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電子メールを処理するための明確なルーチンがない場合、それらはすぐに無駄な時間の原因になる可能性があります。 一方、数十通の未読メールに圧倒されないように、組織レベルで必要なことを行う場合。 そうすれば、あなたはあなたの心を逃した可能性から解放することができます mail 重要。 この記事では、いくつかの実証済みのプラクティスがリストされています。 それらを採用することで、間違いなくメールボックスをより静かに管理できるようになります。

専用のフォルダーまたはサブフォルダー内の電子メールを自動または手動で分類します。

 

これは、重要度の高い順にメールをすばやくソートできる方法のタイプです。 メールをテーマ別、件名別、締め切り別に分類できます。 重要なことは、すべてを活用することです 機能 完全に機能する方法でメールを管理するためのメールボックスの。 自分に合った編成モードに従って、フォルダとサブフォルダを含むディレクトリを作成したら。 各メッセージは、デスク上の各紙のファイルと同様に、メールボックスに配置されます。 したがって、メールを処理する時間が経過すると、残りの作業に100%集中できます。

メールの処理に特定の時間を計画する

 

もちろん、応答性を維持し、あなたからの即時の応答を待つメッセージを処理できる必要があります。 残りの部分では、最も関連性のある瞬間を計画し、一貫した方法でメールを処理します。 作業の処理に必要なすべての要素を準備することから始めます。 用紙ファイル、ホッチキス、プリンターなど、すべてが最大の集中力を発揮するために便利でなければなりません。 いつ選択しても。 メールボックスが郵便仕分けセンターのように整理されたので、効率的かつ迅速にメールを落ち着いて処理することができます。

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不要なニュースレターをすべて削除してメールボックスをきれいにします

 

あなたのメールボックスは、興味のないニュースレターや広告によって常に寄生されていますか? 他の何よりもスパムのように見えるこれらすべてのニュースレターをメールボックスから取り除くように注意してください。 これらすべてのメーリングリストから体系的に購読を解除する必要があります。これらのメーリングリストは、具体的なものは何ももたらさず、すぐに侵略的になります。 次のようなツールを使用できます Cleanfox アンロールミー 数回のクリックで必要なことを行います。 朝を迎えずに、このタイプのソリューションは、すべてのこのデジタル汚染を終わらせるのに非常に役立ちます。 数千の電子メールを比較的迅速に処理できます。

自動応答を設定する

 

あなたはすぐに長い間休暇を取ります。 見落とされないように、メールボックスの自動返信を有効にしました。 これは重要なことで、メールで専門的にやり取りするすべての人に不在を知らせることができます。 これらのメッセージは未回答のままであるため、顧客またはサプライヤが忍耐力を失うと、多くの誤解が生じる可能性があります。 これは、休暇中に自動的に送信される短いメッセージで簡単に回避できます。 休暇からの帰国日と、必要に応じて同僚のメールアドレスを指定するだけです。

コピーで送信するメールの数を抑える

 

カーボンコピー(CC)およびインビジブルカーボンコピー(CCI)で送信された電子メールを体系的に使用すると、無限の交換をすばやく生成できます。 情報を求めるメッセージのみを受け取ることになっていた人々は、明確化が必要になりました。 他の人は、なぜこのメッセージを受け取ったのか疑問に思い、それを時間の無駄だと正しく認識しています。 誰かをループに入れることを選択するときは、選択が本当に関連していることを確認してください。 何らかの方法で誰かに送信されるメッセージは避けてください。

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メールには法的価値があることを忘れないでください

 

すべての電子メールを可能な限り保管しておくと、それらは特に産業裁判所に対して証明の力を持ちます。 手書きで書いた手紙と同じ法的価値があることが証明された場合の電子メッセージ。 ただし、簡単なメッセージでも注意してください 考えずに送った 同僚やクライアントに深刻な結果をもたらす可能性があります。 顧客が証明した場合、メールにはサポートが含まれており、配信やその他の面でのコミットメントを尊重していないことがわかります。 あなたはあなたのビジネスとあなた自身のために結果に耐えなければなりません。 産業法廷のような商業紛争では、証拠は「無料」であると言われています。 つまり、判断するのは裁判官であり、メールをゴミ箱に入れるよりも慎重に分類した方がよいということです。