En vellykket profesjonell e-post: hvordan ser den ut?

E-posten garanterer mer hastighet i overføringen av meldinger. Men vi skriver ikke en profesjonell e-post mens vi snakker, enda mindre på samme måte som vi skriver et brev eller en post. Det er et lykkelig medium å finne. Tre kriterier gjør det mulig å identifisere en vellykket profesjonell e-post. Sistnevnte må være høflige, konsise og overbevisende. Vi er kun interessert i høflighetskoder som det sømmer seg for profesjonelle e-poster.

En høflig e-post: Hva er det?

For å lykkes må den profesjonelle e-posten være høflig, det vil si en e-post med en appell i begynnelsen og en høflig formel på slutten. Hver formel må velges i henhold til identiteten eller statusen til personen den er adressert til. Det avhenger derfor av koblingen eller graden av kunnskap som eksisterer mellom avsender og mottaker.

Som du vet, er det skrivekoder i enhver virksomhet. Den høflige formelen vil bli støttet i omfanget av den hierarkiske avstanden som skiller korrespondentene.

Ring formler i en profesjonell e-post

Det er flere ringealternativer i en profesjonell e-post:

  • Hallo

Bruken blir noen ganger kritisert. Men denne formelen brukes noen ganger når vi henvender oss til folk vi kjenner, men som vi ikke har knyttet sterke nok bånd til.

  • Bonjour à tous

Denne høflige formelen brukes under to forhold. Den første er at posten er adressert til flere mottakere samtidig. Den andre er at det er en informativ e-post.

  • Hei etterfulgt av fornavnet

Denne anropsformelen brukes når mottakeren enten er en kollega eller en kjent person.

  • Mottakerens for navn

I dette tilfellet er det en person du kjenner på personlig basis og som du samhandler ofte med.

  • frøken eller herr

Dette er et formelt forhold, når mottakeren ikke har avslørt sin identitet til deg.

  • Kjære

Denne klageformen tilsvarer situasjoner der du ikke vet om mottakeren din er mann eller kvinne.

  • Herr direktør / herr professor...

Denne høflige formelen brukes når samtalepartneren har en bestemt tittel.

Høflige uttrykk på slutten av en profesjonell e-post

Som i det forrige tilfellet er det mange høflige formler for å fullføre en profesjonell e-post, mens du tar hensyn til mottakerens profil. Vi kan sitere blant disse:

  • hjertelig
  • Din
  • vennskap
  • Vennlig hilsen
  • Cordiales hilsener
  • Respektfulle hilsener
  • Med vennlig hilsen

Uansett er høflighet også å vite hvordan man leser om igjen. Du vet det kanskje ikke, men for de fleste i den profesjonelle verden indikerer en e-post full av feil manglende hensyn til mottakeren. Så mye som mulig bør du derfor korrekturlese deg selv for å sikre at de grammatiske og syntaktiske reglene blir respektert.

Et annet vesentlig poeng, forkortelsen. Det bør utestenges fra dine profesjonelle e-poster, selv når det er en e-post som utveksles mellom kolleger.