Paštas ar paštas: kam teikti pirmenybę?
Laiško ar pašto adresavimas korespondentui yra labai paplitusi praktika. Net jei šiandien yra galimybė rekomenduoti paštą, aišku, kad paštas garantuoja didesnį pranešimų perdavimo greitį. Tačiau profesiniame kontekste pasitaiko atvejų, kai el. pašto naudojimas yra naudingesnis nei laiškas. Be to, nereikėtų pamiršti tinkamo mandagių formulių naudojimo. Paštas ar paštas: kurioms reiktų teikti pirmenybę ir kokios mandagumo formulės tinka tam tikromis aplinkybėmis?
Kada siųsti laiškus?
Patartina siųsti laiškus tam tikruose specifiniuose kontekstuose. Kartais tai reikalauja įstatymas.
Darbo pasaulyje įprasta išsiųsti atsistatydinimo laišką, iškviesti į pokalbį dėl atleidimo arba nutraukti bandomąjį laikotarpį, įforminant prašymą ar sprendimą raštu.
Kalbant apie kliento ir tiekėjo santykius, tarp aplinkybių, kai reikia nurodyti laiško adresą, oficialų pranešimą apie neapmokėtą sąskaitą faktūrą, atsiprašymus po gaminio su trūkumais pristatymo arba oficialaus pranešimo apie nekokybišką prekę galime paminėti užsakymo pristatymą. .
Kada norėtumėte siųsti profesionalų el. laišką?
Praktiškai laiško siuntimas atitinka kasdienius mainus, vykstančius profesiniame kontekste. Taip atsitinka, kai reikia išsiųsti pasiūlymą potencialiam klientui, atnaujinti klientą dėl pradelstos sąskaitos faktūros arba siųsti dokumentus kolegai.
Tačiau vienas dalykas yra žinoti, kada naudoti profesionalų el. paštą, o kitas – tinkamai naudoti mandagius posakius.
Kokia tolesnio el. laiško struktūra?
Kliento tolesnis el. laiškas paprastai susideda iš 7 dalių. Tarp jų galime paminėti:
- Suasmeninta mandagumo formulė
- Kablys
- Kontekstas
- Projektas
- Raginimas veikti
- Perėjimas
- Paskutinė mandagumo frazė
Dėl mandagios formulės el. laiško pradžioje rekomenduojama ją suasmeninti. Pavyzdžiui, galite pasakyti: „Sveiki + Pavardė / Vardas“.
Kalbant apie paskutinę mandagumo formulę, galite naudoti šią formulę: „Laukiant jūsų sugrįžimo, linkiu jums gražios dienos pabaigos ir, žinoma, išlikti pasiekiamas“. Ši mandagi formulė tinka klientui, su kuriuo palaikote plačius verslo santykius, arba klientui, kurį ypač pažįstate.
Kalbant apie klientą, su kuriuo nesate užmezgę kasdienių santykių, el. laiško pradžioje mandagumo formulė turėtų būti tokia: „Ponas ...“ arba „Ponia...“. Kalbant apie mandagią formulę el. laiško pabaigoje, galite naudoti formulę „Laukdami, kad sugrįšite, priimkite mano geriausių jausmų patikinimą“.
Norint perduoti kainas klientui, struktūra yra beveik tokia pati. Tačiau siųsti dokumentus kolegai niekas netrukdo pasisveikinti. Laiško pabaigoje taip pat rekomenduojami mandagūs posakiai, pvz., „Pagarbiai“ arba „Pagarbiai“.
