Dacă nu aveți o rutină clară pentru gestionarea procesării e-mailurilor dvs., acestea pot deveni rapid o sursă de pierdere considerabilă de timp. Pe de altă parte, dacă faci ceea ce este necesar la nivel organizațional pentru a nu fi copleșit de zeci de e-mailuri necitite. Apoi vă puteți curăța mintea de orice posibilitate de a pierde un e-mail important. Acest articol enumeră o serie de practici dovedite. Adoptându-le, cu siguranță vei putea să-ți gestionezi cutia poștală mult mai senin.
Clasificați automat sau manual orice e-mail într-un folder sau sub-foldere dedicate.
Acesta este tipul metodei care vă va permite să sortați rapid e-mailurile în ordinea importanței. Puteți alege să vă clasificați e-mailurile în funcție de temă, de subiect, de termene. Important este să profitați de toate caracteristicile din cutia poștală pentru a vă gestiona e-mailurile într-un mod complet operațional. Odată ce ați creat un director cu folder și subfolder în conformitate cu modul de organizare care vi se potrivește. Fiecare mesaj va avea locul său în cutia poștală, ca fiecare fișier de hârtie de pe birou. Deci, odată ce a trecut momentul de procesare a e-mailurilor, vă puteți concentra 100% pe restul muncii.
Planificați o perioadă specifică pentru procesarea e-mailurilor
Desigur, trebuie să rămâi receptiv și să poți prelucra mesaje care așteaptă un răspuns imediat din partea ta. Pentru restul, planificați-vă momentul (momentele) cele mai relevante, pentru a face față emailurilor dvs. într-o manieră consecventă. Începeți să pregătiți toate elementele necesare procesării lucrărilor dvs. Fișiere de hârtie, capsatoare, imprimante, totul trebuie să fie la îndemână pentru a facilita o concentrare maximă. Indiferent când alegi. Acum că căsuța dvs. poștală este organizată ca un centru de sortare poștală, aveți posibilitatea să vă prelucrați e-mailurile cu calm, cu eficiență și rapiditate.
Curățați căsuța poștală ștergând toate buletinele inutile
Căsuța poștală este parazitată constant de buletine informative sau reclame neinteresante? Aveți grijă să vă scăpați căsuța poștală de toate aceste buletine care arată mai mult ca spam decât orice altceva. Trebuie să vă dezabonați sistematic de la toate aceste liste de corespondență care nu vă aduc nimic concret și care pot deveni rapid mai invazive. Puteți utiliza instrumente de genul Cleanfox unde Derulați-mă faceți cele necesare în câteva clicuri. Fără a vă lua dimineața, acest tip de soluție vă va ajuta enorm să puneți capăt tuturor acestei poluări digitale. Mii de e-mailuri pot fi procesate relativ rapid.
Setați un răspuns automat
În curând veți pleca în vacanță mult timp. Un detaliu care nu trebuie trecut cu vederea, a activat răspunsul automat al căsuței poștale. Acest lucru este important pentru ca toate persoanele cu care să corespundă profesional prin e-mail să fie bine informate despre absența dumneavoastră. Multe neînțelegeri sunt posibile atunci când un client sau un furnizor pierde răbdarea, deoarece aceste mesaje rămân fără răspuns. Acest lucru poate fi ușor evitat cu un mesaj scurt care va fi trimis automat în timpul vacanței. Trebuie doar să indicați data întoarcerii din vacanță și de ce nu e-mail-ul unui coleg, dacă este necesar.
Tastați numărul de e-mailuri pe care le trimiteți în copie
Utilizarea sistematică a e-mailurilor trimise în copie carbon (CC) și copie carbon invizibilă (CCI) poate genera rapid schimburi interminabile. Persoanele care trebuiau să primească mesajul tău pentru informații, acum necesită clarificări. Alții se întreabă de ce au primit acest mesaj și îl percep, pe bună dreptate, ca o pierdere de timp. Atunci când faceți alegerea de a pune pe cineva în buclă, asigurați-vă că alegerea dvs. este cu adevărat relevantă. Trebuie evitate mesajele trimise către oricine.
Nu uitați că un e-mail poate avea valoare legală
Pe cât posibil, păstrați toate e-mailurile dvs., acestea au forța de probă, în special la tribunalul industrial. Un mesaj electronic dacă este certificat cu aceeași valoare legală ca o scrisoare pe care ai fi scris-o de mână. Atenție, chiar și un simplu mesaj trimis fără să stea pe gânduri la un coleg sau la un client poate avea consecințe grave. Dacă un client dovedește, e-mailul are asistența, că nu ți-ai respectat angajamentele în ceea ce privește livrarea sau altele. Va trebui să suporte consecințele asupra afacerii tale și pentru tine. În litigiile comerciale ca în tribunalul industrial, se spune că dovada este „gratuită”. Adică judecătorul este cel care va decide și că este mai bine să-și clasifice cu atenție e-mailurile decât să le fi pus în coșul de gunoi.
