Print Friendly, PDF və Email

Oxumaq üçün yaz

Bir həmkarım sizə indicə göndərdi e-poçt bir saat sonra görüşəcəyinizlə bağlı. E-poçt mühüm layihənin bir hissəsi kimi təqdim etməli olduğunuz əsas məlumatları ehtiva etməlidir.

Ancaq bir problem var: poçt lazım olan məlumatı tapa bilmədiyiniz qədər pis yazılır. Yazım səhvləri və tam olmayan cümlələr var. Paraqraflar, istədiyiniz məlumatı tapmaq üçün lazım olduğundan üçqat daha çox vaxt lazımdır ki, çox uzun və çox qarışıqdır. Nəticədə, yığıncaq üçün hazır deyilsiniz və istədiyiniz kimi asanlıqla gedir.

Heç birinizə bənzədilən bir vəziyyətlə qarşılaşmısınızmı? Aşırı yüklənmiş informasiya dünyasında aydın, qısa və effektiv ünsiyyət qurmaq vacibdir. İnsanlar e-məktubları kitabın uzunluğunu oxumaq vaxtı yoxdur və zəif qurulmuş e-poçtları şərh etmək üçün səbirli olmurlar və faydalı məlumatlar hər yerdə dağıldıqda.

Artıq sizin yazı bacarıqları yaxşıdır, özünüzü yaxşı hiss edirsən, özünüzü patronunuz, həmkarlarınız və müştəriləriniz. Bu yaxşı təəssüratların sənə nə gətirə biləcəyini heç vaxt bilirsiniz.

Bu yazıda yazılı biliklərinizi necə inkişaf etdirə biləcəyinizi və ümumi səhvlərdən qaçındığınızı görəcəksiniz.

Tamaşaçılar və format

Yazmaq üçün ilk addım müvafiq formatı seçməkdir. Qeyri-rəsmi bir e-poçt göndərməlisiniz? Ətraflı hesabat yazmaq? Və ya rəsmi bir məktub yazmaq?

Format, eləcə də tamaşaçı, “yazı səsi” ni, yəni tonun nə qədər rəsmi və ya rahat olması lazım olduğunu müəyyənləşdirəcəkdir. Məsələn, potensial bir müştəriyə bir e-poçt yazırsınızsa, dostunuza göndərdiyiniz e-poçtla eyni tonda olmalıdır?

Mütləq deyil.

Mesajınızı kimin oxuyacağını müəyyənləşdirməyə başlayın. Bu, yüksək menecerlərə, bütün komandaya və ya müəyyən bir sənəd üzərində işləyən kiçik bir qrupa yönəldilmişdir? Yazdığınız hər şeydə oxucularınız və ya alıcılarınız, tonunuzu və məzmunun aspektlərini təyin etməlidirlər.

READ  Bir əmək haqqı garnitürünün yarışması üçün nümunə məktub

Tərkibi və tərzi

Yazdığınız şeyi və kimin yazdığınızı bildiyinizdən sonra yazmağa başlamaq lazımdır.

Boş, ağ kompüter ekranı tez-tez qorxudur. Başlamaq üçün necə bilmədiklərinizdən asılıdır. Sənədinizi tərtib etmək və formatlaşdırmaq üçün bu ipuçlarını nəzərdən keçirin:

 

  • Tamaşaçı ilə başlayınUnutmayın ki, oxucularınızın söylədiyinizə dair bir şey bilməməsi ola bilər. Onlar əvvəlcə nə bilməli?
  • Bir plan yaradınHesabat, təqdimat və ya danışma kimi daha uzun bir sənəd yazarkən bu xüsusilə faydalıdır. Xülasələr, əmrləri hansı qaydada yerinə yetirmək və tapşırıqları idarə olunan məlumatlara bölmək üçün lazım olan addımları müəyyən etməyə kömək edir.
  • Bir az empati edinMəsələn, potensial müştərilər üçün satış e-poçtu yazırsınızsa, niyə məhsul və ya satış meydanına diqqət yetirməlidirlər? Onlara nə faydası var? Tamaşaçıların ehtiyaclarını hər zaman yadda saxla.
  • Ritorik üçbucağı istifadə edinKimsə bir şeyi etməyə razı salmağa çalışırsan, insanların nə üçün qulaq asması lazım olduğunu, auditoriyanı maraqlandırmaq üçün mesajınızı almaq və məlumatı rasional və ardıcıl şəkildə təqdim etdiyini izah edin.
  • Əsas mövzunuzu müəyyənləşdirinMesajınızın əsas mövzusunu müəyyənləşdirməkdə çətinlik çəkdiyiniz halda, yerinizi izah etmək üçün 15 saniyə qaldığınızı iddia edin. Nə deyirsiniz? Bu, əsasən, sizin əsas mövzudur.
  • Düz dil istifadə edinElmi məqalənin yazılmasından asılı olmayaraq, sadə dil, birbaşa dil istifadə etmək daha yaxşıdır. Yalnız insanları tərifləmək üçün uzun sözləri istifadə etməyin.

struktur

Sənədiniz mümkün qədər istifadəçi dostu olmalıdır. Mətni ayırmaq üçün mümkün qədər başlıqlar, altyazılar, güllələr və nömrələrdən istifadə edin.

Axı oxumaq daha asandır: uzun paraqraflarla dolu bir səhifə və ya bölüm başlığı və güllə ilə qısa paraqraflara bölünən bir səhifə? Tarama üçün asan bir sənəd, uzun, sıx paraqrafları olan bir sənəddən daha tez-tez oxunacaqdır.

READ  Uğurlu peşəkar e-poçt bir neçə meyarlara tabedir

Başlıqlar oxucunun diqqətini tutmalıdır. Sualların köməyi ilə, tez-tez reklam məqalələrində yaxşı bir fikirdir, çünki suallar oxucuları maraqlandıran və maraqlandırır.

E-poçt və təkliflərdə, bu məqalədə olduğu kimi, qısa, faktiki adlar və altyazılardan istifadə edin.

Qrafik əlavə etmə, mətni ayırmaq üçün bir ağıllı yoludur. Bu əyani vəsaitlər yalnız oxucunun məzmununa diqqət yetirməsinə imkan vermir, eyni zamanda mətndən daha vacib məlumatları daha sürətli şəkildə əlaqələndirməyə imkan verir.

Grammatik səhvlər

Yəqin ki, e-poçtunuzdakı səhvlərin işinizi qeyri-peşəkar göstərəcəyini bilirsiniz. Bir yazım yoxlayıcısı alaraq və mümkün qədər yazım qaydalarına yenidən baxaraq kobud səhvlərdən qaçınmaq vacibdir.

Burada geniş istifadə olunan sözlərin bəzi nümunələri:

 

  • Mən sizə göndərirəm / göndərirəm

 

Birinci qrupun bir verbi olmağına "göndərmək" fiillası, bir "e" ilə "mən göndərirəm" tək ilk şəxsdə yazacaqdır. "E" olmadan "Göndərmə" adı ("sevkiyat") və çoxsaylı ola bilər: "göndərmə".

 

  • Mən sənə qoşuluram, sənə qoşuluram

 

Həmişə bir "s" ilə "Mən sizə qoşuluram" yazacaq. "T" ilə birlikdə "birgə" üçüncü şəxsin "birləşdiyi" birləşməsidir.

 

  • Son tarix / son tarix

 

"Tampon" qadın qadına ünvanlansa belə, alçaldıcılığı verməyin və həmişə "e" olmadan "bamper" yaz.

 

  • Tövsiyə / tövsiyə

 

İngilis dilində "e" ilə "tövsiyə" yazırıqsa, fransız dilində həmişə "a" ilə "tövsiyə" yazırıq.

 

  • Orada var / orada varmı?

 

Sorğunu asanlaşdırmaq və ardıcıl olaraq iki saitin qarşısını almaq üçün sorğu formullarında evonik bir "t" əlavə edirik. Buna görə "var" yazacağıq.

 

  • Baxımından / baxımından

 

Heç bir "s" olmadan "baxımından" yazır. Bu ifadənin istifadəsində həqiqətən həmişə bir neçə "şərt" var.

READ  Təqdimat tələbi üçün e-poçt şablonu

 

  • Arasında

 

Bir "s" ilə bitən "başqa" sözü ilə aldanmayın. Heç bir "s" ilə "arasında" yazır. Bu bir prepozisiya və dəyişməzdir.

 

  • Razılaşdıqları kimi / razılaşdı

 

Hətta qadın adı ilə bağlı olan "razılaşdıqları" həmişə dəyişməzdir və heç vaxt "e" götürmür.

 

  • Bakım / xidmət

Adını və sözünü qarışdırmayın. "T" adı olmadan "müsahibə" adı mübadilə və ya "iş müsahibəsi" ni təsvir edir. Bir şeyin saxlanılması üçün hərəkət etmək üçün gəldikdə, birbaşa "saxlayır" üçüncü şəxsin birləşdiyi sözü istifadə olunur.

Sizin oxucularınızdan bəziləri imla və qrammatikada mükəmməl olmayacaq. Bu səhvləri etsəniz, onlar fərq edə bilməzlər. Amma bunu bir bəhanə kimi istifadə etməyin: adətən insanlar olacaq, xüsusən yüksək səviyyəli rəhbərlər, görəcəklər!

Buna görə yazdığınız hər şey bütün oxucular üçün məqbul bir keyfiyyət olmalıdır.

yoxlama

Yaxşı oxunmanın düşmən sürətidir. Bir çox insanlar öz e-məktublarını nəzərdən keçirmək üçün tələsirlər, amma səhvləri necə əldən verməyiniz. Yazdığınız şeyi yoxlamaq üçün bu təlimatları izləyin:

  • Üstbilginizi və altbilginizi yoxlayınİnsanlar təkcə mətnə ​​diqqət yetirməmək üçün onlara diqqət yetirmirlər. Bu başlıqlar yağsız və yağdır, çünki səhvsizdirlər!
  • E-poçtu yüksək səslə oxuyun: Bu, sizi daha yavaş getməyə məcbur edir, yəni səhvləri daha çox aşkar edə bilərsiniz.
  • Oxuduqda mətni izləmək üçün barmağınızı istifadə edin: Bu yavaşlamağa kömək edən başqa bir şey.
  • Mətninizin sonunda başlayın: Bir cümləni sondan başlayaraq yenidən oxuyun, məzmunu deyil, səhvlərə diqqət yetirmək kömək edir.