובכך נוכל להשתמש בביטויים מהסוג:
- היום אני אדאג באופן אישי למשלוח הפריטים שביקשת
- אנחנו מוכנים להחליף ... תוך התחשבות כמובן במקור.
- אנא התקרב למשרד הכרטיסים ... ..
או שאנחנו מביעים משאלה, מבקשים או מעודדים את הנמען לפעול או להגיב. אנו יכולים לקבל את הניסוחים הבאים:
- אתם מוזמנים להתקרב לדלפק
- לכן אני מבקש מכם להתקשר למומחים שלכם במהירות על מנת ...
- הנחיותכם לפתור מצב זה מחכים בקוצר רוח.
מטרת כתיבת מכתב זה יכולה להיות מלווה בטיעון:
- תתאים את המצב במהירות האפשרית (אובייקטיבית) בהתאם להוראות הכלליות והספציפיות בחוזה. (טַעֲנָה)
- אתה יכול לארגן את המשלוח שלי בהקדם האפשרי ? (מטרה) אין טעם להזכיר לך כי המסירה חייבת להתבצע בתאריך המתוכנן, לאור תנאי המכירה שלך. (טַעֲנָה)
נוסחה מנומסת, חיונית לסגירת המכתב המקצועי שלך !
כדי לסיים כראוי מכתב מקצועי, חיוני לכתוב ביטוי מנומס. זוהי במציאות נוסחה מנומסת כפולה, המורכבת מביטוי, אך גם מנוסחה "לפני המסקנה".
או שיש לנו נוסחת נימוס המשקפת לבביות מסוימת:
- קבל מראש את תודתנו על ...
- אנו מתנצלים על המצב הבלתי צפוי הזה
- תמיד אהיה זמין לדון בכך בפגישה
- תוכלו ליצור איתנו קשר בכל עת כדי ...
- אנו מקווים כי הצעה זו תענה על ציפיותיך ואנו כמובן עומדים לרשותך למידע נוסף.
או שיש לנו נוסחה מנומסת:
- אנו מבקשים שתקבל, גברתי אדוני, את ברכתנו.
- אנא האמין, אדוני, בביטוי הרגשות הטובים ביותר שלנו.
- אנא קבל, גברתי, ברכת שלום.
היתרון של תוכנית זו בכתיבת מכתב מקצועי הוא מצד אחד פיכחותו בכתיבת התוכן ומצד שני, פשטות הקריאה מול המקבל. עם זאת, ציר זמן זה אינו מומלץ לתוכן מורכב וארוך יותר.
