Zaujmite svojho čitateľa od úvodu

Úvod je kľúčový na to, aby upútal pozornosť čitateľa a povzbudil ho, aby si prečítal zvyšok vašej správy. e-mailom.

Začnite silnou vetou, ktorá nastaví kontext alebo podčiarkne hlavný cieľ, napríklad: „Po neúspešnom uvedení nášho nového produktového radu je nevyhnutné analyzovať príčiny a rýchlo konať“.

Štruktúrujte tento krátky úvod do 2-3 kľúčových viet: súčasná situácia, hlavné problémy, perspektíva.

Stavte na priamy štýl a silné slová. Dôležité informácie umiestnite na začiatok viet.

Na podporu svojho názoru môžete zahrnúť čísla.

V niekoľkých cielených riadkoch by váš úvod mal prinútiť čitateľa čítať ďalej, aby sa dozvedel viac. Od prvých sekúnd sa vaše slová musia chytiť.

Vďaka dobre vytvorenému úvodu váš e-mailový prehľad upúta pozornosť a motivuje vášho čitateľa, aby sa dostal k jadru vašej analýzy.

Vylepšite svoju zostavu pomocou relevantných vizuálov

Vizuály majú nepopierateľnú pútavosť v e-mailovej správe. Silným spôsobom posilňujú vaše posolstvo.

Neváhajte integrovať grafy, tabuľky, diagramy, fotografie, ak máte relevantné údaje, ktoré môžete predložiť. Jednoduchý koláčový graf znázorňujúci rozdelenie predaja bude mať väčší vplyv ako dlhý odsek.

Dávajte si však pozor, aby ste si vybrali jasné vizuály, ktoré sú rýchlo pochopiteľné. Vyhnite sa preťaženej grafike. Vždy citujte zdroj a v prípade potreby pridajte vysvetľujúci titulok.

Kontrolou displeja sa tiež uistite, že vaše vizuálne prvky ostanú čitateľné na mobile. V prípade potreby vytvorte verziu vhodnú pre malé obrazovky.

Mierne obmieňajte vizuály vo svojej správe, aby ste stimulovali pozornosť. E-mail preplnený obrázkami stratí prehľad. Alternatívny text a vizuály pre dynamickú zostavu.

Keď sú relevantné údaje dobre zvýraznené, vaše vizuálne prvky upútajú pozornosť a uľahčia pochopenie vašej e-mailovej správy pútavým a profesionálnym spôsobom.

Na záver otvorte perspektívy

Váš záver by mal čitateľa inšpirovať, aby na základe vášho hlásenia podnikol kroky.

Najprv rýchlo zhrňte kľúčové body a závery do 2-3 výstižných viet.

Zvýraznite informácie, ktoré si má príjemca zapamätať ako prvé. Na vyvolanie štruktúry môžete použiť určité kľúčové slová z názvov.

Potom zakončite svoj e-mail otvorením toho, čo bude ďalej: návrh na nadväzujúce stretnutie, žiadosť o overenie akčného plánu, sledovanie, aby ste dostali rýchlu odpoveď...

Váš záver má byť pútavý, aby u čitateľa vyvolal reakciu. Potvrdzujúci štýl s akčnými slovesami tento cieľ uľahčí.

Tým, že budete pracovať na svojom závere, poskytnete svojej správe perspektívu a motivujete príjemcu, aby reagoval alebo konal.

 

Príklad správy e-mailom na eskaláciu technických problémov a návrh akčného plánu

 

Predmet: Správa – Vylepšenia našej aplikácie

Milý Thomas,

Nedávne negatívne recenzie na našu aplikáciu ma znepokojujú a potrebujem nejaké rýchle vylepšenia. Musíme reagovať skôr, ako stratíme ďalších používateľov.

Aktuálne problémy

  • Hodnotenia App Store klesli na 2,5/5
  • Časté sťažnosti na chyby
  • Obmedzené funkcie v porovnaní s našimi konkurentmi

Sledovanie vylepšení

Navrhujem, aby sme sa teraz zamerali na:

  • Oprava hlavných nahlásených chýb
  • Pridanie populárnych nových funkcií
  • Kampaň na propagáciu našich služieb zákazníkom

Zorganizujme tento týždeň stretnutie, aby sme presne definovali technické a obchodné riešenia, ktoré sa majú implementovať. Je veľmi dôležité konať rýchlo, aby sme znovu získali dôveru našich používateľov a zvýšili hodnotenie aplikácie.

Čakám na tvoj návrat, Jean