सरासरी फ्रेंच कर्मचारी आठवड्यातील सुमारे एक चतुर्थांश दिवस ते दररोज पाठवलेल्या आणि प्राप्त केलेल्या शेकडो ईमेल्समध्ये घालवतात.
तथापि, आम्ही आमच्या वेळेचा एक चांगला भाग आमच्या मेलबॉक्समध्ये अडकलो आहोत हे असूनही, आपल्यातील बर्‍याच जणांना, अगदी व्यावसायिकांना अद्याप हे कसे वापरावे हे माहित नाही ईमेल योग्यरित्या.
खरं तर, आम्ही दररोज वाचतो आणि वाचतो त्या संदेशांची संख्या दिली जाते, तेव्हा आम्हाला गंभीर कारणे होऊ शकतात ज्यामुळे गंभीर व्यावसायिक परिणाम होऊ शकतात.
या लेखात, आम्ही जाणून घेण्यासाठी सर्वात आवश्यक "सायबरकोर्ट" नियम परिभाषित केले आहेत.
स्पष्ट आणि थेट विषय ओळ समाविष्ट करा
चांगल्या विषयाच्या उदाहरणांमध्ये “बदललेली मीटिंगची तारीख”, “तुमच्या सादरीकरणाबद्दल त्वरित प्रश्न” किंवा “प्रस्तावासाठी सूचना” यांचा समावेश होतो.
लोक बर्‍याचदा विषय ओळीवर आधारित ईमेल उघडण्याचे ठरवतात, एक निवडा जे वाचकांना कळू देते की तुम्ही त्यांच्या समस्या किंवा कामाच्या समस्यांचे निराकरण करत आहात.
एक व्यावसायिक ईमेल पत्ता वापरा
तुम्ही कंपनीसाठी काम करत असल्यास, तुम्ही तुमच्या कंपनीचा ईमेल पत्ता वापरणे आवश्यक आहे. परंतु जर तुम्ही वैयक्तिक ईमेल खाते वापरत असाल, तुम्ही स्वयंरोजगार असलात किंवा व्यावसायिक पत्रव्यवहारासाठी ते अधूनमधून वापरायला आवडत असाल, तर हा पत्ता निवडताना तुम्ही सावधगिरी बाळगली पाहिजे.
तुमच्याकडे नेहमी एक ईमेल पत्ता असावा ज्यावर तुमचे नाव असेल जेणेकरून प्राप्तकर्त्याला नक्की कळेल की ईमेल कोण पाठवत आहे. कामासाठी योग्य नसलेला ईमेल पत्ता कधीही वापरू नका.
"सर्वांना प्रत्युत्तर द्या" क्लिक करण्यापूर्वी दोनदा विचार करा
कोणाला 20 लोकांचे ईमेल वाचायचे नाहीत ज्यांचा त्यांच्याशी काहीही संबंध नाही. ईमेलकडे दुर्लक्ष करणे कठीण होऊ शकते, कारण अनेक लोकांना त्यांच्या स्मार्टफोनवर नवीन संदेशांची सूचना मिळते किंवा त्यांच्या संगणकाच्या स्क्रीनवर पॉप-अप संदेश विचलित होतात. "सर्वांना प्रत्युत्तर द्या" वर क्लिक करण्यापासून परावृत्त करा जोपर्यंत तुम्हाला वाटत नाही की सूचीतील प्रत्येकाला ईमेल प्राप्त झाला पाहिजे.
स्वाक्षरी ब्लॉक समाविष्ट करा
तुमच्या वाचकाला तुमच्याबद्दल माहिती द्या. सामान्यतः, फोन नंबरसह तुमचे पूर्ण नाव, शीर्षक, कंपनीचे नाव आणि संपर्क माहिती समाविष्ट करा. तुम्ही स्वतःसाठी थोडी जाहिरात देखील जोडू शकता, परंतु म्हणी किंवा उदाहरणे देऊन जास्त प्रमाणात जाऊ नका.
उर्वरित ईमेल प्रमाणेच फॉन्ट, आकार आणि रंग वापरा.
व्यावसायिक शुभेच्छा वापरा
“हॅलो”, “हाय!” सारखे प्रासंगिक, बोलचालचे अभिव्यक्ती वापरू नका. किंवा "तुम्ही कसे आहात?".
आमच्या लिखाणातील सुखावह स्वभावामुळे ईमेलमधील शुभेच्छा प्रभावित होणार नाहीत. "हाय!" ही एक अत्यंत अनौपचारिक शुभेच्छा आहे आणि सामान्यतः, ती एखाद्या कामाच्या परिस्थितीत वापरली जाऊ नये. त्याऐवजी "हॅलो" किंवा "शुभ संध्याकाळ" वापरा.
उद्गारवाचक बिंदू जपून वापरा
तुम्ही उद्गारवाचक चिन्ह वापरणे निवडल्यास, तुमचा उत्साह व्यक्त करण्यासाठी फक्त एक वापरा.
लोक कधीकधी वाहून जातात आणि त्यांच्या वाक्याच्या शेवटी अनेक उद्गारवाचक बिंदू ठेवतात. परिणाम खूप भावनिक किंवा अपरिपक्व वाटू शकतो, उद्गारवाचक बिंदू लिखित स्वरूपात संयमाने वापरावेत.
विनोदाने सावधगिरी बाळगा
योग्य टोन आणि चेहर्यावरील हावभावांशिवाय अनुवादामध्ये विनोद सहजपणे गमावला जाऊ शकतो. व्यावसायिक संभाषणात, जोपर्यंत तुम्ही प्राप्तकर्त्याला चांगले ओळखत नाही तोपर्यंत विनोद ईमेलमधून सर्वोत्तम सोडला जातो. तसेच, एखादी गोष्ट तुम्हाला मजेदार वाटते ती इतर कोणासाठीही असू शकत नाही.
हे जाणून घ्या की वेगवेगळ्या संस्कृतीतील लोक वेगळ्या पद्धतीने बोलतात आणि लिहितात
सांस्कृतिक फरकांमुळे गैरसंवाद सहजपणे उद्भवू शकतो, विशेषत: लिखित स्वरूपात जेव्हा आपण एकमेकांची देहबोली पाहू शकत नाही. तुमचा संदेश प्राप्तकर्त्याच्या सांस्कृतिक पार्श्वभूमीशी किंवा ज्ञानाच्या पातळीशी जुळवून घ्या.
हे लक्षात ठेवणे चांगले आहे की अत्यंत संदर्भित संस्कृती (जपानी, अरबी किंवा चीनी) आपल्याबरोबर व्यवसाय करण्यापूर्वी आपल्याला जाणून घेऊ इच्छित आहेत. परिणामी, या देशांतील कर्मचार्यांसाठी त्यांच्या लिखाणात अधिक वैयक्तिक असणे सामान्य असू शकते. दुसरीकडे पाहता, कमी संदर्भित संस्कृती (जर्मन, अमेरिकन किंवा स्कॅन्डिनेव्हियन) लोक अगदी वेगाने जाणे पसंत करतात.
ईमेल तुमच्यासाठी हेतू नसला तरीही तुमच्या ईमेलला प्रतिसाद द्या
तुम्हाला पाठवलेल्या सर्व ईमेलला उत्तर देणे अवघड आहे, पण तुम्ही प्रयत्न करावेत. यामध्ये तुम्हाला ईमेल चुकून पाठवल्या गेलेल्या प्रकरणांचा समावेश आहे, विशेषतः जर प्रेषक प्रतिसादाची अपेक्षा करत असेल. उत्तर आवश्यक नाही, परंतु चांगले ईमेल शिष्टाचार आहे, विशेषत: जर ती व्यक्ती तुमच्यासारख्याच कंपनीत किंवा उद्योगात काम करत असेल.
येथे प्रतिसादाचे एक उदाहरण आहे: “मला माहित आहे की तुम्ही खूप व्यस्त आहात, परंतु मला असे वाटत नाही की तुम्ही मला हा ईमेल पाठवू इच्छित आहात. आणि मला तुम्हाला कळवायचे आहे जेणेकरून तुम्ही ते योग्य व्यक्तीकडे पाठवू शकाल. »
प्रत्येक संदेशाचे पुनरावलोकन करा
तुझी चूक तुमच्या ई-मेलच्या प्राप्तकर्त्यांकडे लक्ष दिले जाणार नाही. आणि, प्राप्तकर्त्यावर अवलंबून, असे केल्याबद्दल तुमचा न्याय केला जाऊ शकतो.
स्पेल चेकर्सवर अवलंबून राहू नका. तुमचा मेल पाठवण्यापूर्वी, शक्यतो मोठ्याने, अनेक वेळा वाचा आणि पुन्हा वाचा.
शेवटचा ईमेल पत्ता जोडा
तुम्ही संदेश लिहिणे आणि दुरुस्त करणे पूर्ण करण्यापूर्वी चुकून ईमेल पाठवणे टाळा. संदेशाला प्रत्युत्तर देताना देखील, प्राप्तकर्त्याचा पत्ता काढून टाकणे आणि संदेश पाठवण्यास तयार असल्याची खात्री असतानाच तो समाविष्ट करणे चांगली कल्पना आहे.
आपण योग्य प्राप्तकर्ता निवडला असल्याचे सत्यापित करा
ईमेलच्या "टू" ओळीवर तुमच्या अॅड्रेस बुकमधून नाव टाइप करताना तुम्हाला खूप काळजी घ्यावी लागेल. चुकीचे नाव निवडणे सोपे आहे, जे तुमच्यासाठी आणि चुकीने ईमेल प्राप्त करणाऱ्या व्यक्तीसाठी लाजिरवाणे असू शकते.
क्लासिक फॉन्ट वापरा
व्यावसायिक पत्रव्यवहारासाठी, नेहमी आपले फॉन्ट, रंग आणि मानक आकार ठेवा.
मुख्य नियम: इतर लोकांना वाचण्यासाठी आपले ईमेल सुलभ असावे.
साधारणपणे, 10 किंवा 12 पॉइंट प्रकार आणि एरियल, कॅलिब्री किंवा टाईम्स न्यू रोमन सारख्या वाचण्यास-सोप्या टाइपफेसचा वापर करणे चांगले. जेव्हा रंग येतो तेव्हा काळा हा सर्वात सुरक्षित पर्याय आहे.
आपल्या टोनवर लक्ष ठेवा
भाषांतरानुसार विनोद गमावल्याप्रमाणे आपला संदेश त्वरित चुकीचा अर्थ लावला जाऊ शकतो. लक्षात ठेवा की आपल्या मुलाखतीच्या आवाजातील संकेतांक आणि चेहर्याचे भाव त्यांच्याकडे एकाचवेळी चर्चा करणार नाहीत.
कोणत्याही गैरसमज टाळण्यासाठी, पाठवा क्लिक करण्यापूर्वी आपण आपला संदेश मोठ्याने वाचण्याची शिफारस केली जाते. जर आपल्यासाठी ते कठीण वाटत असेल तर वाचकांसाठी ते कठीण वाटेल.
सर्वोत्तम परिणामांसाठी, पूर्णपणे नकारात्मक शब्द वापरणे टाळा ("अपयश", "वाईट" किंवा "दुर्लक्षित") आणि नेहमी "कृपया" आणि "धन्यवाद" म्हणा.
