כאשר חלק מהעובדים נעדרים מסיבות שונות מבלי ליידע את הממונה או המנהל שלהם, הם אינם יודעים כיצד להביע את דעתם. אחרים גם מתקשים לבקש חופשה קצרה כאשר יש להם מספר סוגיות אישיות שישולם.
ההשפעה של היעדרות שלך תלויה במידה רבה על אופי העבודה שלך ואת המדיניות במקום במקום העבודה שלך. ההיעדרות שלך, במיוחד אם זה לא הודיעה מראש, יכול להיות יקר מאוד עבור הארגון שלך. לכן, לפני קבלת ההחלטה להיות משם, לחשוב על זה. אם זה יקרה או קרה, באמצעות דוא"ל להתנצל או להסביר לממונה שלך היא דרך מצוינת לתקשר ביעילות ובמהירות.
לפני כתיבת דוא"ל הצדקה
מאמר זה נועד להראות כיצד עובד עם סיבה לגיטימית אחת או יותר יכול להצדיק את הצורך שלו להיעדר או את הסיבה לכך שלא יכול היה להיות נוכח בתפקידו. כעובד, חשוב שתהיו בטוחים בהשלכות האפשריות של היעדרות ללא חופשה. אין ערובה שדוא"ל ההתנצלות שלך יקבל תשובה חיובית. כמו כן, אין ערובה שכאשר אתה כותב הודעת דואר אלקטרוני המבקשת חופש מהעבודה, הוא יתקבל בחיוב.
עם זאת, כאשר עליכם להיעדר מסיבות דחופות ואינכם יכולים להגיע לבוס שלכם, חיוני לכתוב דוא"ל בהקדם האפשרי המכיל את הסיבות המדויקות להיעדרות זו. באופן דומה, כשאתה יודע מראש שאתה צריך להתמודד עם נושאים אישיים או משפחתיים חשובים, כדאי לעשות זאת הכנת דוא"ל ובו התנצלותך על אי הנוחות וכמה הבהרות במידת האפשר. אתה עושה זאת בתקווה למזער את ההשפעה של חייך האישיים על העבודה שלך.
לבסוף, ודא שאתה מכיר את המדיניות והפרוטוקול של החברה שלך כיצד להיעדר מהקבוצה שלך. החברה יכולה לעשות ויתורים מסוימים במקרה חירום ולספק דרך לנהל אותם. סביר להניח שתהיה מדיניות לגבי מספר הימים בין מועד הגשת הבקשה לבין הימים שבהם תיעדר.
הנחיות לכתיבת האימייל
השתמש בסגנון רשמי
האימייל הזה רשמי. זה צריך להיות כתוב בסגנון רשמי. משורת הנושא ועד לסיכום, הכל צריך להיות מקצועי. הממונה שלך, יחד עם כולם, מצפה ממך להביע את חומרת המצב בדוא"ל שלך. סביר יותר שהמקרה שלך יישמע כשאתה כותב מייל כזה בסגנון רשמי.
שלח את הדוא"ל מוקדם
כבר הדגשנו את החשיבות של כיבוד מדיניות החברה. כמו כן שים לב שאם אתה צריך לכתוב דוא"ל המכיל תירוץ מקצועי, חשוב לעשות זאת בהקדם האפשרי. זה הכרחי במיוחד כאשר אתה נכשל ואתה לא בא לעבוד ללא רשות. הודעה מראש הבוס שלך לאחר היעדרות לא מוצדק יכול למנוע אזהרה. על ידי ליידע אותך היטב מראש במקרה של כוח עליון שבו אתה מוצא את עצמך, תוכלו לעזור לחברה לבחור תחליף הולם או לעשות סידורים.
להיות תמציתית עם הפרטים
תהיה קצר. אתה לא צריך להיכנס לפרטים של מה שקרה שהוביל אותך לא להיות שם או להיעדר בקרוב. רק ציין את העובדות החשובות. אם אתה מבקש רשות מראש, ציין את הימים שבהם אתה מתכוון להיעדר. היו ספציפיים עם תאריכים, אל תתנו הערכה.
עזרה ההצעה
כשאתה כותב מייל תירוץ על הימנעות, הקפד להראות שאכפת לך מהפרודוקטיביות של החברה. זה לא בסדר פשוט להגיד שתיעדר, להציע לעשות משהו שיפחית את ההשפעות של היעדרותך. לדוגמה, אתה יכול לעשות זאת כשאתה חוזר או מדבר עם עמית שיחליף אותך. לחלק מהחברות עשויות להיות פוליסות כגון ניכויי שכר לימים חופשיים. לכן, נסו להבין היטב את מדיניות החברה וכיצד ניתן לעבוד איתה.
דוא"ל דוגמה 1: כיצד לכתוב הודעת דוא"ל התנצלות (אחרי שהחמצת יום עבודה)
נושא: הוכחת היעדרות מיום 19
שלום מר גווילו,
אנא קבל דוא"ל זה כהודעה רשמית על כך שלא יכולתי להגיע לעבודה ב-19 בנובמבר 2018 עקב הצטננות. ליאם וארתור תפסו את מקומי בהיעדרי. הם ביצעו את כל המשימות שהוקצו לי לאותו יום.
אני מתנצל על כך שלא יכולתי לתקשר איתך לפני שעזבתי את העבודה. אני מצטער אם הייתה אי נוחות כלשהי לחברה.
צירפתי את האישור הרפואי שלי למייל זה.
אנא הודע לי אם אתה צריך מידע נוסף.
תודה על ההבנה שלך.
בכבוד רב,
איתן גאודין
דוא"ל דוגמה 2: כיצד לכתוב דוא"ל התנצלות על היעדרות עתידית מהעבודה שלך
נושא: ניהול יום ההיעדרות שלי 17 / 12 / 2018
גברת מאד פסקל,
אנא קבל דוא"ל זה כהודעה רשמית כי אעדר מהעבודה ב-17 בדצמבר 2018. אני יופיע כעד מקצועי בבית המשפט באותו יום. הודעתי לך על הזימון שלי לבית המשפט בשבוע שעבר ועל הצורך ההכרחי שאהיה נוכח.
עשיתי הסכם עם גבין טיבו ממחלקת ה-IT, שנמצא כעת בחופשה להחליף אותי. בהפסקות לבית המשפט, אתקשר לראות אם הוא צריך עזרה כלשהי.
תודה.
בכבוד רב,
אמה ואלי
