E-mel adalah salah satu cara komunikasi utama dalam persekitaran profesional. Walau bagaimanapun, ada yang cenderung melupakan peraturan. Ini memandangkan e-mel tersebut dianggap kurang formal berbanding surat tersebut. Adalah penting untuk mengetahui bahawa yang ini tetap kekal sebagai tulisan yang berkesan, walaupun ia menggunakan gaya yang lebih ringan atau lebih mesra pengguna. Bagaimana untuk berjaya dalam e-mel profesional? Temui amalan untuk diguna pakai untuk penggubalan dalam peraturan seni.

Baris subjek e-mel mestilah pendek

Perkara pertama yang akan dibaca oleh penerima anda adalah topik e-mel anda. Ini sebenarnya satu-satunya baris yang muncul di peti masuk. Inilah sebab mengapa ia mesti ringkas, tepat dan kemas. Begitu juga, ia mesti mempunyai pautan dengan objektif e-mel anda (maklumkan, maklumkan, jemput…). Dengan kata lain, penerima mesti cepat memahami apa itu, hanya dengan membaca objek.

Subjek e-mel boleh dirumuskan dalam ayat nominal, ayat tanpa kata hubung, ayat 5 hingga 7 perkataan, ayat tanpa artikel. Berikut adalah beberapa contoh: "permintaan maklumat", "permohonan jawatan ...", "pembatalan latihan CSE 25 Januari", "jemputan ke 10 tahun syarikat X", "laporan mesyuarat dari … ", dan lain-lain.

Juga, perhatikan bahawa ketiadaan subjek boleh menjadikan e-mel tidak diingini.

Formula permulaan

Juga disebut formula panggilan, ini menetapkan kata pertama e-mel. Dengan kata lain, kata-kata itulah yang memastikan hubungan dengan pembicara.

Formula rayuan ini bergantung terutamanya pada faktor berikut:

  • Hubungan anda dengan penerima: adakah anda mengenali penerima? Sekiranya ada pada tahap apa?
  • Konteks komunikasi: formal atau tidak formal?

Oleh itu, jelas bahawa anda tidak akan berurusan dengan atasan dengan cara yang sama seperti yang anda tuju kepada rakan sekerja. Begitu juga, ini adalah formula yang berbeza yang akan anda gunakan ketika menangani orang asing.

Mengikuti formula rayuan terdapat kalimat pertama e-mel yang mesti dikaitkan dengan subjek penulisan profesional.

Badan e-mel

Pertimbangkan untuk menggunakan teknik piramid terbalik untuk menulis isi e-mel anda. Ini terdiri daripada bermula dengan maklumat utama e-mel yang paling sering menjadi subjek e-mel. Selepas itu, anda harus mengeluarkan maklumat lain dengan cara yang semakin berkurang, iaitu dari yang paling penting hingga yang paling mustahak.

Sebab mengapa anda harus menggunakan kaedah ini adalah bahawa bahagian pertama ayat adalah bacaan yang paling baik dan paling diingati. Dalam ayat 40 perkataan, anda biasanya hanya ingat 30% bahagian pertama.

E-mel anda hendaklah ditulis dalam ayat pendek dan dalam bahasa profesional setiap hari. Dalam pengertian ini, elakkan istilah teknikal dan pastikan ada kata hubung antara ayat.

Akhirnya, jangan lupa formula sopan untuk menyelesaikan e-mel anda. Kemudian gunakan ihsan ringkas di akhir sambil menyesuaikannya dengan konteks pertukaran tetapi juga hubungan anda dengan penerima.