جڏهن ڪجهه ملازم مختلف سببن جي ڪري غير حاضر هوندا آهن بغير انهن جي سپروائيزر يا مئنيجر کي مطلع ڪرڻ جي، انهن کي خبر ناهي ته انهن جو نقطو ڪيئن ڪجي. ٻين کي به اهو ڏکيو محسوس ٿئي ٿو ته هڪ مختصر موڪل جي درخواست ڪرڻ لاء جڏهن انهن جو تعداد آهي ذاتي مسئلا ادا ڪرڻ
توهان جي غير موجودگي جو اثر گهڻو ڪري توهان جي ڪم جي نوعيت ۽ توهان جي ڪم جي جاء تي پاليسين تي دارومدار آهي. توهان جي غير موجودگي، خاص طور تي جيڪڏهن اڳ ۾ اعلان نه ڪيو ويو آهي، توهان جي تنظيم لاء تمام قيمتي ٿي سگهي ٿي. تنهن ڪري، فيصلو ٿيڻ کان پهريان، ان بابت سوچيو. جيڪڏھن اھو ڳالھھ آھي يا ٿيو آھي، اي ميل کي تڪليف ڪرڻ يا پنھنجي سپروائزر کي بيان ڪرڻ لاء مؤثر ۽ جلدي گفتگو ڪرڻ لاء ھڪڙو طريقو آھي.
هڪ جائزگي اي ميل لکڻ کان پهرين
هن آرٽيڪل جو مقصد اهو ڏيکارڻ آهي ته ڪيئن هڪ ملازم هڪ يا وڌيڪ جائز سببن سان هن جي غير حاضري جي ضرورت جو جواز پيش ڪري سگهي ٿو يا اهو سبب آهي ته هو پنهنجي پوسٽ تي موجود نه ٿي سگهي. هڪ ملازم جي طور تي، اهو ضروري آهي ته توهان کي پڪ آهي ته توهان بغير ڪنهن موڪل جي غير حاضري جي ممڪن نتيجن جي. ڪا به ضمانت نه آهي ته توهان جي معافي واري اي ميل کي مناسب جواب ملي ويندو. ساڳئي طرح، ڪا به ضمانت نه آهي ته جڏهن توهان هڪ اي ميل لکندا آهيو ته ڪم کان موڪل جو وقت، اهو مثبت طور تي وصول ڪيو ويندو.
پر، جڏهن توهان تڪڙو سببن جي غير حاضر ٿيڻ گهرجي ۽ توهان پنهنجي باس تائين پهچي نه ٿا سگهو، اهو لازمي طور تي هن غير موجودگي جي خاص سببن تي مشتمل هڪ اي ميل لکڻ ضروري آهي. ساڳئي طور، جڏهن توهان اڳ ۾ ڄاڻو ٿا ته توهان کي ضروري ذاتي يا خانداني مسئلن سان معاملو ڪرڻو پوندو، اهو ئي ڪرڻ وارو آهي اي ميل ٺهرايو جنهن ۾ تڪليف لاء توهان جي معافي آهي ۽ ممڪن هجي ته ڪجھه واضح وضاحت. توهان پنهنجي نوڪري تي توهان جي ذاتي زندگيء جي اثر کي گهٽائڻ جي اميد ۾ آهيو.
آخرڪار، پڪ ڪريو ته توهان پنهنجي ڪمپني جي پاليسي ۽ پروٽوڪول کان واقف آهيو ته ڪيئن توهان جي گروپ مان غير حاضر رهي. ڪمپني ايمرجنسي جي صورت ۾ ڪجهه رعايتون ڏئي سگهي ٿي ۽ انهن کي منظم ڪرڻ جو طريقو مهيا ڪري سگهي ٿي. اتي امڪاني طور تي پاليسي هوندي ڏينهن جي تعداد جي وچ ۾ جڏهن توهان کي لاڳو ڪرڻ جي ضرورت آهي ۽ ڏينهن جيڪي توهان پري هوندا.
اي ميل لکڻ تي هدايتون
هڪ رسمي انداز جو استعمال ڪريو
هي اي ميل سرڪاري آهي. اهو هڪ رسمي انداز ۾ لکڻ گهرجي. مضمون کان وٺي نتيجي تائين، هر شي کي پيشه ور هجڻ گهرجي. توهان جو سپروائيزر، هر ڪنهن سان گڏ، توهان کي توهان جي اي ميل ۾ صورتحال جي سنگيني جو اظهار ڪرڻ جي اميد رکي ٿو. توهان جو ڪيس وڌيڪ ٻڌڻ جو امڪان آهي جڏهن توهان هڪ رسمي انداز ۾ اهڙي اي ميل لکندا آهيو.
اي ميل موڪليو شروعاتي
اسان اڳ ۾ ئي ڪمپني جي پاليسي جي احترام جي اهميت تي زور ڏنو آهي. اهو پڻ ياد رکو ته جيڪڏهن توهان کي هڪڙو عذر فراهم ڪرڻ وارو اي ميل لکڻو پوندو، اهو ضروري آهي ته جتنا جلد ممڪن آهي. اهو خاص طور تي ضروري آهي جڏهن توهان ناڪام ٿيا آهيو ۽ توهان بغير اجازت جي اجازت نه آئي آهي. ناجائز غير موجودگيء کانپوء توهان جي باس کي اطلاع ڏيڻ کان خبردار ٿي سگھي ٿو. طاقت رياض جي صورت ۾ توهان کي چڱيء طرح اطلاع ڪندي، جنهن ۾ توهان پاڻ کي ڳوليندا آهيو، توهان کي ڪمپني ۾ مدد ڏيڻ لاء مناسب متبادل چونڊڻ يا انتظام ڪرڻ لاء مدد ڏيندو.
تفصيل سان تفصيل سان گڏ ٿيو
مختصر هئڻ. توهان کي تفصيل ۾ وڃڻ جي ضرورت ناهي ته ڇا ٿيو جنهن جي ڪري توهان اتي نه آهيو يا جلدي پري ٿي وڃو. صرف اهم حقيقتن جو ذڪر ڪريو. جيڪڏھن توھان اڳ ۾ ئي اجازت جي درخواست ڪري رھيا آھيو، ان ڏينھن کي ظاھر ڪريو جنھن ڏينھن توھان غير حاضر رھڻ جو ارادو ڪيو آھي. تاريخن سان مخصوص ٿيو، اندازو نه ڏيو.
امداد فراهم ڪريو
جڏهن توهان پري رهڻ لاءِ عذر اي ميل لکندا آهيو، اهو ڏيکارڻ جي پڪ ڪريو ته توهان ڪمپني جي پيداوار جي پرواهه ڪندا آهيو. اهو ٺيڪ ناهي ته صرف اهو چوڻ ته توهان پري ٿي ويندؤ، ڪجهه ڪرڻ جي آڇ ڪريو جيڪو توهان جي غير موجودگي جا اثر گهٽائي ڇڏيندو. مثال طور، توهان اهو ڪري سگهو ٿا جڏهن توهان واپس وڃو يا توهان کي تبديل ڪرڻ لاء هڪ ساٿي سان ڳالهايو. ڪجهه ڪمپنيون شايد پاليسيون هجن جهڙوڪ تنخواه ڪٽيون ڏينهن لاءِ. تنهن ڪري، ڪمپني جي پاليسي کي مڪمل طور تي سمجهڻ جي ڪوشش ڪريو ۽ توهان ان سان ڪيئن ڪم ڪري سگهو ٿا.
اي ميل جو مثال 1: ڪيئن لکجي معافي جي اي ميل
مضمون: 19/11/2018 کان غير موجودگي جو ثبوت
هيلو مسٽر گليجو،
مھرباني ڪري ھن اي ميل کي سرڪاري نوٽيفڪيشن طور قبول ڪريو ته مان سردي جي ڪري نومبر 19، 2018 تي ڪم ۾ شامل نه ٿي سگھيس. ليام ۽ آرٿر منهنجي غير موجودگيءَ ۾ منهنجي جاءِ ورتي. هنن ان ڏينهن لاءِ منهنجي مقرر ڪيل سموريون ذميواريون پوريون ڪيون.
مان معافي وٺان ٿو ته ڪم ڇڏڻ کان اڳ توهان سان رابطو نه ڪري سگهيو. مون کي معاف ڪجو جيڪڏهن ڪاروبار ۾ ڪا به تڪليف هئي.
مون ھن اي ميل سان پنھنجو طبي سرٽيفڪيٽ جوڙيو آھي.
مهرباني ڪري مون کي خبر ڏيو ته جيڪڏهن توهان کي وڌيڪ معلومات جي ضرورت آهي.
توھان جي توھان جي توھان جي مھرباني
مخلص،
ايٿ گاڏين
اي ميل مثال 2: توهان جي نوڪري مان مستقبل جي غير حاضري لاءِ معافي جي اي ميل ڪيئن لکجي
مضمون: منهنجي غير موجودگي واري ڏينهن 17 / 12 / 2018 کي منظم ڪرڻ
محترم مدام پااسال،
مھرباني ڪري ھن اي ميل کي سرڪاري نوٽيفڪيشن طور قبول ڪريو ته مان 17 ڊسمبر 2018 تي ڪم کان غير حاضر رھندس. مان انھيءَ ڏينھن عدالت ۾ پروفيشنل شاھد طور پيش ٿي ويندس. مون توهان کي گذريل هفتي عدالت ۾ منهنجي سمن جي باري ۾ ٻڌايو ۽ مون کي حاضر ٿيڻ جي لازمي ضرورت آهي.
مون IT ڊپارٽمينٽ مان Gabin Thibault سان هڪ معاهدو ڪيو، جيڪو هن وقت مون کي تبديل ڪرڻ جي موڪل تي آهي. عدالت جي وقفي دوران، مان فون ڪندس ته ڏسو ته هن کي ڪنهن مدد جي ضرورت آهي.
مان تنهنجي مهرباني
مخلص،
ايمما ويللي
