Kenal pasti model standard yang disesuaikan dengan objektif anda

Terdapat pelbagai templat laporan e-mel standard yang digunakan dalam perniagaan. Memilih format yang betul berdasarkan tujuan laporan anda adalah penting untuk menyampaikan mesej anda dengan jelas dan berkesan.

Untuk laporan pemantauan biasa seperti laporan mingguan atau bulanan, pilih struktur jadual dengan angka penting (jualan, pengeluaran, dll.).

Untuk permintaan belanjawan atau sumber, tulis fail berstruktur dalam bahagian dengan pengenalan, keperluan terperinci anda, hujah dan kesimpulan.

Dalam situasi krisis yang memerlukan reaksi segera, bertaruh pada gaya langsung dan berkuasa dengan menyenaraikan masalah, akibat dan tindakan dalam beberapa ayat yang mengejutkan.

Apa pun modelnya, jaga pemformatan dengan intertitle, peluru, jadual untuk memudahkan pembacaan. Contoh konkrit di bawah akan membantu anda memilih format terbaik untuk setiap situasi untuk laporan e-mel yang profesional dan berkesan.

Laporan pemantauan berkala dalam bentuk jadual

Laporan pemantauan biasa, contohnya bulanan atau mingguan, memerlukan struktur yang jelas dan sintetik yang menyerlahkan data utama.

Format dalam jadual memungkinkan untuk membentangkan penunjuk penting (jualan, pengeluaran, kadar penukaran, dll.) dengan cara yang teratur dan boleh dibaca, dalam beberapa saat.

Tajuk jadual anda dengan tepat, contohnya "Evolusi jualan dalam talian (perolehan bulanan 2022)". Ingat untuk menyebut unit.

Anda boleh memasukkan elemen visual seperti grafik untuk mengukuhkan mesej. Pastikan data betul dan pengiraan betul.

Iringi setiap jadual atau graf dengan ulasan ringkas yang menganalisis arah aliran dan kesimpulan utama, dalam 2-3 ayat.

Format jadual memudahkan penerima anda membaca perkara penting dengan cepat. Ia sesuai untuk laporan pemantauan biasa yang memerlukan pembentangan ringkasan data utama.

E-mel yang memberi kesan sekiranya berlaku krisis

Dalam situasi kecemasan yang memerlukan tindak balas pantas, pilih laporan dalam bentuk ayat yang pendek dan tajam.

Umumkan masalah dari awal: "Pelayan kami tidak berfungsi berikutan serangan, kami berada di luar talian". Kemudian perincikan kesan: kehilangan perolehan, pelanggan terjejas, dsb.

Kemudian senaraikan tindakan yang diambil untuk mengehadkan kerosakan, dan tindakan yang perlu dilaksanakan dengan segera. Tamatkan dengan soalan atau permintaan yang mendesak: "Bolehkah kami mengharapkan sumber tambahan untuk memulihkan perkhidmatan dalam masa 48 jam?"

Dalam krisis, kuncinya ialah memaklumkan dengan cepat tentang kesukaran, akibat dan jawapan dalam beberapa ayat langsung. Mesej anda mestilah ringkas dan menggerakkan. Gaya punchy paling berkesan untuk jenis laporan e-mel kecemasan ini.

 

Contoh XNUMX: Laporan Jualan Bulanan Terperinci

puan,

Sila dapatkan di bawah laporan terperinci jualan bulan Mac kami:

  1. Jualan dalam kedai

Jualan dalam kedai turun 5% dari bulan lepas kepada €1. Berikut ialah evolusi mengikut jabatan:

  • Perkakas rumah: perolehan €550, stabil
  • Jabatan DIY: perolehan sebanyak €350, turun 000%
  • Bahagian taman: perolehan €300, turun 000%
  • Jabatan dapur: perolehan sebanyak €50, naik 000%

Kemerosotan dalam jabatan taman dijelaskan oleh cuaca yang tidak baik bulan ini. Perhatikan pertumbuhan yang menggalakkan di bahagian dapur.

  1. Jualan dalam talian

Jualan di laman web kami adalah stabil pada €900. Bahagian mudah alih meningkat kepada 000% daripada jualan dalam talian. Jualan perabot dan hiasan meningkat dengan mendadak berkat koleksi Spring baharu kami.

  1. Tindakan pemasaran

Kempen e-mel kami untuk Hari Nenek menjana perolehan tambahan sebanyak €20 di bahagian dapur.

Operasi kami di rangkaian sosial sekitar reka bentuk dalaman juga meningkatkan jualan dalam segmen ini.

  1. Kesimpulan

Walaupun terdapat sedikit penurunan dalam kedai, jualan kami kekal kukuh, didorong oleh e-dagang dan operasi pemasaran yang disasarkan. Kita mesti meneruskan usaha kita pada hiasan dan perabot untuk mengimbangi penurunan bermusim di jabatan taman.

Saya sedia membantu anda untuk sebarang penjelasan.

Yang ikhlas,

Jean Dupont Seller Sektor Timur

Contoh kedua: Permintaan belanjawan tambahan untuk pelancaran barisan produk baharu

 

Puan Ketua Pengarah,

Saya berbesar hati untuk meminta belanjawan tambahan daripada anda sebagai sebahagian daripada pelancaran rangkaian produk baharu kami yang dijadualkan pada Jun 2024.

Projek strategik ini bertujuan untuk melanjutkan tawaran kami kepada segmen produk organik yang memberangsangkan, di mana permintaan meningkat sebanyak 20% setahun, dengan menawarkan 15 rujukan tambahan.

Untuk menjamin kejayaan pelancaran ini, adalah penting untuk menggerakkan sumber tambahan. Berikut ialah cadangan berangka saya:

  1. Pengukuhan sementara pasukan:
  • Pengambilan 2 pembangun sepenuh masa selama 6 bulan untuk memuktamadkan pembungkusan dan dokumentasi teknikal (kos: €12000)
  • Sokongan agensi pemasaran digital selama 3 bulan untuk kempen web (8000€)
  1. Kempen pemasaran :
  • Belanjawan media untuk menaja penerbitan kami di rangkaian sosial (5000€)
  • Penciptaan dan penghantaran e-mel: reka bentuk grafik, kos penghantaran untuk 3 kempen (7000€)
  1. Ujian pengguna:
  • Organisasi panel pengguna untuk mengumpul maklum balas tentang produk (4000€)

Itu adalah sejumlah €36 untuk menggunakan sumber manusia dan pemasaran yang diperlukan untuk kejayaan pelancaran strategik ini.

Saya bersedia untuk membincangkannya semasa mesyuarat seterusnya.

Menunggu kepulangan anda,

Regards,

John Dupont

Pengurus projek

 

Contoh ketiga: Laporan aktiviti bulanan jabatan jualan

 

Puan Durand yang dihormati,

Sila dapatkan di bawah laporan aktiviti jabatan jualan kami untuk bulan Mac:

  • Lawatan mencari prospek: Wakil jualan kami menghubungi 25 prospek yang dikenal pasti dalam fail pelanggan kami. 12 pelantikan telah ditetapkan.
  • Tawaran dihantar: Kami telah menghantar 10 tawaran komersial pada produk utama daripada katalog kami, 3 daripadanya telah ditukar.
  • Pameran perdagangan: Gerai kami di pameran Expopharm menarik kira-kira 200 kenalan. Kami telah menukar 15 daripada mereka kepada pelantikan masa hadapan.
  • Latihan: Kolaborator baharu kami Lena mengikuti latihan lapangan selama seminggu bersama Marc untuk membiasakan diri dengan produk dan promosi jualan kami.
  • Objektif: Objektif komersial kami untuk 20 kontrak baharu sepanjang bulan telah dicapai. Jumlah dagangan yang dijana berjumlah €30.

Kami meneruskan usaha kami untuk membangunkan senarai pelanggan kami, jangan teragak-agak untuk menghantar cadangan anda kepada saya.

Yang ikhlas,

Pengurus Jualan Jean Dupont

 

Contoh Empat: Laporan Aktiviti Mingguan Terperinci – Bakeri Pasar Raya

 

Rakan-rakan yang dihormati,

Sila dapatkan di bawah laporan aktiviti terperinci kedai roti kami untuk minggu 1-7 Mac:

Pengeluaran:

  • Kami menghasilkan purata 350 baguette tradisional setiap hari, dengan jumlah keseluruhan 2100 dalam seminggu.
  • Jumlah keseluruhan meningkat sebanyak 5% terima kasih kepada ketuhar baharu kami, yang membolehkan kami memenuhi permintaan yang semakin meningkat.
  • Kepelbagaian rangkaian roti istimewa kami (luar bandar, wholemeal, bijirin) membuahkan hasil. Kami membakar 750 minggu ini.

Jualan:

  • Perolehan keseluruhan ialah 2500€, stabil berbanding minggu lepas.
  • Pastri Vienna kekal sebagai penjual terbaik kami (€680), diikuti dengan formula makan tengah hari (€550) dan roti tradisional (€430).
  • Jualan pagi Ahad amat kukuh (perolehan sebanyak €1200) terima kasih kepada tawaran makan tengah hari istimewa.

Bekalan :

  • Penerimaan 50kg tepung dan 25kg mentega. Stok adalah mencukupi.
  • Berfikir untuk memesan telur dan yis untuk minggu hadapan.

staf:

  • Julie akan bercuti minggu depan, saya akan menyusun semula jadual.
  • Terima kasih kepada Bastien yang menyediakan kerja lebih masa untuk jualan.

masalah:

  • Pecahan mekanisme syiling pada pagi Selasa, dibaiki pada siang hari oleh juruelektrik.

Yang ikhlas,

Pengurus Jean Dupont

 

Contoh kelima: Masalah segera - Perisian perakaunan rosak

 

Bonjour à tous,

Pagi ini, perisian perakaunan kami mempunyai pepijat yang menghalang kemasukan invois dan pemantauan lejar am.

Pembekal perkhidmatan IT kami, yang saya hubungi, mengesahkan bahawa kemas kini baru-baru ini dipersoalkan. Mereka sedang berusaha memperbaiki.

Dalam pada itu, adalah mustahil untuk kami merekodkan transaksi dan pemantauan tunai terganggu. Kami menghadapi risiko ketinggalan dengan cepat.

Untuk membetulkan masalah buat sementara waktu:

  • Catatkan invois/perbelanjaan anda pada fail excel kecemasan yang akan saya dapatkan
  • Untuk pertanyaan pelanggan, hubungi saya untuk mengesahkan akaun secara langsung
  • Saya melakukan yang terbaik untuk memaklumkan anda tentang kemajuan.

Pembekal perkhidmatan kami digerakkan sepenuhnya dan berharap dapat menyelesaikan masalah ini dalam masa maksimum 48 jam. Saya tahu bahawa kerosakan ini adalah buruk, terima kasih atas pemahaman anda. Sila beritahu saya tentang sebarang isu mendesak.

Regards,

Jean Dupont Akauntan