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Les mails font désormais partie intégrante de nos moyens de communication, tant sur le plan personnel que professionnel. Ils sont rapides à écrire et à expédier, et parviennent instantanément à leur destinataire. Comme pour un courrier classique, ils sont soumis à des règles à respecter et c'est ce que la plateforme iBellule se propose de vous enseigner, grâce à une courte formation en immersion totale d'une durée de trois heures. La méthode, précise et concrète, vous apprend à rédiger des mails efficaces et sans risque de provoquer des incidents diplomatiques.

Naissance d'iBellule

La plateforme iBellule a été créée par l'équipe du Projet Voltaire, le service en ligne de formation à l'orthographe. Le site et l'application Projet Voltaire permettent à chacun de travailler à son rythme pour se remettre à niveau ou se perfectionner en orthographe, grammaire et syntaxe.

Constatant que les problèmes de rédaction des mails ne venaient pas seulement des erreurs liées au mauvais usage de la langue française, mais également d'un problème de compréhension de la structure même du courriel, le Projet Voltaire a voulu affiner ses formations et a décidé de créer un apprentissage spécialement dédié à l'écriture des mails.

Pour rédiger un mail professionnel, il faut déjà en comprendre les aspects diplomatique et technique : faut-il répondre, répondre à tous, dans quelle case doivent être inscrits les destinataires selon qu'ils doivent apparaître ou non aux uns et aux autres, comment remplir efficacement la case objet… Ensuite, le contenu est codifié et le choix des formules de politesse est extrêmement important. Et pour finir, le ton doit être adapté, car contrairement à une discussion au téléphone ou en face à face, vous n'avez pas la réaction physique et un écrit peut prendre une signification contraire à son intention puisqu'il n'est bien sûr pas question d'utiliser des smileys pour appuyer vos intentions dans un courriel professionnel.

C'est pour répondre à toutes ces interrogations qu'est née la plateforme iBellule, les bonnes pratiques de l'e-mail dont le slogan est” Pour permettre à chaque collaborateur de rédiger des e-mails efficaces qui seront appréciés par les clients et les équipes”.

En effet, si vous pouvez vous permettre des approximations dans vos formules et des petites erreurs de destinataires pour vos courriels personnels, il n'en va pas de même pour les mails professionnels dont les conséquences peuvent être néfastes pour votre communication et donc pour vos échanges commerciaux.

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Les sujets abordés par la formation iBellule

La formation s'est fixé sept objectifs :

  • Savoir qui mettre en copie
  • Choisir la bonne formule d’introduction
  • Utiliser un style clair et facile à appréhender
  • Savoir conclure et saluer de manière adaptée
  • Adopter une mise en page sobre et efficace
  • Connaître les 8 formules à bannir
  • Répondre à un e-mail de mécontentement

Le programme

Le programme se divise en quatre étapes :

1 – Je reçois un mail

Que devez-vous faire lorsque vous recevez un mail ? Est-il indispensable d'y répondre et faut-il répondre à tous, pouvez-vous le transférer…

2 – Destinataires, objet et pièces jointes

Il s'agit de comprendre à quoi correspond chaque rubrique. Il est fondamental de bien maîtriser chaque fonction, car c'est souvent à ce niveau que se nichent les incidents diplomatiques.

3 – Le contenu du mail

Les courriels doivent être concis et efficaces. Les formules de politesse de début et fin doivent être adaptées à votre interlocuteur et le ton n'est pas le même que dans un courrier postal. Les idées doivent être claires et comprises immédiatement donc il convient d' utiliser un langage adapté.

La présentation est également importante et ce module aborde aussi les erreurs à ne pas commettre.

4 – La réponse à un mail de réclamation ou de mécontentement

Toute entreprise est faillible et s'expose au mécontentement de ses clients. La diplomatie est primordiale pour qu'une entreprise conserve une bonne notoriété et, dans le cas de mails de réclamation, cinq points incontournables doivent être abordés.

Une entreprise dont l’e-réputation est mauvaise pâtira de ses erreurs alors qu'en gérant convenablement les récriminations de clients peu satisfaits, elle obtiendra au contraire une bonne réputation pour savoir être au service de ses clients dans un service après-vente irréprochable.

La durée et le déroulement de la formation

Il faut compter environ trois heures en immersion totale pour parcourir toute la formation. Vous allez alterner l'entraînement personnalisé et la révision des points délicats. L'interface est parfaitement intuitive et son infographie compréhensible au premier coup d'œil. Cette formation s'adresse aussi bien aux pros de l'Internet qu'aux personnes peu familières avec cette technologie.

Pour mesurer votre performance, vous avez la possibilité de passer des tests blancs, de planifier une évaluation de votre niveau initial et de certifier votre niveau de compétence.

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Qu'en dit l'auteur de iBellule ?

La méthode iBellule a été élaborée avec Sylvie Azoulay-Bismuth, spécialiste de l’expression écrite en entreprise, auteur de l’ouvrage “Être un pro de l'e-mail”.

Elle parle des courriels comme d'”un outil qui nous a été fourni sans mode d'emploi” et elle entend bien réparer cet oubli. Elle a conçu ce module pour vous permettre de rédiger des e-mails bien construits et logiques, pour emmener le destinataire là où vous le souhaitez. L'auteur préconise d'éviter le jargon technique, de rester bref et positif.

Sylvie Azoulay-Bismuth s'intéresse également à notre mode de fonctionnement. Lorsque vous écrivez votre mail, c'est avec l'hémisphère gauche de votre cerveau et si vous le relisez immédiatement, c'est toujours cet hémisphère qui est utilisé. Vous devez impérativement faire une coupure, même pendant un très bref instant, pour permettre à l'information de circuler d'un hémisphère à l'autre pour ensuite relire avec l'hémisphère droit qui exerce une vision globale et vous donne plus de recul pour juger de la qualité de votre écrit.

Le dernier point sur lequel elle insiste est la nécessité de se concentrer et lire et écrire ses mails à heure fixe ou pour le moins entre deux tâches pour ne pas s'éparpiller en s'interrompant à chaque nouveau mail qui arrive.

L'ancrage mémoriel par Woonoz

La formation iBellule repose sur la technique d'ancrage mémoriel qui s'appuie sur la connaissance scientifique des mécanismes qui régissent la mémoire pour maximiser le taux de rétention.

Chaque personne a sa façon propre de mémoriser en utilisant des mécanismes divers. En associant les techniques d'ancrage mémoriel à l'intelligence artificielle, Woonoz a mis au point un parcours parfaitement individualisé qui prend en compte les particularités personnelles de chacun.

Woonoz est une entreprise technologique innovante créée en 2013 qui a reçu le label “Pass French Tech” qui récompense chaque année une centaine d'entreprises en hypercroissance, pépites de la “French Tech”.

Leur solution liée à l'ancrage mémoriel – primée à de nombreuses reprises – a pour but ultime d'assurer la mémorisation rapide, durable, voire réflexe, des informations désirées au service d'un résultat de formation “testable, attestable et certifiable”.

Woonoz utilise les découvertes en matière de neurosciences et connaissance des mécanismes qui régissent la mémoire pour faire tomber le taux effrayant de 80% des informations délivrées lors d'une formation qui sont oubliées dans les sept jours.

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La méthode de Woonoz renforce l'impact de l'apprentissage en s'adaptant au niveau de connaissance d'un stagiaire, à la manière dont il mémorise les informations et à son rythme d'acquisition. L'entraînement s'adapte en temps réel et optimise comme jamais sa mémorisation.

C'est l'intelligence artificielle appliquée à l'apprentissage du module iBellule qui traite les niveaux à appliquer au stagiaire grâce à des algorithmes très puissants judicieusement utilisés et combinés. La formation consiste à dérouler un programme et proposer des mises en situation. L'intelligence artificielle juge en direct des notions acquises et non acquises et optimise le programme pour aboutir à une meilleure mémorisation.

Les tarifs de la formation iBellule

La plateforme iBellule propose sa formation aux particuliers pour un tarif de 19,90 €. Il vous suffit de remplir un questionnaire assez sommaire avec vos coordonnées sur leur site.

Attention, le paiement s'effectue par chèque ou par PayPal, mais n'est pas disponible par carte bancaire.

Pour les entreprises ou les écoles, vous devez remplir le questionnaire et la plateforme vous contacte pour établir avec vous un devis selon la taille de votre école ou de votre entreprise.

Pour une étude plus approfondie du sujet, vous pouvez vous procurer le livre de Sylvie Azoulay-Bismuth qui a collaboré au contenu de la formation iBellule : “Être un pro de l'e-mail”, disponible sur Amazon à partir de 15,99 € (hors livraison).

Pour être sûr que ni vous ni vos collaborateurs ne commettiez de fautes parfois lourdes de conséquences et pour tout simplement optimiser la rédaction de vos e-mails pour que vos échanges commerciaux gagnent en efficacité, la formation iBellule est un outil performant, créé grâce à un concept novateur et enrichi par un contenu élaboré par une spécialiste de ce domaine très pointu de la littérature des courriels. En quelque trois heures, la formation iBellule offre la possibilité d'apprendre et surtout de retenir des éléments que chaque membre de l'entreprise va pouvoir appliquer au quotidien. La formation iBellule est un investissement dont les retombées sont immédiates et quotidiennes.