打印友好,PDF和電子郵件

電子郵件是專業環境中的主要溝通方式之一。 然而,有些人往往會忘記規則。 鑑於電子郵件被認為不如信件正式。 重要的是要知道,儘管它具有更輕鬆或更用戶友好的風格,但它仍然是一種有效的寫作。 如何在專業電子郵件中取得成功? 發現在藝術規則中起草的做法。

電子郵件的主題行必須簡短

您的收件人將閱讀的第一件事顯然是您的電子郵件主題。 這實際上是收件箱中出現的唯一一行。 這就是為什麼它必須簡短、精確和整潔的原因。 同樣,它必須有一個與您的電子郵件目標(通知、通知、邀請……)的鏈接。 換句話說,接收者必須通過閱讀主題快速理解它是什麼。

電子郵件的主題可以用一個名詞性的句子、一個沒有鏈接詞的句子、一個5到7個詞的句子、一個沒有文章的句子來表述。 這裡有一些例子:“信息請求”、“申請......的職位”、“25月10日的CSE培訓取消”、“X公司XNUMX年的邀請”、“來自X公司的會議報告” … “, 等等。

另請注意,沒有主題可能會使電子郵件變得不受歡迎。

起始公式

也稱為呼叫公式,它指定電子郵件的第一個單詞。 換句話說,就是確保與對話者接觸的詞語。

該上訴公式特別取決於以下因素:

  • 您與收件人的關係:您認識收件人嗎? 如果是在什麼時候?
  • 溝通的背景:正式還是非正式?
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因此,很明顯,你不會像對待同事一樣對待上司。 同樣,在稱呼陌生人時,您將使用不同的公式。

遵循上訴公式是電子郵件的第一句話,必須與專業寫作的主題相關聯。

電子郵件正文

考慮使用倒金字塔技術來編寫電子郵件正文。 這包括從電子郵件的主要信息開始,這通常是電子郵件主題的恢復。 此後,您將不得不以遞減的方式喚起其他信息,也就是說,從最重要到最不重要。

你應該採用這種方法的原因是句子的第一部分是最好的閱讀和最容易記住的。 在一個 40 字的句子中,你通常只記得第一部分的 30%。

你的電子郵件應該用短句和專業的日常語言寫成。 從這個意義上說,避免使用技術術語並確保句子之間有連接詞。

最後,不要忘記完成電子郵件的禮貌公式。 然後在最後使用簡短的禮貌,同時使其適應交流的背景以及您與接收者的關係。