Esminė bendravimo svarba
Įvairiose profesinėse aplinkose negalima nuvertinti kiekvienos detalės svarbos. Taigi kiekviena sąveika tampa vertinga galimybe išsiskirti. Turint tai omenyje, bendravimo menas įsitvirtina kaip pagrindinis ramstis. Šis įgūdis yra būtinas ypač tiems, kurie užkulisiuose organizuoja sėkmę, pavyzdžiui, vadovų padėjėjams. Jie ne tik užtikrina sklandų kasdienių užduočių valdymą, bet ir profesinių ryšių stiprinimą, įkūnijantį meistriškumą kiekvienuose mainuose. Todėl labai svarbu, kad jų žinutė ne biure atspindėtų įsipareigojimą kokybiškai bendrauti, taip pabrėžiant jų neklystantį profesionalumą.
Pagrindinis vykdomųjų padėjėjų vaidmuo
Vykdomieji padėjėjai, be jų, kaip organizatorių ar planuotojų, vaidmens, save laiko pulsuojančia organizacijos širdimi. Jie garantuoja veiklos tęstinumą, todėl jų buvimas yra būtinas. Kai jų nėra, net trumpam, jaučiama tuštuma, kurią jaučia tie, kurie tikisi jų nuolatiniu palaikymu. Taigi gyvybiškai svarbu sukurti pranešimą apie nebuvimą, kuris, nors ir informuos, nuramina ir palaiko laukiamą kompetencijos standartą. Šioje kruopščiai apgalvotoje žinutėje turi būti aiškiai nurodyta neatvykimo trukmė ir pasiūlyti sprendimai dėl skubių prašymų. Taigi tai išreiškia gilų įsipareigojimą atskaitomybei ir kruopščiam organizavimui, užtikrinančiam sklandų tęstinumą.
Apgalvoto nebuvimo pranešimo kūrimas
Svarbus žingsnis yra paskirti patikimą asmenį, kad būtų užtikrintas tęstinumas, kai asistento nėra. Kontaktinių duomenų perdavimas turi būti aiškus ir tikslus, taip palengvinant bendravimą šiuo laikotarpiu. Be to, žinutėje pridėjus padėkos užrašą, suteikiamas asmeninis ir šiltas prisilietimas, sustiprinamas profesinis ryšys ir patvirtinamas įsipareigojimas grįžus aktyviai tęsti pareigas. Šiomis kruopščiai parinktomis detalėmis vadovo padėjėjas demonstruoja savo atsidavimą bendravimo tobulumui, palikdamas ilgalaikį kompetencijos ir apgalvoto įspūdį net jam nesant.
Nebuvimo pranešimo šablonas Vykdomoji asistentė
Sveiki,
Aš atostogauju nuo [pradžios data] iki [pabaigos data] – laikotarpis, per kurį būsiu visiškai atjungtas, kad galėčiau visiškai įkrauti baterijas. Šio nebuvimo metu [Kolegos vardas], [Pareigos] užtikrins svarbių užduočių tęstinumą ir bus pasiekiamas iškilus bet kokiems klausimams ar neatidėliotiniems poreikiams. Su juo galite susisiekti [email/phone]. Jis/ji mielai jums padės.
Iš anksto dėkojame už supratingumą. Entuziazmas grįžti į savo projektus ir įnešti grįžimo dinamiškumo jau mane motyvuoja.
Pagarbiai,
[Tavo vardas]
Vykdomosios asistentas
[Įmonės logotipas]
