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Le courrier électronique en entreprise

Dans l'environnement professionnel actuel où le courrier électronique est devenu l'outil de communication préféré. Il est essentiel de maîtriser les compétences nécessaires pour transmettre vos messages. Il existe de nombreuses façons de communiquer votre mécontentement à un collègue avec qui vous êtes en conflit d’une façon ou d’une autre. On peut imaginer une discussion en face à face, un appel téléphonique ou une médiation quelconque. Toutefois, l’email reste l’un des moyens le plus couramment utilisés dans le monde du travail.

Le courrier électronique est un outil très puissant largement répandu pour plusieurs raisons.

Lorsque vous envoyez un email, il y a un enregistrement automatique de la communication. Par conséquent, vos différents échanges peuvent être organisé en dossier est stockée en toute sécurité. Ils pourront ainsi être utilisés à l'avenir pour références ou raisons juridiques. L'utilisation du courrier électronique comme moyen de communication officielle permet également aux entreprises d'économiser de l'argent. Il est important de noter ces points pour comprendre à quel point il est important pour vous de maîtriser ce type de manière de communiquer.

Dans votre travail au quotidien, il peut arriver qu'un collègue ait besoin d'un rappel de quelques règles de bon comportement à avoir. Il est  intéressant de se souvenir qu'avertir un collègue par courrier électronique est un moyen formel et efficace de faire passer votre message de manière ferme. Si un tel collègue décide de ne pas changer d’attitude après des avertissements répétés, les courriels que vous avez envoyés peuvent être présentés pour justifier des démarches plus poussées de votre part. Rappelez-vous qu'ils ont été stockés en toute sécurité et peuvent être récupérés et utilisés pour montrer les antécédents d'inconduite de la personne en question.

Avant d'avertir un collègue par courrier électronique

Comme indiqué précédemment, l'utilisation du courrier électronique pour la communication est formelle. Cela implique qu'il pèse plus lourd qu'un avertissement verbal et entraîne plus de conséquences. Par conséquent, avant d’avertir une personne avec qui vous travailler par email, envisagez des avertissements verbaux. Certains adapteront leur comportement lorsque vous le ferez. Par conséquent, il n'est pas nécessaire sans avoir cherché d’abord à régler le problème, de lui donner une ampleur inutile. En outre, avertir un collègue par courrier électronique peut ne pas toujours être le moyen idéal de persuader celui-ci de changer. Traitez chaque cas et chacun en fonction de la situation. Avant d’exprimer votre colère par email, vous devez savoir comment vous y prendre. Vous devez rassembler vos idées et déterminer ce que vous voulez écrire et le niveau d’impact dont vous avez besoin pour obtenir le résultat souhaité.

Identifier le problème

La toute première chose à faire avant d'envoyer votre email est d'identifier le sujet de votre irritation. Ce n'est pas aussi simple qu'il y paraît. Dans un bureau où règnent concurrence et rivalité,  vous devez être sûr que vos accusations ont une base sérieuse. Il ne s’agit pas pour vous de tourmenter un membre de votre équipe avec des ragots. Cependant, si vous êtes victime ou témoin d'un acte d'inconduite et que les faits sont certains, réagissez. Cependant, n’oublier dans votre élan de respecter les règles politesse habituelle.

Qui est la personne avec laquelle vous avez un problème ?

Susciter indûment des conflits entre vous et un cadre par exemple ne fera de bien ni à vous ni à votre équipe. Cela affectera certainement votre productivité et pourra vous mettre dans une situation délicate. Au lieu d'un email, envisagez une discussion en face à face peut être utile dans un premier temps pour remédier au problème qui vous préoccupe. Toutefois, si vos multiples discussions en face à face et vos avertissements verbaux échouent, n'hésitez pas à envoyer des emails officiels qui vous seront certainement avantageux ultérieurement.

Bien soigner votre email

Votre email doit être écrit de manière professionnelle. Lorsque vous prenez l’initiative de critiquer le comportement ou le travail d’un individu en particulier par email, n'oubliez pas qu'il s'agit d'un document officiel. Cela signifie que c'est un document qui peut se retourner contre vous. Respectez donc toutes les règles attendues pour la rédaction d'un courrier dans ce contexte.