Een professionele brief is een schriftelijk document, dat zorgt voor een formele relatie tussen verschillende gesprekspartners. Het heeft een heel gewone interne structuur. In wezen geschreven op één pagina, of uitzonderlijk twee. De professionele brief bevat meestal één onderwerp. Deze interne structuur heeft een voordeel. Zijn schrijfplan kan hoe dan ook hetzelfde blijven. Gezien de doelstelling zullen er uiteraard veranderingen plaatsvinden. Of het nu gaat om een eenvoudig verzoek om informatie, een sollicitatie of zelfs een klacht. Het plan voor het schrijven van professionele correspondentie blijft nagenoeg ongewijzigd.
Verleden, heden, toekomst: een plan in drie fasen voor een succesvolle professionele brief
Het gebruik van verleden, heden en toekomst in deze chronologische hiërarchie verwijst naar het drieluik van het schrijfplan van een professionele brief. Het is het eenvoudige en effectieve plan om in alle situaties te implementeren. Vragen stellen, informatie overbrengen, een bepaald onderwerp uitleggen of zelfs uw lezer overtuigen. Efficiëntie, die gerechtvaardigd is met betrekking totlogische volgorde waargenomen in zijn structuur.
Het verleden: stap nummer 1 van het plan
We schrijven het vaakst een brief op basis van een precedent, een begin- of eerdere situatie. Het kan een ontvangen brief zijn, een ontmoeting, een bezoek, een telefonisch interview, enz. Het doel van het schrijven van het eerste deel van deze brief is om de redenen voor verzending over te brengen. Of simpelweg de context die de situatie beschrijft. De herinnering aan de feiten wordt doorgaans in één zin uitgedrukt. Het is echter handiger om deze zin in subzinnen op te bouwen. Ter illustratie kunnen we de volgende uitdrukkingen hebben:
- Ik bevestig de ontvangst van uw brief en stel me op de hoogte van ...
- In uw brief gedateerd ………
- U bracht ons op de hoogte ...
- In het licht van uw persbericht gepubliceerd door de krant XXX (referentienr. 12345), hebben we zojuist voorgesteld ...
- Nadat we uw account hadden geverifieerd, ontdekten we ...
In situaties waarin de reden voor het schrijven van de brief geen verband houdt met een feit uit het verleden. Op dat punt hebben we de eerste alinea van de brief waarin de auteur zichzelf en zijn instelling voorstelt. Ga dan verder door uw verzoek te specificeren of door de verschillende diensten aan te bieden. Als onderdeel van een verzoek om informatie of een servicevoorstel kunnen we bijvoorbeeld de volgende uitdrukkingen hebben:
- Als experts in de beveiligingssector komen we deze kant op….
- Met de tevredenheid van onze klanten voor ogen, wilden we ...
- We zijn erg blij om aan te kondigen dat we gepland hebben voor onze klanten ...
In het kader van een spontane sollicitatie (stage of job) kunnen we ook onderstaande uitdrukkingen hebben:
- Jouw bedrijf trok mijn aandacht en als student in ………… wil ik solliciteren op een stage ………
- Onlangs afgestudeerd in ...
De ontvanger aan wie de brief is gericht, moet vanaf de eerste alinea het onderwerp van uw brief begrijpen.
Het heden: stap nummer twee van het plan
Dit tweede deel van het plan verwijst naar de redenen die het schrijven van de brief op tijdstip T rechtvaardigden. Met betrekking tot de eerdere situatie die in het eerste deel werd uitgedrukt. Op dit niveau is het een kwestie van discussiëren, informeren, uitleggen of zelfs vragen stellen. Afhankelijk van de complexiteit van de situatie, kan dit deel in een volledige alinea worden geschreven of het hoofdidee in één zin presenteren. Ter illustratie kunnen we de volgende uitdrukkingen hebben:
- Vaststellend dat op de datum van ... factuur nr ... niet is verrekend, wij ...
- Het lidmaatschap van onze organisatie verzekert u ook ...
- Ondanks het feit dat het contract voorziet in de start van de werken op de datum van ..., kijken we met verbazing en hadden we moeite met het begrijpen van de vertragingen gemeld door de heer ……….
De toekomst: stap nummer 3 van het plan
Dit derde en laatste deel sluit de eerste twee af door over te rapporteren nasleep om te komen.
Ofwel drukken we onze bedoelingen uit, als de auteur van de brief, en we kunnen dus uitdrukkingen gebruiken van het type:
- Vandaag zorg ik persoonlijk voor het verzenden van de door u gevraagde artikelen
- We zijn klaar om te vervangen ... rekening houdend met natuurlijk het origineel.
- Kom alsjeblieft dichter bij het loket… ..
Ofwel drukken we een wens uit, vragen of moedigen we de ontvanger aan om te handelen of te reageren. We kunnen dus de volgende formuleringen hebben:
- U wordt uitgenodigd om dichter bij de balie te komen
- Ik vraag u daarom snel een beroep te doen op uw experts om ...
- Er wordt reikhalzend uitgekeken naar uw snelheid om deze situatie op te lossen.
Het doel van het schrijven van deze brief kan mogelijk vergezeld gaan van een argument:
- Je past de situatie zo snel mogelijk (objectief) aan volgens de algemene en specifieke bepalingen van het contract. (Argument)
- Kunt u mijn levering zo snel mogelijk regelen? ? (Doelstelling) Gezien uw verkoopvoorwaarden heeft het geen zin u eraan te herinneren dat de levering op de geplande datum moet plaatsvinden. (Argument)
Een beleefde formule, essentieel om uw professionele brief af te sluiten !
Om een professionele brief goed af te sluiten, is het essentieel om een beleefde zin te schrijven. Het is in werkelijkheid een dubbele beleefde formule, bestaande uit een uitdrukking, maar ook uit een "voorconclusie" -formule.
Ofwel hebben we een beleefdheidsformule die een zekere hartelijkheid weerspiegelt:
- Ontvang bij voorbaat onze dank voor ...
- Onze excuses voor deze onverwachte situatie
- Ik zal altijd beschikbaar zijn om het in een vergadering te bespreken
- U kunt te allen tijde contact met ons opnemen om ...
- We hopen dat dit aanbod aan uw verwachtingen voldoet en staan uiteraard tot uw beschikking voor meer informatie.
Ofwel hebben we een beleefde formule:
- We vragen u om onze vriendelijke groeten, mevrouw, mijnheer, te aanvaarden.
- Geloof alstublieft, mijnheer, in de uitdrukking van onze beste gevoelens.
- Accepteer alstublieft, mevrouw, onze vriendelijke groeten.
Het voordeel van dit plan bij het schrijven van een professionele brief is enerzijds de soberheid in het schrijven van de inhoud en anderzijds het leesgemak voor de ontvanger. Deze tijdlijn wordt echter niet aanbevolen voor complexere en langere inhoud.
