Prečo je dôležité správne začať s e-mailom?
V podnikaní vaše písanie neustále čelí veľkej výzve: upútať pozornosť čitateľa. Vaši príjemcovia, zavalení manažéri, musia pretriediť množstvo denných informácií. výsledok? Každej novej správe venujú len pár vzácnych sekúnd.
Slabý, otrepaný, zle podaný úvod... a ľahostajnosť zaručená! Čo je horšie, pocit únavy, ktorý ohrozí úplné pochopenie posolstva. Stačí povedať, trpký redakčný neúspech.
Naopak, úspešný a pôsobivý úvod vám umožní okamžite vzbudiť záujem vašej hierarchie alebo vašich kolegov. Starostlivý úvod demonštruje vašu profesionalitu a zvládnutie kódov obchodnej komunikácie.
Pasca, ktorej sa treba absolútne vyhnúť
Príliš veľa autorov biznisu robí osudovú chybu: ide do detailov od prvých slov. V presvedčení, že robia správnu vec, okamžite skočia k jadru veci. Hanebná chyba!
Tento „blaho“ prístup čitateľa rýchlo vyčerpá, kým sa vôbec dostane k jadru veci. Od prvých slov zdvihne, odrádzaný touto mätúcou a nezáživnou preambulou.
Horšie je, že tento typ úvodu úplne postráda ohľaduplnosť k problémom príjemcu. Nezdôrazňuje konkrétne výhody, ktoré by sa dali odvodiť z obsahu správy.
3 magické ingrediencie strhujúceho úvodu
Aby ste uspeli vo svojich úvodoch, profesionáli odporúčajú 3-krokovú metódu, ktorá je nezastaviteľná na upútanie pozornosti a dobrej vôle čitateľa:
Silný „hák“ na zasiahnutie hráča
Či už je to šokujúca formulácia, provokatívna otázka alebo dokonca nápadné postavy... Začnite silným prvkom, ktorý osloví a podnieti zvedavosť vášho partnera.
Jasný a priamy kontext
Po úvodnom kliknutí pokračujte jednoduchou a priamou vetou, aby ste položili základy predmetu, ktorý máte po ruke. Čitateľ by mal okamžite pochopiť, o čom bude reč, bez toho, aby musel premýšľať.
Výhody pre príjemcu
Posledný podstatný moment: vysvetlite, prečo ho tento obsah zaujíma, čo z neho môže priamo získať. Vaše „výhodné“ argumenty sú rozhodujúce pre to, aby sa ľudia zapojili do čítania.
Ako usporiadať tieto 3 komponenty?
Typické odporúčané poradie je nasledovné:
- Šokujúca veta alebo chytľavá otázka ako úvod
- Pokračujte 2-3 riadkami kontextualizácie témy
- Na záver 2-3 riadky s podrobným popisom výhod pre čitateľa
Prirodzene, môžete upraviť proporcie v závislosti od charakteru správy. Hák môže byť viac-menej podopretý, kontextová časť viac-menej zabezpečená.
Držte sa však tejto všeobecnej štruktúry „hák -> kontext -> výhody“. Predstavuje vynikajúce spoločné vlákno na predstavenie tela vašej správy s pôsobivým účinkom.
Hovoriace príklady pôsobivých úvodov
Pre lepšiu vizualizáciu metódy nič neprekoná niekoľko konkrétnych ilustrácií. Tu je niekoľko typických modelov pre úspešné uvedenie:
Príklad e-mailu medzi kolegami:
„Malé objasnenie by vám mohlo ušetriť 25 % na vašom ďalšom rozpočte na komunikáciu... Počas posledných týždňov naše oddelenie identifikovalo novú, obzvlášť ziskovú stratégiu sponzorstva. Jeho zavedením od budúceho finančného roka by ste výrazne znížili svoje výdavky a zároveň sa zviditeľnili.“
Príklad predloženia správy manažmentu:
„Najnovšie výsledky potvrdzujú, že uvedenie na trh sa zmenilo na skutočný komerčný úspech. Len za 2 mesiace náš trhový podiel v sektore automatizácie kancelárií vyskočil o 7 bodov! Táto správa podrobne analyzuje kľúčové faktory tohto výkonu, ale aj oblasti, ktoré je potrebné naplánovať na zachovanie tejto veľmi sľubnej dynamiky.“
Aplikovaním týchto účinných receptov vaše odborné spisy získajú vplyv od prvých slov. Chyťte svojho čitateľa, vzbudzte v ňom záujem... a zvyšok bude prirodzene nasledovať!
