Завочныя паведамленні з'яўляюцца важнай працай. Але па многіх прычынах іх можна не заўважаць. Гэта тлумачыцца кантэкстам іх напісання, а часам і не ўлікам уплыву, які яны могуць аказаць.
Сапраўды, паведамленне пра адсутнасць - гэта аўтаматычнае паведамленне. Адпраўлена ў адказ на любое паведамленне, атрыманае на працягу перыяду часу альбо на працягу пэўнага перыяду. Часам паведамленне рыхтуецца ў кантэксце выхаду ў адпачынак. Гэты перыяд, калі вы, напэўна, ужо маеце розум у іншым месцы, можа быць не самым лепшым часам, каб напісаць сваё паведамленне.
У чым сэнс налады аўтаматычнага паведамлення аб адсутнасці?
Адсутнасць паведамлення пра працу важная ў многіх адносінах. Ён выкарыстоўваецца для паведамлення ўсіх вашых супрацоўнікаў аб вашай адсутнасці. Ён таксама служыць для прадастаўлення інфармацыі, якая дазваляе ім працягваць сваю дзейнасць, чакаючы вашага вяртання. Гэтая інфармацыя ў асноўным даты акрыяння, кантактных дадзеных для экстраных выпадкаў, каб звязацца з вамі, альбо кантактных дадзеных калегі, каб звязацца ў экстранай сітуацыі. Улічваючы ўсё гэта, паведамленне пра адсутнасць з'яўляецца важным актам зносін для любога спецыяліста.
Якіх памылак трэба пазбягаць?
Улічваючы важнасць паведамлення аб адсутнасці, трэба ўлічваць некалькі параметраў, каб не ўзрушыць або не паважаць суразмоўцу. Лепш прагучаць занадта паважліва, чым непаважліва. Такім чынам, вы не можаце выкарыстоўваць такія выразы, як OUPS, pff і г.д. Вам трэба будзе ўлічваць профіль усіх зацікаўленых бакоў. Такім чынам, пазбягайце пісаць так, быццам вы проста размаўляеце з калегамі, калі начальства альбо кліенты, пастаўшчыкі ці нават дзяржаўныя органы могуць паведамляць вам.
Каб пазбегнуць гэтых нязручнасцей, у Outlook магчыма паведамленне аб адсутнасці для ўнутранай пошты кампаніі і яшчэ адно паведамленне для знешняй пошты. У любым выпадку вам прыйдзецца ўлічыць усе профілі, каб стварыць добра структураванае паведамленне аб адсутнасці.
Акрамя таго, інфармацыя павінна быць карыснай і дакладнай. Пазбягайце неадназначных паведамленняў накшталт "Я буду адсутнічаць заўтра", ведаючы, што той, хто атрымае гэтую інфармацыю, не зможа даведацца дату гэтага "заўтра".
Нарэшце, пазбягайце выкарыстання звыклага і нязмушанага тону. Сапраўды, эйфарыя адпачынку, які навідавоку, можа выклікаць у вас занадта знаёмы тон. Не забудзьцеся заставацца прафесіяналам да канца. Вусна з калегамі гэта можа здарыцца, але асабліва не ў кантэксце працоўных дакументаў.
Які тып паведамлення пра адсутнасць абраць?
Каб пазбегнуць усіх гэтых падводных камянёў, выбірайце звычайны стыль. Сюды ўваходзяць вашы імёны і прозвішчы, інфармацыя пра тое, калі вы можаце апрацаваць атрыманае паведамленне, і асобы, з якімі трэба звязацца ў выпадку надзвычайнай сітуацыі.
