Efektyvus organizavimas naudojant „Gmail“ aplankus

Labai svarbu efektyviai valdyti el. laiškus, ypač a profesinę aplinką kur kiekviena minutė svarbi. „Gmail“, kaip pirmaujanti komunikacijos priemonė profesionaliame pasaulyje, siūlo išplėstines funkcijas, padedančias vartotojams tvarkyti el. laiškus geriausiu būdu. Vienas iš pirmųjų žingsnių siekiant efektyvaus organizavimo yra aplankų naudojimas.

Skirtingai nuo kitų el. pašto paslaugų, „Gmail“ iš tikrųjų nevartoja termino „aplankai“. Vietoj to jis siūlo „etiketes“. Tačiau funkcionalumas yra panašus. Etiketės leidžia suskirstyti el. laiškus į kategorijas, panašiai kaip įdėjus juos į atskirus aplankus. Tai paprastas ir efektyvus būdas atskirti darbo el. laiškus nuo asmeninių el. laiškų arba atskirti projektus ar temas.

Etiketės kūrimas yra vaikų žaidimas. Kairiojoje „Gmail“ sąsajos srityje tiesiog spustelėkite „Daugiau“, tada „Sukurti naują etiketę“. Pavadinkite jį pagal savo poreikius ir galia! Dabar galite vilkti el. laiškus į šį „aplanką“ arba nustatyti filtrus, kad tam tikri el. laiškai būtų automatiškai nukreipti ten.

Protingas etikečių naudojimas gali paversti gautuosius į organizuotą darbo sritį, kurioje kiekvienas el. laiškas turi savo vietą. Tai ne tik sumažina stresą matant netvarkingą gautų laiškų dėžutę, bet ir palengvina svarbios informacijos paiešką bei atkūrimą.

Padidinkite efektyvumą naudodami „Gmail“ etiketes

Be etikečių, „Gmail“ siūlo dar vieną galingą el. laiškų tvarkymo funkciją: etiketes. Nors etiketės panašios į etiketes, jos suteikia papildomo lankstumo, nes leidžia el. laiške turėti kelias etiketes. Pagalvokite apie tai kaip apie žymėjimo sistemą, kurioje kiekvienas el. laiškas gali būti susietas su keliomis temomis ar kategorijomis.

Etiketės ypač naudingos profesiniame kontekste. Pavyzdžiui, el. laiškas dėl konkretaus projekto taip pat gali būti pažymėtas kaip „Skubus“ arba „Peržiūra“. Tai padeda nustatyti prioritetus ir rūšiuoti el. laiškus pagal jų tinkamumą ir svarbą.

Norėdami pridėti etiketę prie el. laiško, tiesiog pasirinkite ją ir spustelėkite etiketės piktogramą puslapio viršuje. Tada galite pasirinkti iš esamų etikečių arba sukurti naują. Pažymėti el. laiškai bus matomi pagrindiniame gautuosiuose, bet juos taip pat galima peržiūrėti spustelėjus konkrečią etiketę kairiojoje srityje.

Etikečių pranašumas yra galimybė pateikti aiškią el. laiškų apžvalgą. Vos keliais paspaudimais galite pamatyti visus el. laiškus, susijusius su konkrečiu projektu, komanda ar tema. Profesionaliame pasaulyje, kuriame informacija yra karaliaus, „Gmail“ etiketės yra vertingas turtas, padedantis išlaikyti tvarką ir efektyvumą.

Optimizuokite gautuosius naudodami „Gmail“ skirtukus

„Gmail“ skirtukai yra naujovė, pakeitusi mūsų sąveiką su gautaisiais. Vietoj vieno el. pašto sąrašo, Gmail dabar padalija gautuosius į kelis skirtukus, pvz., „Pagrindinis“, „Reklamos“, „Socialiniai tinklai“ ir „Atnaujinimai“. Šis skirstymas padeda atskirti svarbius el. laiškus nuo žemesnio prioriteto pranešimų.

Profesiniame kontekste ši funkcija yra būtina. Klientų, kolegų ar vadovų el. laiškai patenka į skirtuką „Pagrindinis“, užtikrinant, kad jie nepakęstų mažiau svarbių pranešimų jūroje. Tai leidžia greitai reaguoti į skubius el. laiškus ir efektyviai valdyti prioritetus.

Jei reguliariai gaunate naujienlaiškius ar ataskaitas, jie gali būti automatiškai nukreipti į skirtuką „Atnaujinimai“. Taip pat pranešimai iš profesionalių socialinių tinklų, tokių kaip LinkedIn, gali būti nukreipti į skirtuką „Socialiniai tinklai“. Šioje organizacijoje jūsų pagrindiniai gautieji yra švarūs.

Taip pat galima pritaikyti šiuos skirtukus pagal savo poreikius. Jei el. laiškas neteisingai klasifikuojamas, galite nuvilkti jį į atitinkamą skirtuką. Laikui bėgant „Gmail“ išmoks jūsų nuostatas ir automatiškai atitinkamai klasifikuos el. laiškus.

Apibendrinant galima pasakyti, kad „Gmail“ skirtukai yra galingas įrankis tvarkyti ir tvarkyti jūsų verslo el. Jie užtikrina, kad svarbiausia informacija niekada neprarastų triukšmo, ir leidžia dirbti struktūriškiau ir efektyviau.