Når noen ansatte er fraværende av ulike årsaker uten å varsle sin overordnede eller leder, vet de ikke hvordan de skal gjøre poenget sitt. Andre synes også det er vanskelig å be om en kort permisjon når de har flere personlige problemer som skal betales.
Virkningen av fraværet avhenger i stor grad av arten av arbeidet ditt og politikken på plass på arbeidsstedet ditt. Ditt fravær, spesielt hvis det ikke er annonsert på forhånd, kan være svært dyrt for din organisasjon. Derfor, før du bestemmer deg for å være borte, tenk på det. Hvis dette skjer eller har skjedd, kan du bruke e-post til å be om unnskyldning eller forklare veilederen din. Det er en fin måte å kommunisere effektivt og raskt.
Før du skriver en begrunnelse email
Denne artikkelen tar sikte på å vise hvordan en ansatt med en eller flere legitime grunner kan begrunne sitt behov for å være fraværende eller årsaken til at han ikke kunne være til stede på stillingen. Som arbeidstaker er det viktig at du er sikker på mulige konsekvenser av et fravær uten permisjon. Det er ingen garanti for at unnskyldnings-e-posten din vil få et positivt svar. Likeledes er det ingen garanti for at når du skriver en e-post som ber om fri fra jobben, vil den mottas positivt.
Men når du må være fraværende av presserende grunner og du ikke kan nå sjefen din, er det viktig å skrive en e-post så snart som mulig med de nøyaktige årsakene til dette fraværet. På samme måte, når du på forhånd vet at du trenger å håndtere viktige personlige eller familiære problemer, er det lurt å gjøre det skriv en e-post som inneholder unnskyldninger for ulempen og noen få avklaringer om mulig. Du gjør dette i håp om å minimere effekten av ditt personlige liv på jobben din.
Til slutt, sørg for at du er kjent med bedriftens retningslinjer og protokoll for hvordan du skal være fraværende fra gruppen din. Selskapet kan gi visse innrømmelser i tilfelle en nødsituasjon og gi en måte å håndtere dem på. Det vil sannsynligvis være retningslinjer for antall dager mellom når du må søke og dagene du er borte.
Retningslinjer for skriving av e-posten
Bruk en formell stil
Denne e-posten er offisiell. Det bør skrives i en formell stil. Fra emnelinjen til konklusjonen skal alt være profesjonelt. Din veileder, sammen med alle andre, forventer at du uttrykker alvoret i situasjonen i e-posten din. Din sak er mer sannsynlig å bli hørt når du skriver en slik e-post i en formell stil.
Send eposten tidlig
Vi har allerede understreket viktigheten av å respektere selskapets policy. Vær også oppmerksom på at hvis du trenger å skrive en epost som inneholder en faglig unnskyldning, er det viktig å gjøre det så snart som mulig. Dette er spesielt viktig når du har mislyktes, og du har ikke kommet til jobb uten tillatelse. Å varsle sjefen tidlig etter et uberettiget fravær kan unngå en advarsel. Ved å varsle deg godt i forkant av tilfelle av force majeure der du befinner deg, vil du hjelpe selskapet til å velge en passende erstatning eller å ordne.
Vær kortfattet med detaljene
Vær kort. Du trenger ikke gå inn i detaljene om hva som skjedde som førte til at du ikke var der eller snart var borte. Bare nevne viktige fakta. Hvis du ber om tillatelse på forhånd, angi dagen(e) du har tenkt å være fraværende. Vær spesifikk med datoer, ikke gi et estimat.
Tilbyr hjelp
Når du skriver en unnskyldning på e-post for å være borte, sørg for å vise at du bryr deg om produktiviteten til selskapet. Det er ikke greit å bare si at du skal være borte, tilby deg å gjøre noe som vil redusere effekten av fraværet ditt. Du kan for eksempel gjøre dette når du kommer tilbake eller snakker med en kollega for å erstatte deg. Noen selskaper kan ha retningslinjer som lønnstrekk for dager borte. Prøv derfor å forstå selskapets policy fullt ut og hvordan du kan jobbe med den.
Eksempel 1 på e-post: Hvordan skrive en e-post om unnskyldning (etter at du går glipp av en arbeidsdag)
Emne: Bevis på fravær fra 19
Hei Herr Guillou,
Godta denne e-posten som offisielt varsel om at jeg ikke kunne møte på jobb 19. november 2018 på grunn av forkjølelse. Liam og Arthur tok plass i mitt fravær. De fullførte alle mine tildelte oppgaver for den dagen.
Jeg beklager at jeg ikke har kunnet kommunisere med deg før jeg forlater jobben. Jeg beklager hvis det var noen ulemper for virksomheten.
Jeg har lagt ved min legeerklæring til denne e-posten.
Gi meg beskjed hvis du trenger mer informasjon.
Takk for din forståelse.
Hilsen,
Ethan Gaudin
Eksempel 2 på e-post: Hvordan skrive en e-post om unnskyldning for et fremtidig fravær fra jobben din
Emne: Administrerer mitt fraværsdag 17 / 12 / 2018
Kjære fru Pascal,
Godta denne e-posten som offisielt varsel om at jeg vil være fraværende fra jobb 17. desember 2018. Jeg vil møte som et profesjonelt vitne i retten den dagen. Jeg informerte deg om stevningen min til retten forrige uke og det tvingende behovet for meg å være til stede.
Jeg gjorde en avtale med Gabin Thibault fra IT-avdelingen, som for tiden har permisjon for å erstatte meg. I rettspausene ringer jeg for å høre om han trenger hjelp.
Takk.
Hilsen,
Emma Vallee
