Поща или поща: Кое трябва да бъде предпочитано?

Изпращането на писмо или писмо до кореспондент е много разпространена практика. Дори днес да има възможност да се препоръча куриер, ясно е, че имейлът гарантира по-голяма скорост при предаването на съобщения. Въпреки това, има случаи в професионалния контекст, когато използването на имейл е по-изгодно от писмо. Въпреки това, правилното използване на учтиви изрази не трябва да се пренебрегва. Поща или поща: Какво трябва да се предпочита и кои учтиви формули са подходящи при определени обстоятелства?

Кога да изпращаме писма?

Препоръчително е да изпращате писма в определени специфични контексти. Понякога законът изисква да направите това.

В работния свят е обичайно да се изпраща писмо за оставка, да се призовава за интервю за уволнение или да се прекъсва изпитателният срок, като се формализира искането или решението в писмо.

По отношение на отношенията клиент-доставчик, можем да посочим сред обстоятелствата, изискващи адреса на писмо, официалното известие за неплатена фактура, извиненията след доставката на дефектен продукт или официалното известие за дефектен продукт. доставка на поръчка .

Кога предпочитате да изпратите професионален имейл?

На практика изпращането на писмо отговаря на ежедневните обмени, които се извършват в професионален контекст. Такъв е случаят, когато става въпрос за изпращане на оферта до потенциален клиент, повторно стартиране на клиент за просрочена фактура или изпращане на документи до колега.

Но едно е да знаете кога да използвате професионален имейл, а друго е да използвате добре учтивите изрази.

Каква е структурата на последващия имейл?

Последващият имейл на клиента обикновено е структуриран в 7 части. Сред тях можем да цитираме:

  • Персонализираната учтива формула
  • Куката
  • Контекстът
  • Проектът
  • Призивът за действие
  • Преходът
  • Последната учтива фраза

По отношение на учтивата формула в началото на имейла е препоръчително да я персонализирате. Можете да кажете например: "Здравей + Фамилия / Име".

Що се отнася до последната учтива формула, можете да приемете тази: „В очакване на вашето завръщане, желая ви приятен край на деня и, разбира се, останете на разположение“. Тази учтива формула подхожда на клиента, с когото имате донякъде обширни бизнес отношения, или на клиента, когото познавате в частност.

Когато става въпрос за клиент, с когото не сте изградили ежедневна връзка, учтивата формула в началото на имейла трябва да бъде от типа „Г-н ...“ или „Госпожо...“. Що се отнася до учтивата формула в края на имейла, можете да използвате формулата „В очакване на завръщането си, моля, приемете уверението в най-добрите ми чувства“.

За предаване на оферти на клиент структурата е почти същата. Въпреки това, когато предавате документи на колега, нищо не ви пречи да кажете здравей. В края на имейла също се препоръчват учтиви изрази като „Искрено“ или „С уважение“.