Електронна пошта вже давно є важливим інструментом ділового спілкування, але опитування, проведене Sendmail. Виявлене це викликало напругу, розгубленість чи інші негативні наслідки у 64% фахівців.
Отже, як можна уникнути цього за допомогою електронної пошти? І як ви можете писати листи, які дають бажані результати? У цій статті ми розглядаємо стратегії, які можна використовувати для забезпечення чіткості, ефективності та успішності використання електронної пошти.
Середній офісний працівник отримує по електронній пошті 80 щодня. З цим обсягом пошти окремі повідомлення легко забуваються. Дотримуйтесь цих простих правил, щоб ваші повідомлення були помічені і використані.
- Не надто спілкуйтеся по електронній пошті.
- Добре використовуйте об'єкти.
- Зробити чіткі та короткі повідомлення.
- Будьте ввічливі.
- Перевірте свій тон.
- Перечитайте.
Не надто спілкуйтеся по електронній пошті
Одним з найбільших джерел стресу на роботі є величезна кількість листів, які люди отримують. Тому, перш ніж почати писати електронний лист, запитайте себе: «Чи це справді потрібно?»
У цьому контексті вам слід використовувати телефон або обмін миттєвими повідомленнями, щоб вирішувати питання, які можуть бути предметом попередніх обговорень. Використовуйте інструмент планування комунікацій і визначте найкращі канали для різних типів повідомлень.
По можливості, дайте погані новини особисто. Вона допомагає вам спілкуватися з співчуттям, співчуттям і розумінням і викупити себе, якщо ваше повідомлення було неправильно взято.
Добре використовуйте об'єкти
Газетний заголовок має дві речі: він привертає вашу увагу та підсумовує статтю, щоб ви могли вирішити, читати її чи ні. Тема вашого листа має робити те саме.
Об'єкт порожній простір, швидше за все, буде пропущено або відхилено як «спам». Тому завжди використовуйте кілька добре підібраних слів, щоб розповісти одержувачу, про що йде мова.
Ви можете включити дату в рядок теми, якщо ваше повідомлення є частиною звичайної серії електронних листів, наприклад, щотижневого звіту про проект. Для повідомлення, яке вимагає відповіді, ви також можете включити заклик до дії, наприклад «Будь ласка, до 7 листопада».
Добре написаний рядок теми, як наведений нижче, надає найважливішу інформацію без того, щоб одержувач навіть відкривав електронний лист. Це слугує підказкою, яка нагадує одержувачам про вашу зустріч щоразу, коли вони перевіряють свою папку "Вхідні".
| Поганий приклад Хороший приклад |
|
| Тема: зустріч | Тема: Зустріч у процесі GATEWAY - 09h 25 лютого 2018 |
Тримайте повідомлення чіткими та короткими
Електронні листи, як і традиційні ділові листи, повинні бути чіткими та лаконічними. Тримайте ваші речення короткими і точними. Текст листа має бути прямим та інформативним, а також містити всю необхідну інформацію.
На відміну від традиційних листів, відправка кількох електронних листів не коштує більше, ніж відправка одного. Тож якщо вам потрібно поспілкуватися з кимось на різні теми, подумайте над написанням окремої електронної пошти для кожної. Це уточнює повідомлення та дозволяє вашому кореспонденту відповідати на одну тему за раз.
| Поганий приклад | Хороший приклад |
| Тема: Перегляди звіту про продаж
Привіт Michelin,
Дякуємо, що надіслали цей звіт минулого тижня. Я прочитав це вчора і відчув, що розділ 2 вимагає більш конкретної інформації про наші показники продажів. Я також думаю, що тон може бути більш формальним.
Крім того, хочу повідомити, що на цю п’ятницю я запланував зустріч із відділом зв’язків з громадськістю щодо нової рекламної кампанії. Вона об 11:00 і буде в маленькій конференц-залі.
Будь ласка, повідомте мене, якщо ви доступні.
Дякую,
Каміль |
Тема: Перегляди звіту про продаж
Привіт Michelin,
Дякуємо, що надіслали цей звіт минулого тижня. Я прочитав це вчора і відчув, що розділ 2 вимагає більш конкретної інформації про наші показники продажів.
Я також думаю, що тон може бути більш формальним.
Не могли б ви змінити його з урахуванням цих коментарів?
Дякуємо за вашу важку роботу!
Каміль
(Каміл потім надсилає інший електронний лист про зустріч з громадськістю). |
Тут важливо знайти баланс. Ви не хочете засипати когось електронними листами, і має сенс об’єднати кілька пов’язаних пунктів в одну публікацію. Коли це станеться, зробіть це просто, пронумеруйте абзаци або пункти, і подумайте про «розрізання» інформації на невеликі, добре організовані блоки, щоб полегшити її засвоєння.
Також зауважте, що в хорошому прикладі вище Камілла вказала, що вона хоче, щоб Michelin зробив (у цьому випадку змінити звіт). Якщо ви допомагаєте людям знати, чого ви хочете, вони, швидше за все, дадуть це вам.
Будьте ввічливі
Люди часто думають, що електронні листи можуть бути менш формальними, ніж традиційні листи. Але повідомлення, які ви надсилаєте, є відображенням вашого власного професіоналізму, цінності та уваги до деталей важливі, тому необхідний певний рівень формальності.
Якщо ви з кимось не в добрих стосунках, уникайте неформальної мови, сленгу, жаргону та невідповідних скорочень. Смайли можуть бути корисними для прояснення ваших намірів, але краще використовувати їх лише з людьми, яких ви добре знаєте.
Закрийте повідомлення за допомогою "З повагою", "Добрий день / вечір вам" або "Добре вам", залежно від ситуації.
Одержувачі можуть надрукувати електронні листи та поділитися ними з іншими, тому завжди будьте ввічливі.
Перевірте тон
Коли ми зустрічаємо людей обличчям до обличчя, ми використовуємо їх мову тіла, голосові тони та міміку для оцінки того, як вони відчувають себе. Електронна пошта позбавляє нас цієї інформації, що означає, що ми не можемо знати, коли люди не зрозуміли наші повідомлення.
Ваш вибір слів, довжина речення, розділові знаки та великі літери можуть бути легко витлумачені без візуальних і слухових сигналів. У першому прикладі нижче Луїза може подумати, що Янн розчарований або злий, але насправді він почувається добре.
| Поганий приклад | Хороший приклад |
| Луїза,
Мені потрібен ваш звіт сьогодні до 17:XNUMX, інакше я пропустив свій термін.
Янн |
Привіт Луїза,
Дякуємо за вашу важку роботу над цим звітом. Чи можете ви надати мені свою версію до годин 17, щоб я не пропустив свій термін?
Заздалегідь спасибі,
Янн |
Подумайте про "почуття" вашої електронної пошти емоційно. Якщо ваші наміри або емоції можуть бути неправильно зрозумілі, знайдіть менш неоднозначний спосіб формулювання своїх слів.
коректура
Нарешті, перш ніж натиснути «Надіслати», перевірте свою електронну пошту на наявність орфографічних, граматичних та пунктуаційних помилок. Ваші електронні листи є такою ж частиною вашого професійного іміджу, як і одяг, який ви носите. Тому надсилати повідомлення, що містять помилки в серії, не можна.
Під час коректури зверніть пильну увагу на тривалість електронної пошти. Люди частіше читають короткі, стислі повідомлення електронної пошти, ніж довгі, відключені електронні листи, тому переконайтеся, що ваші листи є якомога коротшими, не виключаючи необхідної інформації.
Основні моменти
Більшість з нас проводить приємну частину нашого дня читати та писати електронні листи. Але повідомлення, які ми надсилаємо, можуть бентежити інших.
Щоб написати ефективні електронні листи, запитайте себе, якщо ви дійсно повинні використовувати цей канал. Іноді краще взяти телефон.
Зробіть ваші листи стислими та точними. Надсилайте їх лише тим людям, які дійсно повинні їх побачити, і чітко вказати, що ви хотіли б зробити наступним.
Пам’ятайте, що ваші електронні листи є відображенням вашого професіоналізму, ваших цінностей і вашої уваги до деталей. Спробуйте уявити, як інші можуть інтерпретувати тон вашого повідомлення. Будьте ввічливі і завжди перевіряйте те, що ви написали, перш ніж натиснути «Надіслати».
