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今日、電子メールは、簡単でスピードと効率性を備えたコミュニケーションに最適な方法です。 プロの取引所では、最も一般的に使用されています。

書くには プロのメール特定の基準、ヒント、ルールを尊重する必要があります。これについては、記事全体を通してあなたに説明しようとしています。

プロの電子メールの書き込み計画の例 

時折、メールは専門的な状況で管理するのが複雑になることがあります。 プロの電子メールを書くために従う計画は、すべての必要な要素を簡潔かつ正確なものにする必要があります。

プロのメールを書くには、次のプランを採用できます。

  • 明確で明示的なオブジェクト
  • アピール式
  • コミュニケーションのコンテキストを位置づけなければならない始まり
  • 結論式
  • 署名

プロのメールの件名を選択する

専門家は100日あたり平均XNUMX通のメールを受信できると推定されています。 したがって、メールの件名を選択して、メールを開くように促す必要があります。 これを行うには、従うべきルールがあります。

1 - 短いオブジェクトを書く

メールの開封率を上げるために、専門家は理想的には最大50文字の件名を使用することをお勧めします。

オブジェクトの作成には限られたスペースしかないため、特定のオブジェクトを選択し、電子メールの内容に関連する動作動詞を使用する必要があります。

一般に、長いオブジェクトはスマートフォンでは読みづらいので、専門家が電子メールを確認するためにますます使用されています。

2 - あなたの電子メールの件名をカスタマイズする

可能であれば、オブジェクトレベルで連絡先の名前と名を述べる必要があります。 それは開口率を高めることができる要素です。

受取人の詳細を電子メールの件名のレベルに置くことで、彼は貴重な気分になり、あなたの電子メールを開いて読むことを奨励します。

プロのメールの本文 

プロフェッショナルなメールを書くには、あなたのメールの本文を明瞭に書いて、そのスタイルとプレゼンテーションの特定の基準に基づいて、その件名から逸脱することは避けてください。

短くて正確な文章を書いて、あなたの受取人にもっと快適になるように注意してください。

覚えておくべきことがいくつかあります。 

1 - クラシックフォントを使用する

ほとんどの電子メールサービスでは、ユーザーがテキストのフォントとスタイルを選択できます。 プロのメールの場合は、「TimesNewRoman」や「Arial」などのクラシックフォントを選択してください。

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装飾的なフォントを使用することは推奨されません。

また、次のことをお勧めします。

  • 読み取り可能なフォントサイズを採用
  • 斜体、ハイライト、または色を避ける
  • すべてのテキストを大文字で書くのではなく

2-良い呼び出し式を書く

プロの電子メールの場合は、受取人に名前を付けて、その人の姓の後にその人の礼儀正しさのタイトルを含めることが好ましい。

3-最初の段落に自分自身を紹介する

誰かに初めてメッセージを書く場合(新しいクライアントなど)、あなた自身を紹介し、メッセージの目的を簡単に説明することが非常に重要です。

あなたはこの小さなプレゼンテーションに1〜2文章を費やすことができます。

4 - 優先度の最も重要な情報

プレゼンテーションの後、私たちは最も重要なポイントに行きます。

あなたの電子メールの始めに最も重要な情報を引用するのは非常に面白いです。 あなたはあなたの意図を明確にすることによって、受取人の時間を節約します。

あなたはあなたの通信相手の注意を引き、要点にまっすぐに行かなければなりません。

5 - 正式なボキャブラリを使用する

プロのメールを書いているので、あなたは良い印象を持たなければなりません。

完全な文章を丁寧な文章で書くことをお勧めします。

以下の使用はお勧めしません。

  • スラングワード;
  • 役に立たない略語。
  • 絵文字または絵文字;
  • ジョーク;
  • 失礼な言葉;

6 - 適切な結論を出す

電子メールを終了するには、使用する署名、採用するトーン、選択する公式を考慮する必要があります。

私たちは、専門家のコミュニケーションが依然として 高度に統語された言語。 ルールを理解し、メールの最後に使用する正しい式を選択することは非常に重要です。

使用される公式は、受取人の質と取引所の状況に適合しなければならない。

たとえば、上司やクライアントと話している場合は、最も適切なフレーズである「誠実な挨拶」を使用できます。 一方、同僚の場合は、「XNUMX日の終わりです!」という表現でメールを終了できます。 「」

署名に関しては、メールの最後に個人用の署名を自動的に挿入するようにメールソフトウェアを設定することができます。

効果的にするには、署名を短くする必要があります。

  • 4行以内。
  • 70行あたりXNUMX文字以下。
  • 姓名、職務、会社名、Webサイトのアドレス、電話番号とファックス番号、場合によってはLinkedInまたはViadeoプロファイルへのリンクを入力します。

 :

ロバート・ホリ

Y社の代表

http:/www.votresite.com

電話。 :06 00 00 00 00 /ファックス:06 00 00 00 00

モバイル:06 00 00 00 00

いくつかの丁寧な表現:

  • 心から;
  • 宜しくお願いします ;
  • 宜しくお願いします;
  • 敬意を表して;
  • 心のこもった挨拶;
  • 宜しくお願いします ;
  • あなたの、
  • またお会いできて光栄です。
  • 暖かい挨拶...
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私たちが特によく知っている人々のために、私たちは「こんにちは」、「友情」、「また会いましょう」などの心のこもった式を使うことができます...

古典的な式の他の例:

  • サー/マダム、私の際立った感情の表現を受け入れてください。
  • サー/マダム、私の心からの挨拶の表現を受け入れてください。
  • よろしくお願いします、サー/マダム。
  • サー/マダム、私の敬意と献身的な気持ちを受け取ってください。
  • どうぞよろしくお願いいたします。サー/マダム、心からのご挨拶。
  • サー/マダム、私の最高の配慮の表現を受け入れてください。
  • よろしくお願いします。
  • 私のリクエストにご注目いただきありがとうございます。
  • 受け入れるように設計しなさい、サー/マダム、私の深い敬意のオマージュ。
  • あなたからの読書を待っている間、サー/マダム、私の最高の配慮の保証を受け入れてください。
  • 感謝の気持ちを込めて、ここで私の際立った感情の表現であるサー/マダムを見つけてください。

7-添付ファイルを含める

添付ファイルに関しては、受信者にあなたのメールの本文に礼儀付きで言及して知らせることを忘れないでください。

受信者に送信された添付ファイルのサイズと数については非常に興味深いです。

フォーカス:逆ピラミッド

いわゆる逆ピラミッド法に関しては、あなたのメッセージの主な情報であなたのプロの電子メールのテキストを開始し、重要度の高い順に他の情報を続けます。

しかし、なぜこの方法を採用するのでしょうか。

通常、最初の文はメッセージの残りの部分よりも読みやすくなります。 それは魅力的でなければなりません。 逆ピラミッド方式を採用することで、読者の注意を引き付け、最後まで読みたくなるようにしています。

文章に関する限り、段落ごとの具体的なアイデアに焦点を当てながら、3行から4行までの最大4段落を使用することをお勧めします。

この方法を採用する場合は、以下を使用することをお勧めします。

  • 比較的短い文;
  • 単語をリンクして文をリンクする。
  • 現在の専門用語です。

 

                                                    REMINDER 

 

ご存知のように、プロのメールは友人に送信されたものとは何の関係もありません。 手紙に従わなければならない規則があります。

1 - 慎重に主題を扱う

明確に指定したように、あなたはあなたのプロの電子メールの件名フィールド(または件名)を正しく書く必要があります。 簡潔かつ明確にする必要があります。 受信者は、電子メールの内容をすぐに理解する必要があります。 したがって、彼はそれをすぐに開くか、後で読むかを決めることができます。

2-礼儀正しい

あなたがよく理解しているように、文脈の中で挨拶と礼儀正しさの公式を使う必要があります。

数式は短くてよく選ばれていなければなりません。

3-スペルミスを修正する

まず、あなたはあなたの電子メールを再読し、必要な情報を忘れていないことを確認し、誰かにそれを読んでもらわないようにしてください。 他の人の意見を持つことは非常に面白いです。

スペルや文法の誤りを訂正するには、電子メールをコピーしてワードプロセッサに貼り付け、自動チェックを行うことをお勧めします。 このソフトウェアがすべての障害を訂正しなくても、それはあなたを助けることができます。 また、プロの修正ソフトウェアに投資することもできます。

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4-メールに署名する

プロの電子メールに署名を追加することは非常に重要です。 プロの署名を書くには、上記の規則に従わなければなりません。

あなたの機能に関連する様々な情報に言及することによって、あなたの会社は...あなたの受取人は、彼が相手を誰であるかをすぐに理解するでしょう。

5-メールをカスタマイズする

一般的であれば、メールは読みにくくなります。 受信者は、メールが彼に宛てられたものだと感じさせる必要があります。 したがって、オブジェクトをカスタマイズして、採用する数式を選択して電子メールを開始する必要があります。

グループメールの場合は、受信者の特性、好み、興味、場所に応じて異なるリストを作成することが重要です。 受信者を細分化することで、メールの開封率を上げることができます。

6 - メールを開きたい

プロのメールを書くときは、いつでも受信者にメールを開かせなければなりません。 一般に、オブジェクトは、電子メールを開いて読むために、コレスポンデントをプッシュする最初の要素です。 だからあなたはあなたの目的をより重視し、癒し、できるだけ魅力的にする必要があります。

同じ意味で、あなたの電子メールの最初の2つの文章は、受信者が読み続けることを望みます。 電子メールの始めに最も重要な情報を引用し、あなたの特派員の好奇心を誘発することをお勧めします。

7-詐欺的なオブジェクトを避ける

電子メールの開封率を上げるために誤解を招くようなオブジェクトを使用しないでください。

あなたの電子メールはあなたのイメージ(またはあなたの会社のイメージ)を伝えることを知るべきです。したがって、挑発的で誤解を招くようなオブジェクトを避けることは非常に重要です。 オブジェクトは、電子メールの内容に準拠している必要があります。

8 - 読者の場所に身を置く

共感は考慮に入れるべき非常に重要な要素です。 メールの件名を適切に記述して魅力的にするには、受信者の代わりに自分自身を配置する必要があります。 あなたはあなた自身をあなたの通信員の立場に置き、彼が彼自身に尋ねることができる一連の質問をリストしなければなりません。 あなたがあなたの電子メールのタイトルを適応させることができるのは応答からです。

9 - プロのメールアドレスを使用する

Loverygirl @…やgentleman @…などの個人アドレスは絶対に禁止されています。 専門家関係の文脈では、このタイプの電子メールアドレスを使用して対話者に対応することはありません。

プロの電子メールアドレス、または少なくともあなたの名前と姓の個人アドレスを使用することをお勧めします。

プロフェッショナルな電子メールには、非常に良いコミュニケーション、正確な語彙、簡潔なテキスト、明確な要求と不可解なスペルが必要です。 ちょうど引用したルール、ヒント、アドバイスを採用することで、魅力的な電子メールを書くことができます。