Nustatykite standartinį modelį, pritaikytą jūsų tikslui

Versle naudojami įvairūs standartiniai el. pašto ataskaitų šablonai. Norint aiškiai ir efektyviai perteikti pranešimą, labai svarbu pasirinkti tinkamą formatą pagal ataskaitos tikslą.

Reguliariai stebėjimo ataskaitai, pvz., savaitinei ar mėnesinei ataskaitai, pasirinkite lentelės struktūrą su pagrindiniais skaičiais (pardavimas, gamyba ir kt.).

Biudžeto ar išteklių užklausai parašykite failą, suskirstytą į dalis, su įvadu, išsamiais poreikiais, argumentais ir išvada.

Krizinėje situacijoje, kuriai reikia skubios reakcijos, lažinkitės dėl tiesioginio ir galingo stiliaus, keliais šokiruojančiais sakiniais išvardydami problemas, pasekmes ir veiksmus.

Nepriklausomai nuo modelio, pasirūpinkite formatavimu naudodami tarpraščius, ženklelius, lenteles, kad būtų lengviau skaityti. Toliau pateikti konkretūs pavyzdžiai padės pasirinkti geriausią kiekvienos situacijos formatą profesionalioms ir veiksmingoms el. pašto ataskaitoms.

Reguliari stebėsenos ataskaita lentelių pavidalu

Reguliarioje stebėsenos ataskaitoje, pavyzdžiui, kas mėnesį ar kas savaitę, reikalinga aiški ir sintetinė struktūra, kurioje būtų paryškinti pagrindiniai duomenys.

Formatas lentelėse leidžia sistemingai ir per kelias sekundes pateikti svarbius rodiklius (pardavimą, gamybą, konversijų rodiklį ir kt.).

Tiksliai pavadinkite lenteles, pavyzdžiui, „Pardavimo internetu raida (mėnesio apyvarta 2022 m.)“. Nepamirškite paminėti vienetų.

Norėdami sustiprinti pranešimą, galite įtraukti vaizdinius elementus, pvz., grafiką. Įsitikinkite, kad duomenys teisingi, o skaičiavimai teisingi.

Prie kiekvienos lentelės ar grafiko pateikite trumpą 2–3 sakinių komentarą, kuriame analizuojamos pagrindinės tendencijos ir išvados.

Lentelės formatas leidžia gavėjui lengvai greitai perskaityti svarbiausius dalykus. Tai idealiai tinka reguliarioms stebėjimo ataskaitoms, kuriose reikia pateikti pagrindinių duomenų santrauką.

Įtakingas el. laiškas krizės atveju

Esant kritinei situacijai, kai reikia greitai reaguoti, rinkitės trumpų, aštrių sakinių formą.

Praneškite apie problemą iš pat pradžių: „Mūsų serveris neveikia po atakos, mes neprisijungę“. Tada detalizuokite poveikį: prarastą apyvartą, paveiktus klientus ir pan.

Tada nurodykite veiksmus, kurių buvo imtasi siekiant sumažinti žalą, ir tuos, kurie turi būti nedelsiant įgyvendinti. Užbaikite neatidėliotinu klausimu ar užklausa: „Ar galime tikėtis papildomų išteklių, kad atkurtume paslaugą per 48 valandas?

Krizės metu svarbiausia greitai informuoti apie sunkumus, pasekmes ir atsakymus keliais tiesioginiais sakiniais. Jūsų pranešimas turi būti trumpas ir mobilus. Įspūdingas stilius yra veiksmingiausias tokio tipo ataskaitoms el. paštu.

 

XNUMX pavyzdys: išsami mėnesinė pardavimo ataskaita

Ponia,

Žemiau rasite išsamią mūsų kovo mėnesio pardavimo ataskaitą:

  1. Pardavimas parduotuvėse

Pardavimai parduotuvėse nuo praėjusio mėnesio sumažėjo 5% iki 1 250 000 eurų. Štai evoliucija pagal skyrių:

  • Buitinė technika: apyvarta 550 000 €, stabilus
  • „Pasidaryk pats“ skyrius: apyvarta 350 000 EUR, sumažėjo 3 proc.
  • Sodo skyrius: apyvarta 300 000 €, sumažėjo 15 proc.
  • Virtuvės skyrius: apyvarta 50 000 €, 10 proc.

Sodų skyriaus nuosmukis paaiškinamas nepalankiais šio mėnesio orais. Atkreipkite dėmesį į viliojantį virtuvės skyriaus augimą.

  1. Pardavimas internetu

Pardavimai mūsų svetainėje yra stabilūs – 900 000 €. Mobiliųjų telefonų dalis išaugo iki 35 % pardavimų internetu. Dėl mūsų naujos pavasario kolekcijos baldų ir apdailos pardavimai smarkiai išaugo.

  1. Rinkodaros veiksmai

Mūsų el. pašto kampanija, skirta Močiučių dienai, sugeneravo papildomą 20 000 € apyvartą virtuvės skyriuje.

Pardavimus šiame segmente padidino ir mūsų veikla socialiniuose tinkluose, susijusiuose su interjero dizainu.

  1. Išvada

Nepaisant nedidelio parduotuvių skaičiaus sumažėjimo, mūsų pardavimai išlieka solidūs, o tai skatina elektroninė prekyba ir tikslinės rinkodaros operacijos. Turime ir toliau dėti pastangas dėl apdailos ir baldų, kad kompensuotume sezoninį sodo skyriaus nuosmukį.

Esu jūsų žinioje dėl bet kokio paaiškinimo.

Pagarbiai,

Jean Dupont Pardavėjo Rytų sektorius

Antras pavyzdys: papildomo biudžeto prašymas naujos produktų linijos pristatymui

 

Ponia generaline direktore,

Turiu garbę paprašyti jūsų papildomo biudžeto, nes 2024 m. birželio mėn. bus pristatytas naujas produktų asortimentas.

Šiuo strateginiu projektu siekiama išplėsti savo pasiūlą į klestintį ekologiškų produktų segmentą, kur paklausa auga 20% per metus, pasiūlant 15 papildomų nuorodų.

Norint garantuoti šio paleidimo sėkmę, būtina sutelkti papildomus išteklius. Štai mano skaitiniai pasiūlymai:

  1. Laikinas komandos pastiprinimas:
  • 2 nuolatinių kūrėjų įdarbinimas per 6 mėnesius, kad būtų užbaigta pakuotė ir techninė dokumentacija (kaina: 12000 XNUMX €)
  • Skaitmeninės rinkodaros agentūros parama 3 mėnesiams internetinei kampanijai (8000€)
  1. Reklamos kampanija :
  • Žiniasklaidos biudžetas mūsų leidiniams socialiniuose tinkluose remti (5000 €)
  • Laiškų kūrimas ir siuntimas: grafinis dizainas, siuntimo išlaidos 3 akcijoms (7000€)
  1. Vartotojų testai:
  • Vartotojų skydelių, skirtų atsiliepimams apie produktus rinkti, organizavimas (4000 €)

Iš viso tai yra 36 000 eurų, skirti žmogiškiesiems ir rinkodaros ištekliams, būtiniems sėkmingam strateginiam startui, panaudoti.

Esu pasirengęs tai aptarti kito susitikimo metu.

Laukiant jūsų grąžinimo,

Pagarbiai,

Jeanas Dupontas

Projekto vadovas

 

Trečias pavyzdys: Pardavimų skyriaus mėnesio veiklos ataskaita

 

Gerbiama ponia Durand,

Žemiau rasite mūsų pardavimo skyriaus kovo mėnesio veiklos ataskaitą:

  • Apsilankymai ieškodami klientų: mūsų pardavimo atstovai susisiekė su 25 potencialiais asmenimis, nurodytais mūsų klientų byloje. Buvo nustatyta 12 susitikimų.
  • Išsiųsti pasiūlymai: Išsiuntėme 10 komercinių pasiūlymų dėl pagrindinių mūsų katalogo produktų, iš kurių 3 jau buvo konvertuoti.
  • Prekybos parodos: Mūsų stendas Expopharm parodoje pritraukė apie 200 kontaktų. 15 iš jų pavertėme būsimais susitikimais.
  • Mokymai: mūsų naujoji bendradarbė Lena savaitę truko lauko mokymus su Marcu, kad susipažintų su mūsų produktais ir pardavimo pasiūlymais.
  • Tikslai: Mūsų komercinis tikslas – per mėnesį sudaryti 20 naujų sutarčių – pasiektas. Sugeneruota apyvarta siekia 30 000 eurų.

Mes ir toliau stengiamės kurti savo klientų sąrašą, nedvejodami atsiųskite man savo rekomendacijas.

Pagarbiai,

Jean Dupont pardavimų vadovas

 

Ketvirtas pavyzdys: Išsami savaitės veiklos ataskaita – Prekybos centro kepyklėlė

 

Mieli kolegos,

Žemiau rasite išsamią mūsų kepyklos veiklos ataskaitą kovo 1-7 dienomis:

Gamyba :

  • Per dieną pagamindavome vidutiniškai 350 tradicinių batonų, iš viso 2100 per savaitę.
  • Dėl mūsų naujos orkaitės, kuri leidžia patenkinti augančią paklausą, bendras tūris padidėjo 5%.
  • Mūsų specialios duonos (kaimo, rupių miltų, javų) asortimento įvairinimas duoda vaisių. Šią savaitę iškepėme 750.

Pardavimai:

  • Bendra apyvarta 2500€, stabili, lyginant su praėjusia savaite.
  • Vienos pyragaičiai išlieka geriausiai parduodami (680 eurų), po to seka pietų formelės (550 eurų) ir tradicinė duona (430 eurų).
  • Sekmadienio ryto išpardavimai buvo ypač dideli (apyvarta 1200 eurų) dėl specialaus priešpiečių pasiūlymo.

Tiekimas:

  • 50 kg miltų ir 25 kg sviesto priėmimas. Atsargų yra pakankamai.
  • Galvoju apie kiaušinių ir mielių užsakymą kitai savaitei.

darbuotojai:

  • Julie kitą savaitę atostogaus, aš pertvarkysiu grafikus.
  • Ačiū Bastienei, kuri parduoda viršvalandžius.

problemos:

  • Antradienio rytą sugedo monetos mechanizmas, dieną suremontavo elektrikas.

Pagarbiai,

Jean Dupont vadovas

 

Penktas pavyzdys: neatidėliotina problema – apskaitos programinės įrangos gedimas

 

Sveiki visi,

Šįryt mūsų apskaitos programinė įranga turi klaidų, neleidžiančių įvesti sąskaitų faktūrų ir stebėti didžiąją knygą.

Mūsų IT paslaugų teikėjas, su kuriuo susisiekiau, patvirtina, kad kyla klausimas dėl naujausio atnaujinimo. Jie dirba su pataisymu.

Tuo tarpu mums neįmanoma fiksuoti operacijų, sutrinka grynųjų pinigų stebėjimas. Rizikuojame labai greitai atsilikti.

Norėdami laikinai išspręsti problemą:

  • Užsirašykite savo sąskaitas faktūras/išlaidas į avarinį excel failą, kurį aš paimsiu
  • Jei turite klausimų, skambinkite man ir patvirtinkite paskyras gyvai
  • Aš stengiuosi jus informuoti apie pažangą.

Mūsų paslaugų teikėjas yra visiškai mobilizuotas ir tikisi išspręsti šią problemą per 48 valandas. Žinau, kad šis gedimas yra blogas, dėkojame už supratingumą. Praneškite man apie bet kokias skubias problemas.

Pagarbiai,

Jean Dupont buhalteris