بہتر پڑھنے کی اہلیت کے لیے اپنی ای میلز کو ترتیب دیں اور ترتیب دیں۔
ہزاروں ای میلز کو تناؤ سے پاک کرنے کا پہلا قدم یہ یقینی بنانا ہے کہ آپ کا ان باکس اچھی طرح سے منظم ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، Gmail برائے کاروبار کئی خصوصیات پیش کرتا ہے جو آپ کو اس تک پہنچنے میں مدد فراہم کرے گی۔
سب سے پہلے، ان باکس ٹیبز سے فائدہ اٹھائیں۔ Gmail حسب ضرورت ٹیبز پیش کرتا ہے، جیسے "مین"، "پروموشنز" اور "سوشل نیٹ ورکس"۔ ان ٹیبز کو چالو کرنے سے، آپ ای میلز کو ان کی نوعیت کے مطابق الگ کر سکیں گے اور اس طرح ان کے پڑھنے میں آسانی ہو گی۔
اگلا، اپنی ای میلز کی درجہ بندی کرنے کے لیے لیبل استعمال کرنے پر غور کریں۔ آپ اپنے اہم پروجیکٹس، کلائنٹس، یا عنوانات کے لیے حسب ضرورت لیبل بنا سکتے ہیں اور آسانی سے بازیافت کے لیے انہیں اپنی ای میلز پر تفویض کر سکتے ہیں۔ رنگوں کو مختلف زمروں میں تیزی سے فرق کرنے کے لیے بھی استعمال کیا جا سکتا ہے۔
جی میل فلٹرز ایک اور بہترین خصوصیت ہیں جو بعض اعمال کو خودکار کرنے اور اپنے ان باکس کو زیادہ موثر طریقے سے منظم کرنے کے لیے ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ کسی خاص ایڈریس سے یا کسی مخصوص موضوع کے ساتھ ای میلز کو خودکار طور پر آرکائیو کرنے کے لیے ایک فلٹر بنا سکتے ہیں، ایک لیبل لگا سکتے ہیں، یا انہیں پڑھے ہوئے کے بطور نشان زد کر سکتے ہیں۔
آخر میں، اہم ای میلز کو نشان زد کرنے اور بعد میں انہیں آسانی سے تلاش کرنے کے لیے جھنڈوں اور ستاروں کا استعمال کرنا نہ بھولیں۔ آپ اپنی ای میلز کو بہتر طریقے سے ترتیب دینے کے لیے Gmail کی ترتیبات میں دستیاب ستاروں اور جھنڈوں کی اقسام کو حسب ضرورت بنا سکتے ہیں۔
ان تجاویز پر عمل کر کے، آپ اپنے Gmail ان باکس کو مؤثر طریقے سے منظم کر سکتے ہیں اور ہزاروں ای میلز کو تناؤ سے پاک کر سکتے ہیں۔
اپنے ان باکس کو منظم کرنے کے لیے ایک فعال طریقہ اختیار کریں۔
ہزاروں تناؤ سے پاک ای میلز کا انتظام کرنے کے لیے بھی ایک فعال نقطہ نظر کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ پیغامات کی مسلسل آمد سے مغلوب نہ ہوں۔ اپنے کاروبار کے Gmail ان باکس کو کنٹرول کرنے میں آپ کی مدد کرنے کے لیے کچھ حکمت عملی یہ ہیں۔
سب سے پہلے، اپنے ان باکس کو باقاعدگی سے چیک کرنے اور جلد از جلد ای میلز سے نمٹنے کی عادت ڈالیں۔ یہ آپ کو اہم پیغامات کا فوری جواب دینے اور بغیر پڑھے ہوئے ای میلز کے بیک لاگ سے بچنے کی اجازت دے گا۔ آپ اپنے ای میلز کو چیک کرنے اور اس پر کارروائی کرنے کے لیے مخصوص ٹائم سلاٹ بھی مقرر کر سکتے ہیں، تاکہ آپ کو اپنے کام میں مسلسل خلل نہ پڑے۔
اگلا، فوری ای میلز اور ان کے درمیان فرق کرنا سیکھیں جو انتظار کر سکتے ہیں۔ فوری کارروائی کی ضرورت والے پیغامات کی فوری شناخت کرکے، آپ انہیں ترجیح دے سکتے ہیں اور کم اہم ای میلز پر وقت ضائع کرنے سے بچ سکتے ہیں۔
کاروبار کے لیے Gmail ان ای میلز کے لیے یاد دہانیاں ترتیب دینے کی صلاحیت بھی پیش کرتا ہے جن پر آپ فوری کارروائی نہیں کر سکتے۔ یاد دہانی سیٹ کرنے کے لیے "ہولڈ" فیچر کا استعمال کریں اور جب آپ کے پاس مزید وقت ہو تو ای میل کو بعد میں پروسیس کرنے کے لیے شیڈول کریں۔
آخر میں، متروک ای میلز کو حذف یا محفوظ کرکے اپنے ان باکس کو باقاعدگی سے صاف کرنا یاد رکھیں۔ یہ آپ کو ایک منظم ان باکس رکھنے اور ان پیغامات پر توجہ مرکوز کرنے کی اجازت دے گا جو اب بھی اہم ہیں۔
ان فعال حکمت عملیوں کو اپنانے سے، آپ ہزاروں ای میلز کا تناؤ سے پاک انتظام کر سکیں گے اور روزانہ کی بنیاد پر موصول ہونے والے پیغامات کی مقدار کے بارے میں پرسکون رہیں گے۔
ای میلز کا حجم کم کرنے کے لیے اپنی بات چیت کو بہتر بنائیں
بغیر کسی تناؤ کے ہزاروں ای میلز کا نظم کرنے کا دوسرا طریقہ یہ ہے کہ آپ جو ای میلز موصول ہو اور بھیجے جائیں ان کے حجم کو کم کرنے کے لیے اپنی مواصلت کو بہتر بنائیں۔ کاروبار میں Gmail کے ساتھ آپ کے مواصلت کو بہتر بنانے کے لیے کچھ نکات یہ ہیں۔
اپنے پیغامات کو سمجھنے میں آسانی پیدا کرنے اور اضافی بات چیت کی ضرورت کو کم کرنے کے لیے واضح، جامع ای میلز لکھ کر شروع کریں۔ اپنی ای میلز کو مزید پڑھنے کے قابل اور دل چسپ بنانے کے لیے مختصر پیراگراف، ہیڈنگز اور بلٹ والی فہرستوں کے ساتھ ڈھانچے کو یقینی بنائیں۔
باہمی تعاون کے ساتھ کام کرنے اور غیر ضروری ای میل کے تبادلے سے بچنے کے لیے Gmail کے ٹولز کا استعمال کریں۔ مثال کے طور پر، ای میل کے ذریعے منسلکات بھیجنے کے بجائے دستاویزات کا اشتراک کرنے اور حقیقی وقت میں تعاون کرنے کے لیے Google Docs، Sheets یا Slides کا استعمال کریں۔
اس کے علاوہ، غیر رسمی بات چیت یا فوری سوالات کے لیے، دوسرے مواصلاتی آلات، جیسے کہ استعمال کرنے پر غور کریں۔ گوگل چیٹ یا گوگل میٹ، ای میل بھیجنے کے بجائے۔ اس سے آپ کا وقت بچ جائے گا اور آپ کے ان باکس میں ای میلز کی تعداد کم ہو جائے گی۔
آخر میں، آنے والی ای میلز کے حجم کو کم کرنے کے لیے غیر متعلقہ خبرنامے یا اطلاعات سے بلا جھجھک ان سبسکرائب کریں۔ Gmail برائے کاروبار ہر پروموشنل ای میل کے اوپر ایک اَن سبسکرائب لنک فراہم کر کے سبسکرپشنز کا نظم کرنا آسان بناتا ہے۔
اپنی کمیونیکیشن کو بہتر بنا کر اور ای میل کے حجم کو کم کر کے، آپ اپنے کاروبار کے Gmail ان باکس کو بہتر طریقے سے منظم کر سکیں گے اور ہزاروں ای میلز کے انتظام کے دباؤ سے بچ سکیں گے۔
