اي ميل اسان مان گھڻن لاءِ ترجيحي رابطي وارو اوزار آھي. اي ميل شاندار آهي ڇو ته توهان کي هڪ ئي وقت موجود هجڻ جي ضرورت ناهي جيئن توهان جي گفتگو ڪندڙ گفتگو ڪرڻ لاءِ. هي اسان کي جاري مسئلن تي اڳتي وڌڻ جي اجازت ڏئي ٿو جڏهن اسان جا ساٿي غير موجود آهن يا دنيا جي ٻئي پاسي.
تنهن هوندي، اسان مان گهڻا اي ميلن جي لامحدود فهرست ۾ غرق آهن. 2016 ۾ شايع ٿيل هڪ رپورٽ موجب، سراسري ڪاروباري صارف هر روز 100 کان وڌيڪ اي ميلون وصول ڪري ٿو ۽ موڪلي ٿو.
اضافي طور تي، اي ميلون بلڪل آساني سان سمجهي رهيا آهن. هڪ تازو اي ميل منڊل جو مطالعو مليو آهي ته 64 ماڻهن جو هڪ اي ميل موڪلي يا وصول ڪيو آهي جيڪو ڪاوڙ يا غير عدم مونجهارو پيدا ڪيو.
جي اي ميلن جي مقدار جي ڪري اسين موڪليو ۽ وصول ڪري سگهون ٿا، ڇو ته اي ميلون اڪثر ڪري غلط تشريح ٿيل آهن، اهو ضروري آهي ته انهن کي صاف ۽ صحيح انداز ۾ لکڻ لاء ضروري آهي.
هڪ پروفيسر اي ميل جو صحيح طريقي سان لکڻ
مختصر لکڻ ۽ پوائنٽ اي ميلون اي ميلن کي منظم ڪرڻ ۾ خرچ ٿيل وقت کي گھٽائي ڇڏيندو ۽ توهان کي وڌيڪ پيداوار بڻائيندو. توهان جي اي ميلن کي مختصر رکڻ سان، توهان ممڪن طور تي اي ميلن تي گهٽ وقت ۽ ٻين ڪمن تي وڌيڪ وقت خرچ ڪندا. اهو چيو ته، واضح طور تي لکڻ هڪ مهارت آهي. سڀني صلاحيتن وانگر، توهان کي ضرورت پوندي ان جي ترقي تي ڪم ڪريو.
شروعات ۾، اهو توهان کي مختصر اي ميلون لکڻ ۾ جيترو ڊگهو وقت وٺي سگھي ٿو جيترو ڊگهو اي ميلون لکڻ ۾. بهرحال، جيتوڻيڪ اهو معاملو آهي، توهان پنهنجي ساٿين، گراهڪن يا ملازمن کي وڌيڪ پيداوار ۾ مدد ڪندا، ڇو ته توهان انهن جي انباڪس ۾ گهٽ بي ترتيب شامل ڪندا، جيڪو انهن کي توهان کي وڌيڪ جلدي جواب ڏيڻ ۾ مدد ڏيندو.
واضح طور تي لکڻ سان، توهان کي ڪنهن ماڻهو جي نالي سان سڃاتو ويندو، جيڪو ڄاڻي ٿو ته اهي ڇا ٿا چاهين ۽ شيون حاصل ڪيون وڃن. ٻئي توهان جي ڪيريئر جي امڪانن لاءِ سٺا آهن.
پوء ڇا، صاف، جامع ۽ مسلکي اليڪٽرانڪ لکڻ لکڻ لاء ڇا آهي؟
پنھنجي مقصد جي سڃاڻپ
صاف اي ميلون صاف صاف مقصد آهن.
هر وقت جڏهن توهان اي ميل لکڻ لاءِ ويهندا آهيو، ڪجهه سيڪنڊن لاءِ پنهنجو پاڻ کان پڇو، ”مان هي ڇو موڪلي رهيو آهيان؟ مان وصول ڪندڙ کان ڇا توقع ڪريان؟
جيڪڏهن توهان انهن سوالن جو جواب نٿا ڏئي سگهو، توهان کي اي ميل نه موڪليندا. ليکڪ اي ميلون ڄاڻڻ کان بغير توهان جي ضرورت آهي توهان جي وقت ۽ توهان جي وصول ڪندڙ جي ضايع ٿيڻ. جيڪڏهن توهان کي خبر ناهي ته توهان جيڪي توهان چاهيو ٿا، اهو شايد توهان جي لاء واضح ۽ سمجهه سان بيان ڪرڻ ڏکيو ٿيندو.
"هڪ ڀيري ۾ هڪڙي شيء" استعمال ڪريو
اي ميلون گڏجاڻين لاءِ متبادل نه آهن. ڪاروباري گڏجاڻين سان، وڌيڪ ايجنڊا شيون جيڪي توهان ڪم ڪندا آهيو، وڌيڪ پيداواري گڏجاڻي.
اي ميلن سان، سامهون اچڻ وارو آهي. گھٽ ۾ توهان توهان جي اي ميلن ۾ مختلف عنوانن ۾ شامل ڪيو آهي، وڌيڪ شيون توهان جي وچڙ ۾ مباحثه هوندا.
انهي ڪري اهو سٺو خيال آهي ته "هڪ وقت ۾ هڪ شيء" جي اصول تي عمل ڪرڻ. پڪ ڪريو ته هر اي ميل جيڪو توهان موڪليو آهي هڪ شيء بابت آهي. جيڪڏهن توهان کي ڪنهن ٻئي منصوبي بابت ڳالهائڻ جي ضرورت آهي، هڪ ٻيو اي ميل لکو.
اهو پڻ سٺو وقت آهي جيڪو پنهنجو پاڻ کان پڇڻ لاء، "هي اي ميل ڇا واقعي ضروري آهي؟" ٻيهر، صرف بلڪل ضروري اي ميل جو شخص توهان اي ميل موڪلي ٿو، ان جي احترام کي گواهي ڏني.
همدردي جي مشق
همدردي ٻين جي اکين ذريعي دنيا کي ڏسڻ جي صلاحيت آهي. جڏهن توهان اهو ڪندا آهيو، توهان انهن جي سوچن ۽ جذبات کي سمجهندا آهيو.
جڏهن لکڻ اي ميلون، پنهنجي لفظن جي پڙهندڙ جي نقطي نظر کان سوچيو. هر شيء سان جيڪو توهان لکي ٿو، پنهنجو پاڻ کان پڇو:
- آئون ان جي سزا کي ڪيئن حاصل ڪري سگهان ٿو؟
- ڇا اهو وضاحت ڪرڻ لاء مبني شرطن ۾ شامل آهي؟
اهو هڪ سادي ، اڃا به موثر انداز سان توهان کي لکڻ گهرجي. انهن ماڻهن بابت سوچڻ جيڪي توهان کي پڙهندا هوندا انهن جي طريقي کي موٽ ڏيندا.
دنيا کي توهان جي شروعات ڪرڻ ۾ مدد ڏيڻ لاء هڪ جذباتي طريقو آهي. گهڻو ڪري:
- مصروف آهن. انهن وٽ اهو وقت نه آهي جو اندازو لڳايو ته توهان ڇا چاهيو ٿا، ۽ اهي توهان جي اي ميل پڙهڻ ۽ جلدي جواب ڏيڻ جي قابل هوندا.
- دستيابي جو لطف ڏيو. جيڪڏهن توهان انهن يا انهن جي باري بابت ڪجهه مثبت چئي سگهو ٿا، اهو ڪريو. توهان جو لفظ ضايع نه ٿيندو.
- شڪر ڪرڻ وانگر. جيڪڏهن وصول ڪندڙ توهان جي ڪنهن به طريقي سان مدد ڪئي، انهن کي شڪر ڪرڻ ياد رکو. توھان کي اھو ڪرڻ گھرجي جيتوڻيڪ اھو انھن جو ڪم آھي توھان جي مدد ڪرڻ.
مختصر تجويز
جڏهن توهان پهريون ڀيرو ڪنهن کي اي ميل ڪريو ٿا، توهان کي وصول ڪندڙ کي ٻڌائڻ جي ضرورت آهي ته توهان ڪير آهيو. توهان عام طور تي هڪ جملي ۾ ڪري سگهو ٿا. مثال طور: ”توهان سان [ايونٽ X] ۾ ملاقات ڪري سٺو لڳو. »
تعارف کي مختصر ڪرڻ جو هڪ طريقو اهو آهي ته انهن کي لکڻ لاءِ ڄڻ ته توهان سامهون اچي رهيا آهيو. توهان نه چاهيو ته پنجن منٽن جي هڪجهڙائي ۾ وڃڻ چاهيو جڏهن ڪنهن شخص سان ملڻ. تنهن ڪري اهو اي ميل ۾ نه ڪريو.
توهان کي خبر ناهي ته هڪ تعارف ضروري آهي. شايد توهان اڳ ۾ ئي وصول ڪندڙ سان رابطو ڪيو آهي، پر توهان کي خبر ناهي ته هوء توهان کي ياد ڪندي. توهان پنهنجي برقي دستخط ۾ پنهنجا سند ڇڏي ڇڏيندا.
هي غلط فهمي کان بچي ٿو. پنهنجو پاڻ کي ڪنهن سان ٻيهر متعارف ڪرايو جيڪو اڳ ۾ ئي ڄاڻي ٿو ته توهان کي بدمعاشي طور تي اچي ٿو. جيڪڏهن هوء پڪ ناهي ته هوء توهان کي ڄاڻي ٿي، توهان صرف هن کي پنهنجي دستخط جي جانچ ڪري سگهو ٿا.
پاڻ کي پنجين جملي تائين محدود ڪريو
هر اي ميل ۾ توهان لکي ٿو، توهان کي جيڪي ضرورت آهي چوندا ته توهان کي ڪافي جملي استعمال ڪرڻ گهرجي، وڌيڪ نه. هڪ مفيد ڪارڪردگي پنهنجو پاڻ کي پنج جملن تائين محدود ڪرڻ آهي.
پنجن ڳالهين کان گهٽ اڪثر فضول ۽ بدعنواني کان وڌيڪ پنجن لفظن کان وڌيڪ فضول وقت آهن.
ڪڏهن ڪڏهن وقت ٿيندو، جڏهن ته اي ميل رکڻو پوندو ته پنجن لفظن کي. پر اڪثر ڪيسن ۾، پنج جماعتون ڪافي آهن.
پنجن جملي جي نظم جي پوزيشن کي وڌايو ۽ توهان پاڻ کي تيز اي ميلون لکڻيون پوندي. توهان وڌيڪ جواب پڻ حاصل ڪنداسين.
مختصر لفظن استعمال ڪريو
1946ع ۾، جارج آرويل اديبن کي نصيحت ڪئي ته ڪڏهن به ڊگهو لفظ استعمال نه ڪن، جتي مختصر ڪم ڪندو.
اهو مشورو اڄ به وڌيڪ لاڳاپيل آهي، خاص طور تي جڏهن اي ميلون لکڻ.
مختصر لفظن پنهنجو پڙهندڙن لاء احترام ڏيکاري ٿو. مختصر لفظن استعمال ڪندي، توھان پنھنجي پيغام کي سمجھڻ لاء آسان ڪيو.
ساڳيو ئي مختصر جملن ۽ پيراگراف جو سچو آهي. اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کا پیغام صاف اور سمجھنے کے لئے آسان ہو تو متن کے بڑے بلاکس لکھنے سے بچڻ.
فعال آواز استعمال ڪريو
فعال آواز پڙهڻ لاء آسان آهي. اهو پڻ عمل ۽ ذميواري جي حوصلا افزائي ڪري ٿو. درحقيقت، فعال آواز ۾، جملا ان شخص تي ڌيان ڏئي ٿو جيڪو عمل ڪري ٿو. غير فعال آواز ۾، جملا اعتراض تي ڌيان ڏئي ٿو جنهن تي هڪ عمل ڪري ٿو. غير فعال آواز ۾، اهو آواز ٿي سگھي ٿو ته شيون پنهنجو پاڻ تي ٿي رهيا آهن. فعال طور تي، شيون صرف تڏهن ٿينديون آهن جڏهن ماڻهو عمل ڪندا آهن.
معياري ڍانچي تي لٺ
توهان جي اي ميلون کي برقرار رکڻ لاء اهم ڇا آهي؟ معياري جوڙجڪ استعمال ڪريو. هي هڪ ٽيمپليٽ آهي جنهن کي توهان هر اي ميل جو توهان لکي سگهو ٿا.
توهان جي اي ميلون برقرار رکڻ سان گڏ، هڪ معياري ساخت جي پٺيان پڻ توهان کي جلدي لکڻ ۾ مدد پڻ ڪري ٿي.
وقت کان پوء، توهان هڪ جوڙجڪ ترقي ڪندي جيڪا توهان لاء ڪم ڪندي. توهان شروع ڪرڻ لاء هتي هڪ سادي جوڙجڪ آهي:
- سٺي
- هڪ تعبير
- توهان جي اي ميل جو سبب
- عمل لاءِ سڏ
- ھڪڙي بند ڪندڙ پيغام (بند ٿيل)
- صحيح
اچو ته انهن مان هر هڪ کوٽائي ۾ نظر ايندي.
- هي اي ميل جي پهرين لائن آهي. "هيلو، [پهريون نالو]" هڪ عام سلام آهي.
- جڏهن توهان پهريون ڀيرو ڪنهن کي اي ميل ڪري رهيا آهيو، هڪ تعريف هڪ عظيم شروعات آهي. هڪ سٺو لکيل تعريف پڻ هڪ تعارف طور ڪم ڪري سگهي ٿو. مثال طور :
"مون توهان جي پيشڪش کي [موضوع] تي [تاريخ] تي لطف اندوز ڪيو. »
”مون توهان جو بلاگ [موضوع] تي واقعي مددگار مليو. »
"اها خوشي هئي ته توهان سان [واقعي] تي ملن ٿا. »
- توهان جي اي ميل جو سبب هن حصي ۾، توهان چئو ٿا، "مان پڇڻ لاء اي ميل ڏانهن وڃڻ وارو آهيان ..." يا "مان سوچي رهيو هوس ته توهان مدد ڪري سگهو ٿا ..." ڪڏهن ڪڏهن توهان کي لکڻ جي سببن جي وضاحت ڪرڻ لاء ٻه جملن جي ضرورت پوندي.
- عمل لاءِ سڏ. هڪ دفعو توهان پنهنجي اي ميل جي سبب سمجهي چڪا آهيو، فرض نه ڪريو ته وصول ڪندڙ اهو ڄاڻڻ وارو آهي ته ڇا ڪجي. مخصوص هدايتون مهيا ڪن. مثال طور
"ڇا توهان مون کي اهي فائلون خميس تائين موڪلي سگهو ٿا؟" »
”ڇا تون ايندڙ ٻن هفتن ۾ اهو لکي سگهين ٿو؟ "
"مهرباني ڪري ان بابت Yann کي لکو، ۽ مون کي خبر ڏيو جڏهن توهان اهو ڪيو آهي. »
توهان جي درخواست کي سوال جي صورت ۾ ترتيب ڏيڻ سان ، وصول ڪندڙ کي جواب جي دعوت ڏني وڃي ٿي. متبادل طور تي ، توهان پڻ استعمال ڪري سگھو ٿا: "مون کي خبر ڏيو ته جڏهن توهان اهو ڪيو" يا "مون کي خبر ڏيو ته اهو توهان لاءِ ٺيڪ آهي." "
- بند. توهان جي اي ميل موڪلڻ کان پهريان، پڪ ڪريو ته هڪ بند ڪرڻ وارو پيغام شامل ڪريو. هي توهان جي ڪال کي عمل کي ٻيهر ڏيڻ ۽ وصول ڪندڙ کي سٺو محسوس ڪرڻ جو ٻه مقصد ڪم ڪري ٿو.
سٺا بندش جون مثالون:
هن جي مدد لاءِ توهان جي سڀني جي مهرباني "
”مان انتظار نٿو ڪري سگهان ته ٻڌڻ لاءِ توهان ڇا ٿا سوچيو. »
”مون کي خبر ڏيو ته جيڪڏهن توهان جو ڪو سوال آهي. "
- سلامتيء جي پيغام جي ذريعي توهان جي دستخط کي شامل ڪرڻ جي سوچ ختم ڪرڻ لاء.
اهو ٿي سگهي ٿو "توهان جو سچو"، "مخلص"، "سٺو ڏينهن آهي" يا "شڪريو".
