Print Friendly, PDF & Email

Електронна пошта вже давно є важливим інструментом для ділових комунікацій, але опитуванням, проведеним Sendmail. Виявлено, що це викликало напругу, плутанину або інші негативні наслідки для 64% професіоналів.

Отже, як можна уникнути цього за допомогою електронної пошти? І як ви можете писати листи, які дають бажані результати? У цій статті ми розглядаємо стратегії, які можна використовувати для забезпечення чіткості, ефективності та успішності використання електронної пошти.

Середній офісний працівник отримує по електронній пошті 80 щодня. З цим обсягом пошти окремі повідомлення легко забуваються. Дотримуйтесь цих простих правил, щоб ваші повідомлення були помічені і використані.

  1. Не надто спілкуйтеся по електронній пошті.
  2. Добре використовуйте об'єкти.
  3. Зробити чіткі та короткі повідомлення.
  4. Будьте ввічливі.
  5. Перевірте свій тон.
  6. Перечитайте.

Не надто спілкуйтеся по електронній пошті

Одним з найбільших джерел стресу на роботі є великий обсяг електронних листів, які люди отримують. Таким чином, перш ніж почати писати електронний лист, запитайте себе: "Чи дійсно це необхідно?"

У цьому контексті для роботи з проблемами, які можуть спричиняти зворотний зв'язок, потрібно використовувати телефон або програма обміну миттєвими повідомленнями. Використовуйте інструмент планування комунікацій та визначайте найбільш відповідні канали для різних типів повідомлень.

По можливості, дайте погані новини особисто. Вона допомагає вам спілкуватися з співчуттям, співчуттям і розумінням і викупити себе, якщо ваше повідомлення було неправильно взято.

Добре використовуйте об'єкти

Назва газети має дві функції: вона привертає вашу увагу і узагальнює статтю, щоб ви могли вирішити, чи читати її чи ні. Тема вашого повідомлення електронної пошти повинна робити те ж саме.

Об'єкт порожній, швидше за все, буде пропущено або відхилено як «спам». Тому завжди використовуйте кілька добре підібраних слів, щоб указати одержувачу на змістелектронна пошта.

Ви можете включити дату в тему, якщо ваше повідомлення входить до серії регулярних повідомлень електронної пошти, наприклад, щотижневого звіту про проект. Для повідомлення, для якого потрібна відповідь, можна також додати заклик до дії, наприклад, "Будь ласка, до листопада 7."

ЧИТАННЯ  Шаблон електронної пошти, щоб висловити відмову

Добре написана тематична лінія, наприклад, наведена нижче, надає найважливішу інформацію, без одержувача навіть не потрібно відкривати електронну пошту. Це - запрошення, яке нагадує одержувачів вашого засідання кожного разу, коли вони відвідують їхні вхідні.

 

Поганий приклад Хороший приклад
 
Тема: зустріч Тема: Зустріч у процесі GATEWAY - 09h 25 лютого 2018

 

Тримайте повідомлення чіткими та короткими

Електронні листи, як і традиційні ділові листи, повинні бути чіткими та лаконічними. Тримайте ваші речення короткими і точними. Текст листа має бути прямим та інформативним, а також містити всю необхідну інформацію.

На відміну від традиційних листів, відправлення кількох повідомлень електронною поштою не коштує більше, ніж надсилання. Отже, якщо вам потрібно спілкуватися з ким-небудь з різних тем, подумайте про написання окремої електронної пошти для кожного з них. Це роз'яснює повідомлення і дозволяє кореспонденту відповідати на одну тему за один раз.

 

Поганий приклад Хороший приклад
Тема: Перегляди звіту про продаж

 

Привіт Michelin,

 

Дякуємо за відправлення цього звіту минулого тижня. Я прочитав його вчора, і я відчуваю, що глава 2 вимагає більш конкретної інформації про наші показники продажів. Я також думаю, що тон може бути більш формальним.

 

Крім того, я хотів би повідомити Вас, що я призначив цю п'ятницю зустріч з відділом зв'язків з громадськістю щодо нової рекламної кампанії. Вона знаходиться в 11h00 і буде в невеликому конференц-залі.

 

Будь ласка, дайте мені знати, якщо ви доступні.

 

Дякую,

 

Каміль

Тема: Перегляди звіту про продаж

 

Привіт Michelin,

 

Дякуємо за відправлення цього звіту минулого тижня. Я прочитав його вчора, і я відчуваю, що глава 2 вимагає більш конкретної інформації про наші показники продажів.

 

Я також думаю, що тон може бути більш формальним.

 

Не могли б ви змінити його з урахуванням цих коментарів?

 

Дякуємо за вашу важку роботу!

 

Каміль

 

(Каміл потім надсилає інший електронний лист про зустріч з громадськістю).

 

Тут важливо знайти баланс. Ви не хочете бомбардувати когось електронною поштою, і має сенс об’єднати кілька пов’язаних пунктів в одній пошті. Коли це трапляється, будьте простими, пронумерованими абзацами або кулями, і подумайте про «розбиття» інформації на невеликі, добре організовані одиниці для зручності травлення.

Також зверніть увагу, що в наведеному вище хорошому прикладі Каміль уточнила, чого вона хоче зробити, щоб Michelin (у цьому випадку змінила звіт). Якщо ви допомагаєте людям знати, що ви хочете, є більше шансів, що вони дадуть його вам.

Будьте ввічливі

Люди часто думають, що електронні листи можуть бути менш формальними, ніж традиційні листи. Але повідомлення, які ви надсилаєте, є відображенням вашого власного професіоналізму, цінності та уваги до деталей важливі, тому необхідний певний рівень формальності.

Якщо у вас немає добрих стосунків, уникайте неформальної мови, жаргону, жаргону та неналежних скорочень. Емоції можуть бути корисними для роз'яснення вашої мети, але краще використовувати їх лише з людьми, яких ви добре знаєте.

Закрийте повідомлення за допомогою "З повагою", "Добрий день / вечір вам" або "Добре вам", залежно від ситуації.

Одержувачі можуть вирішувати друкувати електронні листи та ділитися ними з іншими, тому завжди будьте ввічливі.

Перевірте тон

Коли ми зустрічаємо людей обличчям до обличчя, ми використовуємо їх мову тіла, голосові тони та міміку для оцінки того, як вони відчувають себе. Електронна пошта позбавляє нас цієї інформації, що означає, що ми не можемо знати, коли люди не зрозуміли наші повідомлення.

Ваш вибір слів, тривалість речення, пунктуація та капіталізація легко можуть бути неправильно витлумачені без візуальних та слухових сигналів. У першому наведеному нижче прикладі Луїза може подумати, що Янн розчарований або розгніваний, але насправді він відчуває себе добре.

 

Поганий приклад Хороший приклад
Луїза,

 

Мені потрібна ваша доповідь до 17 сьогодні, або я пропущу мій термін.

 

Янн

Привіт Луїза,

 

Дякуємо за вашу важку роботу над цим звітом. Чи можете ви надати мені свою версію до годин 17, щоб я не пропустив свій термін?

 

Заранее спасибо

 

Янн

 

Подумайте про "почуття" вашої електронної пошти емоційно. Якщо ваші наміри або емоції можуть бути неправильно зрозумілі, знайдіть менш неоднозначний спосіб формулювання своїх слів.

коректура

Нарешті, перш ніж натиснути "Надіслати", знайдіть час, щоб перевірити, чи містить ваша електронна пошта орфографічні, граматичні та пунктуаційні помилки. Ваші листи є частиною вашого професійного образу, як одяг, який ви носите. Тому неприйнятно надсилати повідомлення, що містить помилки, послідовно.

Під час коректури зверніть пильну увагу на тривалість електронної пошти. Люди частіше читають короткі, стислі повідомлення електронної пошти, ніж довгі, відключені електронні листи, тому переконайтеся, що ваші листи є якомога коротшими, не виключаючи необхідної інформації.

Основні моменти

Більшість з нас проводить приємну частину нашого дня читати та писати електронні листи. Але повідомлення, які ми надсилаємо, можуть бентежити інших.

Щоб написати ефективні електронні листи, запитайте себе, якщо ви дійсно повинні використовувати цей канал. Іноді краще взяти телефон.

Зробіть ваші листи стислими та точними. Надсилайте їх лише тим людям, які дійсно повинні їх побачити, і чітко вказати, що ви хотіли б зробити наступним.

Пам'ятайте, що ваші листи відображають ваш професіоналізм, цінності та увагу до деталей. Спробуйте уявити, як інші можуть інтерпретувати тон вашого повідомлення. Будьте ввічливі і завжди перевіряйте, що ви написали, перш ніж натискати кнопку "Надіслати".