Dans votre vie professionnelle, vous serez souvent amené à rédiger un mail de contestation. Celui-ci peut être adressé à un collègue, à un partenaire ou à un fournisseur. Quel que soit votre motif, vous devez prendre en compte certaines exigences pour être pris au sérieux par vos interlocuteurs. Par conséquent, maitriser l’écriture de ce type de messages est un impératif. Voici comment réussir votre mail de contestation.
Mettre l’accent sur les faits
Lors de la rédaction du mail de contestation, il est important de vous montrer rigoureux sur les faits. En d’autres termes, les éléments doivent être posés de manière factuelle afin que le lecteur puisse rapidement en saisir le contexte.
Alors, évitez les détails ainsi que les phrases inutiles et spécifiez plutôt les choses essentielles telles que les faits et les dates. C’est en effet avec ces éléments que le destinataire pourra comprendre le but de votre mail. Vous devez fournir des informations claires, précises et datées.
Indiquer le contexte puis l’objet du mail
Allez directement à l’essentiel lorsque vous rédigez un mail de contestation. Vous n’avez pas besoin de formulations comme « Je vous écris ce mail » car ce sont des évidences qu’il n’est pas nécessaire de souligner.
Après avoir clairement présenté les faits qui ont engendré votre réclamation et sans oublier la date. Il peut s’agir d’une réunion, d’un séminaire, d’un échange de mail, d’un reporting, d’un achat de matériels, d’une réception de facture, etc.
Poursuivez, en indiquant vos attentes le plus explicitement possible.
L’idée est que le destinataire puisse rapidement comprendre le but de votre mail et ce que vous attendez de lui.
Miser sur la sobriété dans votre propos
La rédaction d’un mail de contestation requiert un style sobre et concis. En effet, vu qu’il s’agit d’une situation particulière, vous devez mettre l’accent sur les faits et sur vos attentes. Pour ce faire, utilisez des phrases courtes qui résument l’essentiel de votre contestation et qui sont écrites dans un langage courant et poli.
Veillez également à employer une formule de politesse adaptée à la circonstance. « Bien à vous » et « cordialement » sont plutôt à éviter dans ce type d’échanges.
Rester professionnel
Veillez à rester professionnel lorsque vous écrivez un mail de contestation et ce, même si vous êtes extrêmement mécontent. Vous devez faire de votre mieux pour vous contenir car les émotions n’ont pas trop leur place dans les écrits professionnels.
Ainsi, évitez d’utiliser des mots qui peuvent étaler vos sentiments d’une manière ou d’une autre. Il est important que votre mail demeure factuel.
Joindre des preuves
Enfin, pour réussir un mail de contestation, il est capital de joindre des preuves à vos arguments. Vous devez en effet montrer au destinataire que vous avez raison de contester. Alors mettez en pièces jointes tout document qui peut vous servir de preuve et énoncez-le dans le mail.
