Oxumaq üçün yaz

Bir həmkarınız bir saat ərzində keçirəcəyiniz görüş haqqında sizə e-poçt göndərdi. E-poçt mühüm layihənin bir hissəsi kimi təqdim etməli olduğunuz əsas məlumatları ehtiva etməlidir.

Ancaq bir problem var: e-poçt o qədər pis yazılmışdır ki, sizə lazım olan məlumatları tapa bilmirsiniz. Orfoqrafik səhvlər və natamam cümlələr var. Paraqraflar o qədər uzun və qarışıqdır ki, istədiyiniz məlumatı tapmaq üçün sizə üç dəfə vaxt lazımdır. Nəticə etibarı ilə siz görüşə az hazırlaşmısınız və o, gözlədiyiniz kimi keçmir.

Heç buna bənzər bir vəziyyətlə qarşılaşmısınız? İnformasiya ilə həddindən artıq yüklənmiş dünyada aydın, qısa və effektiv ünsiyyət qurmaq vacibdir. İnsanların kitab uzunluğundakı e-poçtları oxumağa vaxtları yoxdur və zəif qurulmuş və faydalı məlumatların hər yerə səpələnmiş olduğu e-poçtları şərh etməyə səbrləri yoxdur.

Artıq sizin yazı bacarıqları yaxşı olarsa, ətrafınızdakılarda, o cümlədən müdirinizdə, həmkarlarınızda və müştərilərinizdə bir o qədər yaxşı təəssürat yaradacaqsınız. Bu xoş təəssüratların sizi nə qədər uzağa aparacağını heç vaxt bilmirsiniz.

Bu yazıda yazılı biliklərinizi necə inkişaf etdirə biləcəyinizi və ümumi səhvlərdən qaçındığınızı görəcəksiniz.

Tamaşaçılar və format

Aydın yazmaq üçün ilk addım uyğun formatı seçməkdir. Qeyri-rəsmi e-poçt göndərmək lazımdırmı? Ətraflı hesabat yazın? Yoxsa rəsmi məktub yazın?

Format, auditoriyanızla birlikdə sizin “yazı səsinizi” müəyyən edəcək, yəni tonun nə qədər rəsmi və ya rahat olması lazım olduğunu. Məsələn, əgər siz potensial müştəriyə e-məktub yazırsanız, dostunuza göndərilən məktubla eyni ton olmalıdır?

Mütləq deyil.

Mesajınızı kimin oxuyacağını müəyyənləşdirməklə başlayın. Bu, yüksək səviyyəli rəhbərlər, bütün komanda və ya müəyyən bir fayl üzərində işləyən kiçik bir qrup üçündür? Yazdığınız hər şeydə oxucularınız və ya alıcılarınız məzmunun aspektləri ilə yanaşı tonunuzu da müəyyən etməlidir.

Tərkibi və tərzi

Yazdığınız şeyi və kimin yazdığınızı bildiyinizdən sonra yazmağa başlamaq lazımdır.

Boş, ağ kompüter ekranı çox vaxt insanı qorxudur. Necə başlayacağını bilmədiyin üçün ilişib qalmaq asandır. Sənədinizi tərtib etmək və formatlaşdırmaq üçün bu məsləhətləri sınayın:

 

  • Tamaşaçı ilə başlayın: Unutmayın ki, oxucularınız onlara dediklərinizdən heç nə bilə bilməzlər. Əvvəlcə nəyi bilməlidirlər?
  • Bir plan yaradın: Hesabat, təqdimat və ya çıxış kimi daha uzun bir sənəd yazırsınızsa, bu xüsusilə faydalıdır. Konturlar sizə hansı addımları hansı ardıcıllıqla izləyəcəyinizi müəyyənləşdirməyə və tapşırığı idarə edilə bilən məlumatlara bölməyə kömək edir.
  • Bir az empatiya göstərməyə çalışın: Məsələn, əgər siz potensial müştərilər üçün satış e-poçtu yazırsanız, onlar nə üçün məhsulunuza və ya satış təklifinizə əhəmiyyət verməlidirlər? Onlara nə faydası var? Tamaşaçılarınızın ehtiyaclarını hər zaman yadda saxlayın.
  • Ritorik üçbucağı istifadə edin: Əgər kimisə nəyəsə inandırmağa çalışırsınızsa, insanların sizi niyə dinləməli olduğunu izah edin, fikrinizi auditoriyanızı cəlb edəcək şəkildə çatdırın və məlumatları rasional və ardıcıl şəkildə təqdim edin.
  • Əsas mövzunuzu müəyyənləşdirin: Mesajınızın əsas mövzusunu müəyyənləşdirməkdə çətinlik çəkirsinizsə, mövqeyinizi izah etmək üçün 15 saniyəniz qaldığını iddia edin. Sən nə deyirsən ? Bu, yəqin ki, əsas mövzunuzdur.
  • Düz dil istifadə edin: Əgər elmi məqalə yazmırsınızsa, adətən sadə, sadə dildən istifadə etmək daha yaxşıdır. İnsanları heyran etmək üçün uzun sözlər işlətməyin.

struktur

Sənədiniz mümkün qədər istifadəçi dostu olmalıdır. Mətni ayırmaq üçün mümkün qədər başlıqlar, altyazılar, güllələr və nömrələrdən istifadə edin.

Axı, nəyi oxumaq daha asan ola bilər: uzun abzaslarla dolu səhifə və ya bölmə başlıqları və işarə nöqtələri olan qısa paraqraflara bölünmüş səhifə? Skanı asan olan sənəd uzun, sıx paraqrafları olan sənəddən daha tez-tez oxunacaq.

Başlıqlar oxucunun diqqətini çəkməlidir. Suallardan istifadə etmək çox vaxt yaxşı fikirdir, xüsusən də reklam nüsxəsində, çünki suallar oxucunu maraqlandırmağa və maraqlandırmağa kömək edir.

E-poçt və təkliflərdə, bu məqalədə olduğu kimi, qısa, faktiki adlar və altyazılardan istifadə edin.

Qrafik əlavə etmə, mətni ayırmaq üçün bir ağıllı yoludur. Bu əyani vəsaitlər yalnız oxucunun məzmununa diqqət yetirməsinə imkan vermir, eyni zamanda mətndən daha vacib məlumatları daha sürətli şəkildə əlaqələndirməyə imkan verir.

Grammatik səhvlər

Yəqin ki, e-poçtunuzdakı səhvlərin işinizin qeyri-peşəkar görünməsinə səbəb olacağını bilirsiniz. Özünüzə orfoqrafiya yoxlayıcısı əldə etməklə və mümkün qədər orfoqrafiyanıza yenidən baxaraq kobud səhvlərdən qaçınmaq vacibdir.

Burada geniş istifadə olunan sözlərin bəzi nümunələri:

 

  • Mən sizə göndərirəm / göndərirəm

 

Birinci qrupun bir verbi olmağına "göndərmək" fiillası, bir "e" ilə "mən göndərirəm" tək ilk şəxsdə yazacaqdır. "E" olmadan "Göndərmə" adı ("sevkiyat") və çoxsaylı ola bilər: "göndərmə".

 

  • Mən sənə qoşuluram, sənə qoşuluram

 

Həmişə bir "s" ilə "Mən sizə qoşuluram" yazacaq. "T" ilə birlikdə "birgə" üçüncü şəxsin "birləşdiyi" birləşməsidir.

 

  • Son tarix / son tarix

 

"Tampon" qadın qadına ünvanlansa belə, alçaldıcılığı verməyin və həmişə "e" olmadan "bamper" yaz.

 

  • Tövsiyə / tövsiyə

 

İngilis dilində "e" ilə "tövsiyə" yazırıqsa, fransız dilində həmişə "a" ilə "tövsiyə" yazırıq.

 

  • Orada var / orada varmı?

 

Sorğunu asanlaşdırmaq və ardıcıl olaraq iki saitin qarşısını almaq üçün sorğu formullarında evonik bir "t" əlavə edirik. Buna görə "var" yazacağıq.

 

  • Baxımından / baxımından

 

Heç bir "s" olmadan "baxımından" yazır. Bu ifadənin istifadəsində həqiqətən həmişə bir neçə "şərt" var.

 

  • Arasında

 

Bir "s" ilə bitən "başqa" sözü ilə aldanmayın. Heç bir "s" ilə "arasında" yazır. Bu bir prepozisiya və dəyişməzdir.

 

  • Razılaşdıqları kimi / razılaşdı

 

Hətta qadın adı ilə bağlı olan "razılaşdıqları" həmişə dəyişməzdir və heç vaxt "e" götürmür.

 

  • Bakım / xidmət

Adını və sözünü qarışdırmayın. "T" adı olmadan "müsahibə" adı mübadilə və ya "iş müsahibəsi" ni təsvir edir. Bir şeyin saxlanılması üçün hərəkət etmək üçün gəldikdə, birbaşa "saxlayır" üçüncü şəxsin birləşdiyi sözü istifadə olunur.

Sizin oxucularınızdan bəziləri imla və qrammatikada mükəmməl olmayacaq. Bu səhvləri etsəniz, onlar fərq edə bilməzlər. Amma bunu bir bəhanə kimi istifadə etməyin: adətən insanlar olacaq, xüsusən yüksək səviyyəli rəhbərlər, görəcəklər!

Bu səbəbdən yazdığınız hər şey bütün oxucular üçün məqbul keyfiyyətdə olmalıdır.

yoxlama

Yaxşı korrektorun düşməni sürətdir. Bir çox insanlar e-poçtlarını oxumağa tələsirlər, lakin səhvləri belə qaçırırsınız. Yazdıqlarınızı yoxlamaq üçün bu təlimatlara əməl edin:

  • Üstbilginizi və altbilginizi yoxlayın: İnsanlar çox vaxt yalnız mətnə ​​diqqət yetirmək üçün onlara məhəl qoymurlar. Başlıqların böyük və qalın olması onların xətasız olması demək deyil!
  • E-poçtu yüksək səslə oxuyun: Bu, sizi daha yavaş getməyə məcbur edir, yəni səhvləri daha çox aşkar edə bilərsiniz.
  • Oxuduqda mətni izləmək üçün barmağınızı istifadə edin: Bu yavaşlamağa kömək edən başqa bir şey.
  • Mətninizin sonunda başlayın: Bir cümləni sondan başlayaraq yenidən oxuyun, məzmunu deyil, səhvlərə diqqət yetirmək kömək edir.