L-email hija l-għodda ta’ komunikazzjoni preferuta għal ħafna minna. L-email hija fabulous għaliex m'għandekx għalfejn tkun disponibbli fl-istess ħin bħall-interlokutur tiegħek biex tikkomunika. Dan jippermettilna nimxu 'l quddiem fuq kwistjonijiet li għaddejjin meta l-kollegi tagħna ma jkunux disponibbli jew fuq in-naħa l-oħra tad-dinja.

Madankollu, ħafna minna qed jegħrqu f'lista bla tarf ta 'emails. Skont rapport ippubblikat fl-2016, l-utent medju tan-negozju jirċievi u jibgħat aktar minn 100 email kuljum.

Barra minn hekk, l-emails huma mifhuma wisq faċilment. Studju ta 'Sendmail riċenti sab li 64% tan-nies bagħtu jew irċivew email li kkawża rabja jew konfużjoni mhux intenzjonata.

Minħabba l-volum ta ’emails li nibagħtu u nirċievu, u minħabba li l-emails huma spiss interpretati ħażin, huwa importanti li tiktbuhom b'mod ċar u konċiż.

Kif tikteb korrett e-mail professjonali

Il-kitba ta' emails qosra u sal-punt se jnaqqas iż-żmien imqatta' biex timmaniġġja l-emails u tagħmlek aktar produttiv. Billi żżomm l-emails tiegħek qosra, x'aktarx tqatta' inqas ħin fuq emails u aktar ħin fuq kompiti oħra. Cela dit, il-kitba ċara hija ħila. Bħall-ħiliet kollha, ser ikollok bżonn naħdem fuq l-iżvilupp tagħha.

Fil-bidu, jista 'jieħu żmien biex tikteb emails qosra daqs kemm tikteb emails twal. Madankollu, anki jekk dan ikun il-każ, int se tgħin lill-kollegi, lill-klijenti jew lill-impjegati tiegħek ikunu aktar produttivi, għax se żżid inqas imbarazz mal-inbox tagħhom, li tgħinhom jirrispondu lilek aktar malajr.

Billi tikteb b'mod ċar, tkun magħruf bħala xi ħadd li jaf dak li jrid u jwettaq l-affarijiet. It-tnejn huma tajbin għall-prospetti tal-karriera tiegħek.

Allura x'jieħu biex tikteb e-mail ċara, konċiża u professjonali?

Identifika l-mira tiegħek

E-mails ċari dejjem għandhom għan ċar.

Kull darba li toqgħod bilqiegħda biex tikteb email, ħu ftit sekondi biex staqsi lilek innifsek, “Għaliex qed nibgħat dan? X'nistenna mir-riċevitur?

Jekk ma tistax twieġeb dawn il-mistoqsijiet, m'għandekx tibgħat email. Il-kitba ta 'e-mails mingħajr ma tkun taf dak li għandek bżonn hija ħela ta' ħin tiegħek u dak tar-riċevitur tiegħek. Jekk ma tkunx taf eżattament dak li trid, se jkun diffiċli għalik li tesprimi ruħek b'mod ċar u konċiż.

Uża r-regola "Ħaġa waħda kull darba"

L-emails mhumiex sostituti għal-laqgħat. Bil-laqgħat tan-negozju, iktar ma taħdem fuq l-aġenda punti, iktar tkun produttiva l-laqgħa.

Bl-emails, l-oppost huwa veru. Iktar ma tinkludi temi differenti fl-emails tiegħek, iktar ma l-affarijiet jinftiehmu mill-interlokutur tiegħek.

Huwa għalhekk li hija idea tajba li tipprattika r-regola "ħaġa waħda kull darba". Kun żgur li kull email li tibgħat hija madwar ħaġa waħda. Jekk għandek bżonn tikkomunika dwar proġett ieħor, ikteb email ieħor.

Wasal iż-żmien ukoll li tistaqsi lilek innifsek, "Din l-email verament meħtieġa?" Għal darb'oħra, e-mails assolutament neċessarji biss jixhdu dwar ir-rispett tal-persuna li lilha tibgħat e-mails.

Prattika ta 'empatija

L-empatija hija l-abbiltà li tara d-dinja minn għajnejn l-oħrajn. Meta tagħmel dan, tifhem il-ħsibijiet u s-sentimenti tagħhom.

Meta tikteb emails, aħseb dwar il-kliem tiegħek mill-perspettiva tal-qarrej. B'dak kollu li tikteb, staqsi lilek innifsek:

  • Kif nista ninterpreta din is-sentenza jekk irċevejtha?
  • Tinkludi termini ambigwi biex tispeċifika?

Dan huwa aġġustament sempliċi, iżda effettiv għall-mod kif għandek tikteb. Il-ħsieb dwar in-nies li ser jaqraw int se jittrasforma l-mod kif jirrispondu għalik.

Hawn hu mod empatiku biex tħares lejn id-dinja biex tgħinek tibda. Ħafna nies:

  • Huma okkupati. M'għandhomx ħin biex raden dak li trid, u jixtiequ jkunu jistgħu jaqraw l-email tiegħek u jwieġbuha malajr.
  • Igawdu Kompliment. Jekk tista 'tgħid xi ħaġa pożittiva dwarhom jew dwar ix-xogħol tagħhom, għamilha. Il-kliem tiegħek mhux se jinħlew.
  • Jixtieq jiġi rringrazzjat. Jekk ir-riċevitur għenek b'xi mod, ftakar li tirringrazzjahom. Għandek tagħmel dan anke meta huwa xogħolhom li jgħinuk.

Preżentazzjonijiet imqassra

Meta tibgħat email lil xi ħadd għall-ewwel darba, trid tgħid lir-riċevitur min int. Normalment tista 'tagħmel dan f'sentenza waħda. Pereżempju: “Kien sabiħ li niltaqa’ miegħek f’[Avveniment X]. »

Mod wieħed kif tqassar l-introduzzjonijiet huwa li tiktebhom bħallikieku qed tiltaqa’ wiċċ imb’wiċċ. Ma tkunx trid tidħol f'monologu ta' ħames minuti meta tiltaqa' ma' xi ħadd personalment. Allura tagħmel dan bl-email.

Ma tafx jekk hemmx bżonn ta 'introduzzjoni. Forsi inti diġà kkuntattjajt ir-riċevitur, imma ma tafx jekk hijiex se tiftaklek. Tista 'tħalli l-kredenzjali tiegħek fil-firma elettronika tiegħek.

Dan jevita nuqqas ta' ftehim. Li terġa' tintroduċi lilek innifsek ma' xi ħadd li diġà jaf li int tidher bħala goff. Jekk ma tkunx ċerta jekk tafx, tista' tħalliha tiċċekkja l-firma tiegħek.

Limit ruħek għal ħames sentenzi

F'kull email li tikteb, trid tuża biżżejjed sentenzi biex tgħid dak li għandek bżonn, mhux aktar. Prattika utli hija li tillimita ruħek għal ħames sentenzi.

Inqas minn ħames sentenzi huma spiss brutali u rude, iktar minn ħames sentenzi jaħlu l-ħin.

Ikun hemm żminijiet meta jkun impossibbli li tinżamm email li fiha ħames sentenzi. Iżda f'ħafna każijiet, ħames sentenzi huma biżżejjed.

Adotta d-dixxiplina tal-ħames sentenzi u ssib ruħek li tikteb l-emails aktar malajr. Int ser tirċievi wkoll iktar tweġibiet.

Uża kliem qasir

Fl-1946, George Orwell ta parir lill-kittieba biex qatt ma jużaw kelma twila fejn qasir se jagħmel.

Dan il-parir huwa saħansitra aktar rilevanti llum, speċjalment meta tikteb emails.

Kliem qasir juri rispett għall-qarrej tiegħek. Bl-użu ta 'kliem qosor, għamilt il-messaġġ tiegħek faċli biex jinftiehem.

L-istess jgħodd għal sentenzi qosra u paragrafi. Evita li tikteb blokki kbar ta ’test jekk trid li l-messaġġ tiegħek ikun ċar u faċli biex jinftiehem.

Uża l-vuċi attiva

Il-vuċi attiva hija aktar faċli biex tinqara. Jinkoraġġixxi wkoll l-azzjoni u r-responsabbiltà. Tabilħaqq, fil-vuċi attiva, is-sentenzi jiffokaw fuq il-persuna li taġixxi. Fil-vuċi passiva, is-sentenzi jiffokaw fuq l-oġġett li fuqu wieħed jaġixxi. Fil-vuċi passiva, jista 'ħoss li l-affarijiet qed iseħħu waħedhom. Attivament, l-affarijiet jiġru biss meta n-nies jaġixxu.

Waħħal ma 'struttura standard

X'inhu l-muftieħ biex iżżomm l-emails qosra tiegħek? Uża struttura standard. Din hija mudell li tista 'ssegwi għal kull email li tikteb.

Minbarra li żżomm l-emails tiegħek qosra, skond struttura standard tgħin ukoll tikteb malajr.

Maż-żmien, inti tiżviluppa struttura li taħdem għalik. Hawnhekk hawn struttura sempliċi biex tibda:

  • Salutation
  • Kompliment
  • Ir-raġuni għall-email tiegħek
  • Sejħa għall-azzjoni
  • Messaġġ tal-għeluq (Għeluq)
  • Firma

Ejja nħarsu lejn kull wieħed minn dawn fil-fond.

  • Din hija l-ewwel linja tal-email. "Hello, [First Name]" hija tislima tipika.

 

  • Meta tkun qed tibgħat email lil xi ħadd għall-ewwel darba, kumpliment huwa bidu tajjeb. Kumpliment miktub tajjeb jista’ jservi wkoll bħala introduzzjoni. Per eżempju :

 

“Ħadt gost bil-preżentazzjoni tiegħek fi [suġġett] fi [data]. »

“Sibt il-blog tiegħek dwar [is-suġġett] tassew utli. »

“Kien ta’ pjaċir li niltaqa’ miegħek f’[avveniment]. »

 

  • Ir-raġuni għall-email tiegħek. F'din it-taqsima, inti tgħid, "Se nibgħat email biex nistaqsi dwar..." jew "Kont qed nistaqsi jekk tistax tgħin bi..." Xi drabi jkollok bżonn żewġ sentenzi biex tispjega r-raġunijiet tiegħek għall-kitba.

 

  • Sejħa għall-azzjoni. Ladarba tkun spjegajt ir-raġuni għall-email tiegħek, tassumix li r-riċevitur ikun jaf x'għandek tagħmel. Ipprovdi struzzjonijiet speċifiċi. Pereżempju:

"Tista 'tibgħatli dawk il-fajls sal-Ħamis?" »

"Tista 'tikteb dan fil-ġimgħatejn li ġejjin?" "

“Jekk jogħġbok ikteb lil Yann dwarha, u għarrafni meta tkun għamiltu. »

Billi jistruttura t-talba tiegħek fil-forma ta 'mistoqsija, ir-riċevitur huwa mistieden iwieġeb. Alternattivament, tista 'tuża wkoll: "għarrafni meta għamilt dan" jew "għidli jekk dan huwiex tajjeb għalik." "

 

  • għeluq. Qabel ma tibgħat l-email tiegħek, kun żgur li tinkludi messaġġ tal-għeluq. Dan iservi l-iskop doppju li ttenni s-sejħa tiegħek għall-azzjoni u li r-riċevitur iħossu tajjeb.

 

Eżempji ta 'linji ta' għeluq tajbin:

“Grazzi tal-għajnuna kollha tiegħek f'dan. "

“Ma nistenna nisma’ x’taħseb. »

“Għidli jekk għandekx xi mistoqsijiet. "

  • Biex tlesti l-ħsieb li żżid il-firma tiegħek preċedut minn messaġġ ta ’tislijiet.

Jista 'jkun "Tiegħek", "Sinċerament", "Għandek ġurnata sabiħa" jew "Grazzi".