Có một số cách để làm việc từ xa theo nhóm. Phương pháp cổ điển nhất là cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, để làm việc hiệu quả, nhân viên phải biết chính xác đồng nghiệp của mình đang làm gì. Chia sẻ màn hình, giống như tính năng do TeamViewer cung cấp, sau đó có thể tỏ ra hữu ích.

TeamViewer là gì?

TeamViewer là phần mềm cho phép bạn mở một phiên từ xa. Nói cách khác, nó cho phép bạn truy cập và điều khiển máy tính từ xa. Phần mềm cung cấp quyền truy cập vào các ứng dụng và tập tin trên máy tính từ xa. Tuy nhiên, các thao tác có thể được giới hạn ở những thao tác được máy chủ cho phép. Phần mềm này có thể được sử dụng cả trong doanh nghiệp hoặc vì lý do cá nhân. Có nhiều phiên bản tương thích khác nhau cho máy Windows, Mac và Linux. Phiên bản di động cũng có mặt và bạn có thể truy cập tài khoản TeamViewer của mình qua web. Nó cũng được biết đến là một trong những sản phẩm an toàn nhất trên thị trường. Trên thực tế, nó hoạt động hoàn hảo mà không cần phải tắt tường lửa hoặc bất kỳ phần mềm bảo mật nào khác. Việc truyền dữ liệu được mã hóa để không cá nhân độc hại nào có thể đánh cắp chúng. Có hai phiên bản của phần mềm được thiết kế cho các mục tiêu khác nhau. Phiên bản công khai hoàn toàn miễn phí và có thể được sử dụng trên mọi hệ điều hành. Phiên bản doanh nghiệp được trả phí và giá của nó phụ thuộc vào nền tảng. Ví dụ: để sử dụng trên Windows, giá bắt đầu từ 479 euro. Ngoài ra kích hoạt hỗ trợ từ xa, nó cung cấp cho người dùng nhiều công cụ khác giúp tiết kiệm thời gian trong công việc. Công cụ này thuận tiện vì nó cho phép bạn thực hiện một tác vụ trên máy tính mà không cần phải có mặt. Phần mềm này cũng hữu ích trong việc giúp đồng nghiệp của bạn giải quyết vấn đề trực tiếp trên PC của họ.

TeamViewer hoạt động như thế nào?

Đổ sử dụng TeamViewer, trước tiên bạn phải tải xuống phần mềm từ trang web chính thức và cài đặt nó. Việc cài đặt không phức tạp vì bạn chỉ cần làm theo các bước được chỉ định bởi chương trình. Tuy nhiên, để có quyền truy cập từ xa vào máy tính thông qua phần mềm, máy tính mục tiêu cũng phải được cài đặt TeamViewer. Ngay khi phần mềm được khởi chạy, ID và mật khẩu sẽ được gán. Những điều này sẽ hữu ích để cho phép máy khách từ xa có quyền truy cập vào máy tính. Tuy nhiên, dữ liệu này thay đổi mỗi khi phần mềm được mở lại. Hệ thống này ngăn những người đã đăng nhập vào máy tính trước đó lấy lại quyền truy cập mà không có sự cho phép của bạn. TeamViewer còn có một tính năng gọi là trại dịch vụ. Đây là một công cụ thuận tiện để các kỹ thuật viên CNTT cung cấp hỗ trợ kỹ thuật từ xa. Trại dịch vụ còn cho phép bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác như thêm nhân viên hoặc tạo hộp thư đến.

Sử dụng TeamViewer

Trên cửa sổ phần mềm có 2 lựa chọn chính. Đầu tiên là cái cho phép truy cập từ xa. Thứ hai cho phép quản lý cuộc họp. Để truy cập từ xa, bạn có hai khả năng. Trước hết bạn có thể truy cập từ xa vào máy tính của một người bằng cách cho biết ID của bạn và sau đó là mật khẩu của bạn. Để cho phép truy cập từ xa, bạn sẽ phải chia sẻ thông tin đăng nhập của mình với người muốn truy cập vào máy tính của bạn. Cần lưu ý rằng việc giao tiếp này chỉ có thể được thực hiện giữa hai máy tính. Chức năng khác của TeamViewer là lập kế hoạch cuộc họp. Nó là một công cụ hữu ích cho phép bạn tổ chức các cuộc họp với đồng nghiệp của mình. Họ sẽ có thể xem trong thời gian thực những gì được hiển thị trên màn hình của máy tính tổ chức cuộc họp. Để tạo cuộc họp, chỉ cần chuyển đến tab “Cuộc họp”. Từ đó, bạn có thể điền vào biểu mẫu có thông tin cuộc họp (ID cuộc họp, mật khẩu, thời gian bắt đầu, v.v.). Những chi tiết này phải được gửi đến những người liên quan qua email hoặc điện thoại. Sau đó, bạn có thể bắt đầu chuyển bằng cách đi tới “Cuộc họp của tôi”. Bằng cách nhấp vào liên kết được gửi cho họ, khách sẽ có thể truy cập cuộc họp.

Ưu điểm và nhược điểm của TeamViewer

Ưu điểm của TeamViewer là nó cho phép làm việc từ xa trên một trạm cố định một cách nhanh chóng và dễ dàng. Không cần thiết phải có mặt để thúc đẩy công việc của bạn ở văn phòng, điều này rất hữu ích, đặc biệt là trong thời gian đình công. Với TeamViewer, bạn chỉ cần bật máy tính làm việc của mình để có thể truy cập nó từ bất kỳ máy tính hoặc điện thoại thông minh nào một cách an toàn. Những người muốn truy cập vào công việc của họ dễ dàng hơn mà không cần liên tục giữ bất kỳ tài liệu nào sẽ đánh giá cao điều đó. Tuy nhiên, ngay cả với mức độ bảo mật mà phần mềm cung cấp, việc sử dụng nó vẫn cần một số biện pháp phòng ngừa. Điều cần tôn trọng đầu tiên là không cấp quyền truy cập vào máy tính của bạn cho bất kỳ ai. Ví dụ: bằng cách để một phiên mở vĩnh viễn trong một văn phòng có quyền truy cập miễn phí.