長期以來，電子郵件一直是商務溝通的重要工具，但 Sendmail 進行了一項民意調查。 顯示它對 64% 的專業人士造成了緊張、困惑或其他負面後果。
那麼，你如何通過電子郵件避免這種情況？ 您如何編寫能夠提供所需結果的電子郵件？ 在本文中，我們將介紹可用於確保您使用電子郵件清晰，有效且成功的策略。
一般辦公室工作人員每天收到大約80個電子郵件。 使用此郵件量，很容易忘記單個郵件。 遵循這些簡單的規則，以便注意和使用您的電子郵件。
- 不要通過電子郵件溝通太多。
- 善用物體。
- 做出明確而簡短的信息。
- 要禮貌。
- 檢查你的語氣。
- 重讀。
不要通過電子郵件溝通太多
工作中最大的壓力來源之一是人們收到的大量電子郵件。 所以，在你開始寫電子郵件之前，問問自己：“這真的有必要嗎？”
在這種情況下，您應該使用電話或即時消息來處理可能成為討論主題的問題。 使用通信計劃工具並確定不同類型消息的最佳渠道。
在可能的情況下，親自給出壞消息。 它可以幫助您以同理心，同情心和理解進行溝通，並在您錯誤地傳達信息時贖回自己。
善用物體
報紙標題有兩件事：它吸引您的注意力並總結文章，以便您決定是否閱讀。 您的電子郵件主題行也應該這樣做。
一個對象 空白空間更容易被忽視或被視為“垃圾郵件”而被拒絕。 因此，請始終使用一些精心挑選的詞語來告訴收件人電子郵件的內容。
如果您的郵件是常規電子郵件系列的一部分，例如每週項目報告，您可能希望在主題行中包含日期。 對於需要回复的消息，您還可以包含號召性用語，例如“請在 7 月 XNUMX 日之前”。
一個寫得很好的主題行，如下所示，提供了最重要的信息，收件人甚至不必打開電子郵件。 這可作為提示，在收件人檢查收件箱時提醒他們您的會議。
| 不好的例子好的例子 |
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| 主題：會議 | 主題：GATEWAY流程會議 - 09h 25二月2018 |
保持信息清晰簡潔
與傳統商務信函一樣，電子郵件必須簡潔明了。 保持你的句子簡短而精確。 電子郵件正文必須直接且信息豐富，並包含所有相關信息。
與傳統信件不同，發送多封電子郵件的成本不會超過發送一封。 因此，如果您需要與某人就多個不同的主題進行交流，請考慮為每個主題編寫單獨的電子郵件。 這澄清了消息，並允許您的通訊員一次回復一個主題。
| 不好的例子 | 很好的例子 |
| 主題：銷售報告的修訂
嗨米其林，
感謝您上週發送此報告。 我昨天讀了它，覺得第 2 章需要關於我們的銷售數據的更具體的信息。 我也認為語氣可以更正式。
此外，我想通知您，我已安排在本週五與公共關係部門會面，討論新的廣告活動。 她在上午 11:00，將在小會議室。
如果你有空，請告訴我。
謝謝，
卡米爾 |
主題：銷售報告的修訂
嗨米其林，
感謝您上週發送此報告。 我昨天讀了它，覺得第 2 章需要關於我們的銷售數據的更具體的信息。
我也認為語調可能更正式。
您能否記住這些評論來修改它？
謝謝你的辛勤工作！
卡米爾
（然後卡米爾發送另一封關於公關會議的電子郵件。） |
在這裡取得平衡很重要。 您不想用電子郵件轟炸某人，將幾個相關點合併到一篇文章中是有意義的。 發生這種情況時，請使用帶編號的段落或要點保持簡單，並考慮將信息“切割”成小的、組織良好的單元，以便更容易消化。
另請注意，在上面的好示例中，Camille 指定了她希望米其林做什麼（在這種情況下，更改報告）。 如果你幫助人們知道你想要什麼，他們就更有可能給你。
要禮貌
人們通常認為電子郵件可能不如傳統信件那麼正式。 但是，您發送的信息反映了您自己的專業精神，價值觀和對細節的關注非常重要，因此需要一定程度的形式。
除非您與某人關係良好，否則請避免使用非正式語言、俚語、行話和不恰當的縮寫。 表情符號有助於闡明您的意圖，但最好只與您熟悉的人一起使用。
請根據具體情況，以“真誠”，“晚安，晚安”或“對你好”的方式關閉您的信息。
收件人可能會選擇打印電子郵件並與他人分享，因此請始終保持禮貌。
檢查音調
當我們面對面地見面時，我們會使用他們的肢體語言，聲音和麵部表情來評估他們的感受。 電子郵件剝奪了我們這些信息，這意味著我們無法知道人們什麼時候誤解了我們的信息。
如果沒有視覺和聽覺提示，您對單詞、句子長度、標點符號和大小寫的選擇很容易被誤解。 在下面的第一個示例中，Louise 可能認為 Yann 感到沮喪或生氣，但實際上，他感覺很好。
| 不好的例子 | 很好的例子 |
| 路易絲
今天下午 17 點之前我需要你的報告，否則我會錯過最後期限。
晏 |
嗨路易絲，
感謝您對本報告的辛勤工作。 你可以在17小時之前提供你的版本，這樣我就不會錯過我的截止日期嗎？
先感謝您，
晏 |
想一想你的電子郵件的“感覺”。 如果你的意圖或情緒可能被誤解，那麼找一個不那麼模糊的方式來表達你的話語。
校對
最後，在點擊“發送”之前，花點時間檢查您的電子郵件是否有任何拼寫、語法和標點錯誤。 您的電子郵件與您穿的衣服一樣是您職業形象的一部分。 因此，不贊成發送包含連續錯誤的消息。
在校對過程中，請密切關注電子郵件的長度。 與長時間斷開連接的電子郵件相比，人們更有可能閱讀簡短的電子郵件，因此請確保您的電子郵件盡可能短，而不排除必要的信息。
要點
我們大多數人一整天都在 閱讀和撰寫電子郵件。 但是我們發送的消息可能會使其他人感到困惑。
要撰寫有效的電子郵件，請先問問自己是否真的應該使用此頻道。 有時候接電話可能更好。
使您的電子郵件簡潔精確。 只發送給真正需要看到它們的人，並清楚地表明接收者希望接下來做什麼。
請記住，您的電子郵件反映了您的專業精神、價值觀和對細節的關注。 試著想像其他人會如何解讀你的信息語氣。 保持禮貌，並在點擊“發送”之前仔細檢查你寫的內容。
