ای میل ہم میں سے اکثر کے لیے مواصلات کا ترجیحی ٹول ہے۔ ای میل شاندار ہے کیونکہ آپ کو بات چیت کرنے کے لیے ایک ہی وقت میں آپ کے بات چیت کرنے والے کے ساتھ دستیاب ہونا ضروری نہیں ہے۔ یہ ہمیں جاری مسائل پر آگے بڑھنے کی اجازت دیتا ہے جب ہمارے ساتھی دستیاب نہ ہوں یا دنیا کے دوسری طرف ہوں۔
تاہم، ہم میں سے اکثر ای میلز کی نہ ختم ہونے والی فہرست میں ڈوب رہے ہیں۔ 2016 میں شائع ہونے والی ایک رپورٹ کے مطابق، اوسط کاروباری صارف روزانہ 100 سے زیادہ ای میلز وصول اور بھیجتا ہے۔
اس کے علاوہ، ای میل بہت آسانی سے غلط سمجھتے ہیں. حال ہی میں بھیجنے والے ایک ای میل کا پتہ چلا کہ 64٪ لوگوں نے ایک ای میل بھیج دیا یا وصول کیا جس نے غصہ یا غیر معمولی الجھن پیدا کیا.
ای میل کے حجم کی وجہ سے ہم بھیجتے ہیں اور وصول کرتے ہیں، اور اس وجہ سے کہ ای میلز اکثر غلط تشریح کی جاتی ہیں، انہیں واضح اور جامع انداز میں لکھنے کے لئے ضروری ہے.
ایک پیشہ ور ای میل کو صحیح طریقے سے لکھنا
مختصر اور اہم ای میلز لکھنے سے ای میلز کے نظم و نسق میں صرف ہونے والے وقت کو کم کیا جائے گا اور آپ کو زیادہ نتیجہ خیز بنا دیا جائے گا۔ اپنی ای میلز کو مختصر رکھنے سے، آپ ممکنہ طور پر ای میلز پر کم اور دوسرے کاموں میں زیادہ وقت گزاریں گے۔ اس نے کہا، واضح طور پر لکھنا ایک ہنر ہے۔ تمام مہارتوں کی طرح، آپ کو ضرورت ہو گی اس کی ترقی پر کام کریں.
شروع میں، آپ کو مختصر ای میلز لکھنے میں اتنا ہی وقت لگ سکتا ہے جتنا طویل ای میلز لکھنے میں۔ تاہم، اگر ایسا ہے تو بھی، آپ اپنے ساتھیوں، کلائنٹس یا ملازمین کو زیادہ نتیجہ خیز بننے میں مدد کریں گے، کیونکہ آپ ان کے ان باکس میں کم بے ترتیبی کا اضافہ کریں گے، جس سے انہیں آپ کو تیزی سے جواب دینے میں مدد ملے گی۔
واضح طور پر لکھنے سے، آپ کو کسی ایسے شخص کے طور پر جانا جائے گا جو جانتا ہے کہ وہ کیا چاہتا ہے اور کام کرتا ہے۔ دونوں آپ کے کیریئر کے امکانات کے لیے اچھے ہیں۔
تو یہ واضح، جامع اور پیشہ ورانہ ای میل لکھتا ہے؟
اپنے مقصد کی شناخت کریں
واضح ای میلز ہمیشہ ایک واضح مقصد ہیں.
جب بھی آپ ای میل لکھنے بیٹھتے ہیں، اپنے آپ سے پوچھنے کے لیے چند سیکنڈ نکالیں، "میں یہ کیوں بھیج رہا ہوں؟ میں وصول کنندہ سے کیا توقع رکھتا ہوں؟
اگر آپ ان سوالات کا جواب نہیں دے سکتے ہیں، تو آپ کو ای میل نہیں بھیجنا چاہئے. آپ کی ضرورت کو جاننے کے بغیر ای میل لکھنا آپ کے وقت اور آپ کے وصول کنندگان کو برباد کر رہا ہے. اگر آپ بالکل وہی نہیں جانتے جو آپ چاہتے ہیں، آپ کو واضح طور پر اور ہم آہنگی سے اظہار کرنے کے لئے مشکل ہو گا.
حکمران "ایک وقت میں ایک چیز" کا استعمال کریں
ای میلز ملاقاتوں کا متبادل نہیں ہیں۔ کاروباری میٹنگوں کے ساتھ، آپ جتنی زیادہ ایجنڈا آئٹمز پر کام کرتے ہیں، میٹنگ اتنی ہی زیادہ نتیجہ خیز ہوگی۔
ای میل کے ساتھ، برعکس سچ ہے. کم از کم آپ کو اپنے ای میلز میں مختلف موضوعات شامل ہیں، مزید باتیں آپ کے مترجم کرنے کے لئے قابل قدر ہوں گے.
اس لیے "ایک وقت میں ایک چیز" کے اصول پر عمل کرنا اچھا خیال ہے۔ یقینی بنائیں کہ آپ جو بھی ای میل بھیجتے ہیں وہ ایک چیز کے بارے میں ہے۔ اگر آپ کو کسی اور پروجیکٹ کے بارے میں بات چیت کرنے کی ضرورت ہے تو، دوسرا ای میل لکھیں۔
اپنے آپ سے پوچھنا یہ بھی اچھا وقت ہے، "کیا یہ ای میل واقعی ضروری ہے؟" پھر، صرف انفرادی طور پر ضروری ای میل اس شخص کے متعلق گواہی دیتا ہے جس پر آپ ای میل بھیجتے ہیں.
ہمدردی کی مشق
ہمدردی دوسروں کی آنکھوں سے دنیا کو دیکھنے کی صلاحیت ہے۔ جب آپ ایسا کرتے ہیں، تو آپ ان کے خیالات اور احساسات کو سمجھتے ہیں۔
ای میل لکھتے وقت، اپنے الفاظ کے قارئین کے نقطہ نظر سے سوچتے ہیں. آپ سب کچھ لکھتے ہیں، اپنے آپ سے پوچھیں:
- اگر میں اسے حاصل کروں تو میں اس سزا کی وضاحت کیسے کر سکتا ہوں؟
- کیا اس میں وضاحت کرنے کے لئے مبینہ شرائط شامل ہیں؟
یہ جس طرح آپ کو لکھنا چاہئے اس میں ایک سادہ ، لیکن موثر ایڈجسٹمنٹ ہے۔ ان لوگوں کے بارے میں سوچنا جو آپ کو پڑھیں گے وہ آپ کے جواب دینے کے انداز کو بدل دیں گے۔
آپ کو شروع کرنے میں مدد کرنے کے لئے دنیا کو دیکھنے کے لئے ایک ہمدردی راستہ ہے. زیادہ تر لوگ:
- مصروف ہیں. ان کے پاس اندازہ لگانے کا وقت نہیں ہے کہ آپ کیا چاہتے ہیں، اور وہ چاہیں گے کہ آپ کا ای میل پڑھ سکیں اور اس کا فوری جواب دیں۔
- تعریف کا لطف اٹھائیں. اگر آپ ان یا ان کے کام کے بارے میں کچھ مثبت کہہ سکتے ہیں تو ایسا کریں. آپ کے الفاظ ضائع نہیں کیے جائیں گے.
- شکریہ ادا کرنا پسند کریں۔ اگر وصول کنندہ نے آپ کی کسی بھی طرح سے مدد کی ہے، تو ان کا شکریہ ادا کرنا یاد رکھیں۔ آپ کو یہ اس وقت بھی کرنا چاہیے جب آپ کی مدد کرنا ان کا کام ہو۔
مختصر پیشکشیں
جب آپ پہلی بار کسی کو ای میل کرتے ہیں، تو آپ کو وصول کنندہ کو بتانا ہوگا کہ آپ کون ہیں۔ آپ اسے عام طور پر ایک جملے میں کر سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر: "[ایونٹ X] میں آپ سے مل کر اچھا لگا۔ »
تعارف کو مختصر کرنے کا ایک طریقہ یہ ہے کہ انہیں اس طرح لکھیں جیسے آپ آمنے سامنے مل رہے ہوں۔ جب آپ کسی سے ذاتی طور پر ملتے ہیں تو آپ پانچ منٹ کی یکجہتی میں نہیں جانا چاہیں گے۔ تو ای میل میں ایسا نہ کریں۔
آپ کو پتہ نہیں ہے کہ تعارف ضروری ہے. شاید آپ نے پہلے ہی وصول کنندہ سے رابطہ کیا ہے، لیکن آپ نہیں جانتے کہ وہ آپ کو یاد کرے گی. آپ اپنے اسناد کو اپنے الیکٹرانک دستخط میں چھوڑ سکتے ہیں.
اس سے غلط فہمیاں دور ہوتی ہیں۔ اپنے آپ کو کسی ایسے شخص سے دوبارہ متعارف کروانا جو آپ کو پہلے سے جانتا ہے کہ آپ کو بدتمیزی کا سامنا کرنا پڑتا ہے۔ اگر اسے یقین نہیں ہے کہ آیا وہ آپ کو جانتی ہے، تو آپ اسے اپنے دستخط چیک کرنے دے سکتے ہیں۔
خود کو پانچ الفاظ تک محدود کریں
ہر ای میل میں جسے آپ لکھتے ہیں، آپ کو اس بات کا کہنا ہے کہ آپ کو کیا چیز کی ضرورت ہے، کافی نہیں ہے. ایک مفید عمل یہ ہے کہ خود کو پانچ سزائیں تک محدود کریں.
پانچ سے زائد جملے اکثر سفاکانہ اور غصے میں ہیں، پانچ سے زائد جملے اکثر ضائع ہوتے ہیں.
ایسے وقت ہوسکتے ہیں جب یہ ای میل رکھنے کے لئے ناممکن ہو جائے گا جس میں پانچ الفاظ شامل ہیں. لیکن اکثر صورتوں میں، پانچ سزائیں کافی ہیں.
پانچ جموں کی نظم و ضبط کو اپنانے اور آپ اپنے آپ کو تیزی سے ای میلز لکھ کر ملیں گے. آپ کو مزید جواب بھی ملے گا.
مختصر الفاظ کا استعمال کریں
1946 میں، جارج آرویل نے لکھاریوں کو مشورہ دیا کہ وہ کبھی بھی لمبا لفظ استعمال نہ کریں جہاں ایک مختصر کام کرے گا۔
یہ مشورہ آج کل اور بھی زیادہ متعلقہ ہے، خاص طور پر جب ای میلز لکھ رہے ہوں۔
مختصر الفاظ آپ کے قارئین کا احترام کرتے ہیں. مختصر الفاظ استعمال کرتے ہوئے، آپ نے اپنے پیغام کو سمجھنے میں آسان کیا.
اسی طرح مختصر جملے اور پیراگرافوں کی سچائی ہے. متن کے بڑے بلاکس لکھنے سے بچیں اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کا پیغام صاف اور سمجھنے میں آسان ہو.
فعال آواز کا استعمال کریں
فعال آواز کو پڑھنا آسان ہے۔ یہ عمل اور ذمہ داری کی بھی حوصلہ افزائی کرتا ہے۔ درحقیقت، فعال آواز میں، جملے اس شخص پر توجہ مرکوز کرتے ہیں جو عمل کرتا ہے. غیر فعال آواز میں، جملے اس چیز پر توجہ مرکوز کرتے ہیں جس پر کوئی کام کرتا ہے۔ غیر فعال آواز میں، ایسا لگ سکتا ہے جیسے چیزیں خود ہی ہو رہی ہیں۔ فعال طور پر، چیزیں صرف اس وقت ہوتی ہیں جب لوگ عمل کرتے ہیں.
معیاری ڈھانچے پر قائم رہیں
آپ کے ای میلز کو کم رکھنے کے لئے کلید کیا ہے؟ معیاری ساخت کا استعمال کریں. یہ ایک ٹیمپلیٹ ہے جسے آپ ہر ای میل کے لۓ لکھ سکتے ہیں جو لکھتے ہیں.
آپ کے ای میلز کو مختصر رکھنے کے علاوہ، معیاری ڈھانچے کے بعد بھی آپ کو تیزی سے لکھنے میں مدد ملتی ہے.
وقت کے ساتھ، آپ ایک ایسی ساخت تیار کریں گے جو آپ کے لئے کام کریں گے. آپ کو شروع کرنے کیلئے ایک سادہ ڈھانچہ یہاں ہے:
- آداب
- ایک تعریف
- آپ کے ای میل کی وجہ
- ایک کال ٹو ایکشن
- ایک اختتامی پیغام (بند)
- دستخط
چلو میں ان میں سے ہر ایک کو دیکھتے ہیں.
- یہ ای میل کی پہلی لائن ہے۔ "ہیلو، [پہلا نام]" ایک عام سلام ہے۔
- جب آپ کسی کو پہلی بار ای میل کر رہے ہوتے ہیں، تو تعریف ایک بہترین آغاز ہے۔ ایک اچھی طرح سے تحریری تعریف بھی ایک تعارف کے طور پر کام کر سکتی ہے۔ مثال کے طور پر :
"میں نے [تاریخ] کو [موضوع] پر آپ کی پیشکش کا لطف اٹھایا۔ »
"میں نے [موضوع] پر آپ کا بلاگ واقعی مددگار پایا۔ »
"[ایونٹ] میں آپ سے مل کر خوشی ہوئی۔ »
- آپ کے ای میل کی وجہ اس سیکشن میں، آپ کہتے ہیں، "میں اس بارے میں پوچھنے کے لیے ای میل کرنے جا رہا ہوں..." یا "میں سوچ رہا تھا کہ کیا آپ مدد کر سکتے ہیں..." کبھی کبھی آپ کو لکھنے کی اپنی وجوہات کی وضاحت کے لیے دو جملوں کی ضرورت ہوگی۔
- ایک کال ٹو ایکشن۔ ایک بار جب آپ نے اپنے ای میل کی وجہ سے وضاحت کی ہے، تو قبول نہ کریں کہ وصول کنندہ کو پتہ چل جائے گا کہ کیا کرنا ہے. مخصوص ہدایات فراہم کریں. مثال کے طور پر:
"کیا آپ مجھے وہ فائلیں جمعرات تک بھیج سکتے ہیں؟" »
"کیا آپ اگلے دو ہفتوں میں یہ لکھ سکتے ہیں؟" "
"براہ کرم یان کو اس کے بارے میں لکھیں، اور مجھے بتائیں کہ آپ نے یہ کب کیا ہے۔ »
ایک سوال کی شکل میں آپ کی درخواست کو تشکیل دے کر ، وصول کنندہ کو جواب دینے کے لئے مدعو کیا جاتا ہے۔ متبادل کے طور پر ، آپ یہ بھی استعمال کرسکتے ہیں: "مجھے یہ بتائیں کہ آپ نے یہ کب کیا" یا "مجھے بتائیں کہ کیا یہ آپ کے لئے ٹھیک ہے؟" "
- اختتامی. اپنا ای میل بھیجنے سے پہلے، ایک اختتامی پیغام ضرور شامل کریں۔ یہ آپ کے کال ٹو ایکشن کو دہرانے اور وصول کنندہ کو اچھا محسوس کرنے کا دوہرا مقصد پورا کرتا ہے۔
اچھی بندش لائنوں کی مثالیں:
اس کے ساتھ آپ کی سبھی مدد کا شکریہ۔ "
"میں یہ سننے کا انتظار نہیں کر سکتا کہ آپ کیا سوچتے ہیں۔ »
“اگر آپ کے کوئی سوالات ہیں تو مجھے بتائیں۔ "
- سلامتی کے پیغام سے قبل اپنے دستخط کو شامل کرنے کے بارے میں سوچ ختم کرنے کے لئے.
یہ "آپ کا سچ"، "مخلص"، "اچھا دن ہے" یا "شکریہ" ہو سکتا ہے.
