Okumak için yaz

Bir meslektaşınız, bir saat içinde yapacağınız bir toplantı hakkında size e-posta gönderdi. E-postanın, önemli bir projenin parçası olarak sunmanız gereken temel bilgileri içermesi gerekir.

Ancak bir sorun var: e-posta o kadar kötü yazılmış ki ihtiyacınız olan verileri bulamıyorsunuz. Yazım hataları ve eksik cümleler var. Paragraflar o kadar uzun ve kafa karıştırıcı ki, istediğiniz bilgiyi bulmanız üç kat daha uzun sürüyor. Sonuç olarak, toplantıya yeterince hazır değilsiniz ve umduğunuz gibi gitmez.

Hiç buna benzer bir durumla karşılaştınız mı? Bilgiyle aşırı yüklü bir dünyada, açık, özlü ve etkili bir şekilde iletişim kurmak esastır. İnsanların kitap uzunluğundaki e-postaları okumak için zamanları yok ve kötü yapılandırılmış ve yararlı bilgilerin her yere dağıldığı e-postaları yorumlama sabrı da yok.

Artı senin yazma becerileri iyidir, patronunuz, meslektaşlarınız ve müşterileriniz de dahil olmak üzere çevrenizdekiler üzerinde bırakacağınız izlenim o kadar iyi olur. Bu iyi izlenimlerin sizi ne kadar ileri götüreceğini asla bilemezsiniz.

Bu makalede, yazma becerilerinizi nasıl geliştirebileceğinizi ve genel hatalardan kaçınabileceğinizi göreceğiz.

İzleyici ve format

Açıkça yazmanın ilk adımı uygun formatı seçmektir. Gayri resmi bir e-posta göndermeniz mi gerekiyor? Ayrıntılı bir rapor yazar mısınız? Veya resmi bir mektup yazar mısınız?

Biçim, hedef kitlenizle birlikte "yazma sesinizi", yani tonun ne kadar resmi veya rahat olması gerektiğini tanımlayacaktır. Örneğin, potansiyel bir müşteriye e-posta yazıyorsanız, bir arkadaşınıza gönderilen e-posta ile aynı tonda mı olmalı?

Kesinlikle hayır.

Mesajınızı kimin okuyacağını belirleyerek başlayın. Üst düzey yöneticiler, tüm ekip veya belirli bir dosya üzerinde çalışan küçük bir grup için mi? Yazdığınız her şeyde, okuyucularınız veya alıcılarınız, içeriğin yönleri kadar tonunuzu da tanımlamalıdır.

Kompozisyon ve stil

Ne yazdığınızı ve kimler için yazdığınızı öğrendikten sonra yazmaya başlamalısınız.

Boş, beyaz bir bilgisayar ekranı genellikle göz korkutucudur. Nasıl başlayacağınızı bilmediğiniz için takılıp kalmak kolaydır. Belgenizi oluşturmak ve biçimlendirmek için şu ipuçlarını deneyin:

 

  • Kitlenizle başlayın: Okuyucularınızın onlara anlattıklarınız hakkında hiçbir şey bilmeyebileceğini unutmayın. İlk önce ne bilmeleri gerekir?
  • Bir plan oluşturun: Bu, özellikle rapor, sunum veya konuşma gibi daha uzun bir belge yazıyorsanız kullanışlıdır. Anahatlar, hangi adımların hangi sırayla izleneceğini belirlemenize ve görevi yönetilebilir bilgilere bölmenize yardımcı olur.
  • biraz empati yapmayı dene: Örneğin, potansiyel müşteriler için bir satış e-postası yazıyorsanız, ürününüzü veya satış konuşmanızı neden önemsesinler? Onlara faydası nedir? Hedef kitlenizin ihtiyaçlarını her zaman hatırlayın.
  • Retorik üçgeni kullanın: Birini bir şey yapmaya ikna etmeye çalışıyorsanız, insanların sizi neden dinlemesi gerektiğini açıkladığınızdan emin olun, mesajınızı kitlenizin ilgisini çekecek şekilde iletin ve bilgiyi akılcı ve tutarlı bir şekilde sunun.
  • Ana temanızı tanımlayın: Mesajınızın ana temasını tanımlamakta güçlük çekiyorsanız, konumunuzu açıklamak için 15 saniyeniz kaldığını farz edin. Ne dersin ? Bu muhtemelen ana temanızdır.
  • Düz dili kullan: Bilimsel bir makale yazmıyorsanız, genellikle basit, anlaşılır bir dil kullanmak en iyisidir. İnsanları etkilemek için uzun kelimeler kullanmayın.

Structure

Belgeniz mümkün olduğunca kullanıcı dostu olmalıdır. Metni ayırmak için başlıkları, altyazıları, madde imleri ve rakamları mümkün olduğunca kullanın.

Sonuçta, okunması daha kolay ne olabilir: uzun paragraflarla dolu bir sayfa mı yoksa bölüm başlıkları ve madde işaretleriyle kısa paragraflara ayrılmış bir sayfa mı? Taraması kolay bir belge, uzun, yoğun paragraflardan oluşan bir belgeden daha sık okunur.

Başlıklar okuyucunun dikkatini çekmelidir. Soruları kullanmak, özellikle reklam metinlerinde genellikle iyi bir fikirdir, çünkü sorular okuyucunun ilgisini ve merakını korumaya yardımcı olur.

E-postalarda ve tekliflerde, bu makaledekiler gibi kısa, gerçekçi başlıklar ve alt yazılar kullanın.

Grafik eklemek, metninizi ayırmanın akıllıca bir yoludur. Bu görsel yardımlar, okuyucunun yalnızca içeriğe dikkatini çekmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda önemli bilgileri metinden çok daha hızlı iletmesini sağlar.

Dilbilgisi hataları

Muhtemelen e-postanızdaki hataların işinizin profesyonelce görünmemesine neden olacağını biliyorsunuzdur. Kendinize bir yazım denetleyicisi alarak ve yazımınızı mümkün olduğunca gözden geçirerek büyük hatalardan kaçınmak önemlidir.

Yaygın olarak kullanılan kelimelerin bazı örnekleri:

 

  • Seni gönderiyorum / gönderiyorum / gönderiyorum

 

Birinci grubun fiili olan "gönderme" fiili, her zaman tekil "birinci" kişisine "e" ile yazacaktır. "E" olmayan "Gönderi" bir addır ("gönderi") ve çoğul olabilir: "gönderiler".

 

  • Sana katılıyorum / sana katılıyorum

 

Biri her zaman "sana katılıyorum" yazar. "T" ile "ortak", tekil olan "katıldığı" üçüncü kişinin eşleniğidir.

 

  • Son tarih / son tarih

 

"Tampon" dişil bir isme yapıştırılmış olsa bile, baştan çıkarmayın ve her zaman "e" olmadan "tampon" yazın.

 

  • Tavsiye / öneri

 

İngilizce dilinde "e" ile "öneri" yazarsak, Fransızca'da her zaman "a" ile "öneri" yazarız.

 

  • Var mı / var mı / var

 

Telaffuzu kolaylaştırmak ve art arda iki sesliyi önlemek için soru formüllerine sesli bir "t" ekliyoruz. Bu nedenle "orada" yazacağız.

 

  • Açısından / açısından

 

Biri asla "s" olmadan "yazmaz". Bu ifadenin kullanımında gerçekten her zaman birkaç "terim" vardır.

 

  • / Arasında

 

"S" ile biten "hariç" kelimesiyle yanlış yönlendirilmemeye dikkat edin. Biri asla "arasına" "s" yazmaz. Bu bir edat ve değişmez.

 

  • Kararlaştırıldığı gibi / kararlaştırıldığı gibi

 

Kadınsı bir isme eklenmiş olsa bile, "kararlaştırıldığı gibi" her zaman değişmezdir ve asla bir "e" almaz.

 

  • Bakım / servis

Adı ve fiili karıştırmayın. "T" olmadan "röportaj" adı bir takas veya bir "iş görüşmesi" tanımlar. Tekil "sürdürür" ün üçüncü kişisinde konjuge fiil, bir şeyi sürdürme eylemi yaparken söz konusu olur.

Okuyucularınızdan bazıları yazım ve dilbilgisi konusunda mükemmel olmayacak. Bu hataları yaparsanız farketmeyebilirler. Ancak bunu bir bahane olarak kullanmayın: Genellikle insanlar, özellikle üst düzey yöneticiler, fark edecekler!

Bu nedenle yazdığınız her şey tüm okuyucular için kabul edilebilir kalitede olmalıdır.

doğrulama

İyi bir düzeltmenin düşmanı hızdır. Birçok insan e-postalarını aceleyle gözden geçirir, ancak bu şekilde hataları kaçırırsınız. Yazdıklarını doğrulamak için şu talimatları izleyin:

  • Üstbilgilerinizi ve altbilgilerinizi kontrol edin: İnsanlar genellikle sadece metne odaklanmak için onları görmezden gelirler. Başlıkların büyük ve kalın olması hatasız oldukları anlamına gelmez!
  • E-postayı sesli oku: Bu sizi yavaşlatmaya zorlar; bu da hataları saptamanızın daha muhtemel olduğu anlamına gelir.
  • Metni okurken takip etmek için parmağınızı kullanın: Yavaşlamana yardımcı olan başka bir şey.
  • Metninizin sonunda başlayın: Bir cümleyi baştan sona yeniden okuyun, içeriğe değil hatalara odaklanmanıza yardımcı olur.