Профессиональное письмо - это письменный документ, который обеспечивает официальные отношения между разными собеседниками. У него очень обычная внутренняя структура. По существу написано на одной странице, в исключительных случаях - на двух. Профессиональное письмо чаще всего содержит одну тему. У этой внутренней структуры есть преимущество. Его план письма может оставаться неизменным, несмотря ни на что. Очевидно, что с учетом цели изменения будут. Однако будь то простой запрос информации, заявление или даже жалоба. План написания профессиональной переписки практически не изменится.

Прошлое, настоящее, будущее: трехэтапный план успешного профессионального письма

Использование прошлого, настоящего и будущего в этой хронологической иерархии относится к триптиху плана написания профессионального письма. Это простой и эффективный план, который можно применять в любой ситуации. Задавать вопросы, передавать информацию, объяснять заданную тему или даже убеждать читателя. Эффективность, оправданная с учетомлогический порядок наблюдается в его составе.

 

Прошлое: шаг номер 1 плана

Чаще всего мы пишем письмо на основании прецедента, исходной или предыдущей ситуации. Это может быть полученное письмо, встреча, визит, телефонное интервью и т. Д. Цель написания первой части этого письма - сообщить причины отправки. Или просто контекст, описывающий ситуацию. Напоминание о фактах обычно выражается в одном предложении. Однако это предложение удобнее строить по вложенным предложениям. В качестве иллюстрации мы можем иметь следующие выражения:

  • Подтверждаю получение вашего письма, информирующего меня о ...
  • В вашем письме от ………
  • Вы довели до нас ...
  • С учетом вашего пресс-релиза, опубликованного в газете XXX (ссылка № 12345), мы только что предложили ...
  • После проверки вашей учетной записи мы обнаружили ...

В ситуациях, когда причина написания письма не связана с прошлым фактом. На этом этапе у нас есть первый абзац письма, в котором автор представляет себя и свое заведение. Затем продолжите, указав свой запрос или предложив различные услуги. Например, в контексте запроса информации или предложения услуги у нас могут быть следующие выражения:

  • Как эксперты в сфере безопасности, мы идем этим путем….
  • Имея в глубине души удовлетворение наших клиентов, мы хотели ...
  • Мы очень рады сообщить, что мы запланировали для наших клиентов ...

В контексте спонтанного заявления (стажировки или работы) мы также можем иметь следующие выражения:

  • Ваша компания привлекла мое внимание, и, будучи студентом …………, я хотел бы подать заявку на стажировку ………
  • Недавно закончил ...

Получатель, которому адресовано письмо, должен с первого абзаца понимать тему вашего письма.

Настоящее: шаг номер два плана

Эта вторая часть плана относится к причинам, оправдывающим написание письма в момент T. Что касается предыдущей ситуации, изложенной в первой части. На этом уровне это вопрос спора, информирования, объяснения или даже допроса. В зависимости от сложности ситуации, эта часть может быть написана либо целым абзацем, либо изложена основная идея в одном предложении. В качестве иллюстрации мы можем иметь следующие выражения:

  • Принимая во внимание, что на дату… счет №… не погашен, мы…
  • Членство в нашей организации также гарантирует вам ...
  • Несмотря на то, что контракт предусматривает начало работ в день…, мы с удивлением наблюдаем и не можем понять задержки, о которых сообщил г-н ……….

Будущее: шаг номер 3 плана

Эта третья и последняя часть закрывает первые две, сообщая о отава прийти

Либо мы выражаем свои намерения как автор письма, и таким образом можем использовать выражения типа:

  • Сегодня я лично позабочусь о доставке запрошенных вами вещей
  • Готовы заменить ... с учетом конечно оригинала.
  • Подойдите, пожалуйста, к кассе… ..

Либо мы выражаем желание, просим или побуждаем получателя действовать или реагировать. Таким образом, мы можем иметь следующие формулировки:

  • Предлагаем вам подойти к стойке
  • Поэтому я прошу вас как можно скорее обратиться к вашим экспертам, чтобы ...
  • Мы с нетерпением ждем вашего скорейшего разрешения этой ситуации.

Цель написания этого письма потенциально может сопровождаться аргументом:

  • Вы максимально быстро (объективно) скорректируете ситуацию согласно общим и частным положениям договора. (Аргумент)
  • Можете ли вы организовать мою доставку как можно скорее? ? (Цель) Бесполезно напоминать вам, что доставка должна быть произведена в запланированный срок, с учетом ваших условий продажи. (Аргумент)

 

Вежливая формула, необходимая для завершения вашего профессионального письма !

Чтобы правильно завершить профессиональное письмо, необходимо написать вежливую фразу. На самом деле это двойная вежливая формула, состоящая из выражения, но также и из формулы «предварительного заключения».

Либо у нас есть формула вежливости, отражающая определенную сердечность:

  • Примите заранее нашу благодарность за ...
  • Приносим свои извинения за эту неожиданную ситуацию
  • Я всегда буду доступен, чтобы обсудить это на встрече
  • Вы можете связаться с нами в любое время, чтобы ...
  • Мы надеемся, что это предложение оправдает ваши ожидания, и мы, конечно же, в вашем распоряжении для получения дополнительной информации.

Либо у нас есть вежливая формула:

  • Мы просим вас принять, мадам, сэр, наши наилучшие пожелания.
  • Пожалуйста, поверьте, сэр, в выражение наших лучших чувств.
  • Пожалуйста, примите, мадам, наши наилучшие пожелания.

 

Преимущество этого плана при написании профессионального письма заключается, с одной стороны, в его трезвости при написании содержания, а с другой - в его простоте чтения по отношению к получателю. Однако эта временная шкала не рекомендуется для более сложного и длинного контента.