Il existe de nombreuses occasions durant lesquelles votre société sera amenée à adresser une lettre de réclamation, que ce soit dans le cadre de factures impayées, d’une demande d’indemnisation ou de remboursement pour un produit non conforme auprès d’un fournisseur, etc. Dans cet article, nous vous fournissons les deux modèles d’emails de réclamation les plus courants.
Modèle d’email pour réclamer le paiement d’une facture
La réclamation de factures impayées est le type de réclamation le plus courant au sein des entreprises. Ce type d’email doit être très précis et assez contextualisé pour que l’interlocuteur comprenne tout de suite de quoi il s’agit – cela évitera les allers-retours, surtout avec les interlocuteurs qui essayent de repousser la date de paiement !
Si l’email de réclamation est le premier rappel envoyé, il s’agit d’une mise en demeure. Il s’inscrit donc dans un cadre légal et doit être bien soigné au cas où l’affaire devrait aller plus loin, car il pourra servir de preuve.
Voici un modèle d’email pour la réclamation d’une facture impayée :
Objet : Mise en demeure pour facture échue
Madame/Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, nous n’avons pas reçu le paiement de votre facture datée du [date], d’un montant de [somme due], et arrivée à échéance le [date d’échéance].
Nous vous prions de bien vouloir procéder au règlement de cette facture dans les meilleurs délais, ainsi que des indemnités de retard. Veuillez trouver ci-joint la facture en question, majorée des indemnités de retard calculées conformément à l’article L.441-6 de la loi N° 2008-776 du 4 août 2008.
Dans l’attente de votre régularisation, nous restons à votre disposition pour toute question concernant cette facture.
Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’expression de nos sincères salutations,
[Signature] »
Modèle d’email pour réclamer une indemnisation ou un remboursement
Il est courant qu’une entreprise doive réclamer une indemnisation ou un remboursement, que ce soit auprès de son fournisseur ou d’un partenaire externe. Les causes sont multiples : un retard de transport dans le cadre d’un voyage d’affaires, un produit non conforme ou arrivé en mauvais état, un sinistre ou tout autre préjudice peuvent justifier d’écrire un tel email.
Quelle que soit la source du problème, la structure de l’email de réclamation sera toujours la même. Commencez par exposer le problème et la nature du préjudice, avant d’introduire votre réclamation. N’hésitez pas à citer une disposition légale pour appuyer votre demande.
Nous vous proposons un modèle d’email de réclamation adressé à un fournisseur dans le cas d’un produit non conforme dans ses dimensions.
Objet : Demande de remboursement pour produit non conforme
Madame/Monsieur,
Dans le cadre du contrat [désignation ou numéro du contrat] liant votre entreprise à la nôtre, nous avons commandé [quantité + nom du produit] à date du [date], pour un montant total de [montant de la commande].
Nous avons reçu les produits le [date de réception]. Cependant, il n’est pas conforme à la description de votre catalogue. En effet, les dimensions indiquées sur votre catalogue sont de [dimensions], tandis que le produit reçu mesure [dimensions]. Veuillez trouver ci-joint une photo attestant de la non-conformité du produit livré.
Au titre de l’article 211-4 du Code de la consommation, indiquant que vous êtes tenus de livrer un produit conforme au contrat de vente, je vous prie de bien vouloir nous rembourser ce produit à hauteur de [montant].
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
[Signature]
